A descentralização do RH não é algo novo na área. No entanto, tem se tornado cada vez mais popular pelas suas vantagens. Uma delas, como veremos, é a agilidade que ela traz aos profissionais do setor.
Além disso, com a descentralização das decisões e ações do departamento de RH, a área torna-se mais estratégica. Como e por quê? Essas são duas das respostas que daremos neste artigo.
Então, continue a leitura, entenda os pontos mais importantes sobre o tema e saiba como descentralizar o seu RH de modo eficaz.
O que é centralização e descentralização em RH?
Centralização e descentralização do RH são duas faces de uma mesma moeda. O primeiro caso significa assumir todos os processos, decisões, tarefas e controles dentro da própria área de recursos humanos. Ou seja, é na área que tudo acontece.
Já o segundo é pautado na delegação inteligente de responsabilidades. Em outras palavras, significa deslocar para outras áreas ou parceiros, determinadas atividades, processos e tarefas.
Não apenas “deslocar”, mas também tornar algumas tarefas automatizadas. Para entender bem, dê uma olhada nos processos de recursos humanos que podem ser descentralizados:
- Espelho de ponto;
- Banco de horas;
- Férias;
- Verificação do ponto;
- Descrição do cargo;
- Comprovantes de rendimento;
- Saldo de férias;
- Recibos de pagamentos.
A fim de tornar mais claro para você, vamos a um exemplo. Na centralização, o RH é responsável por treinar os novos colaboradores. Com a descentralização, a responsabilidade do treinamento recai no líder do time do qual o profissional fará parte.
Isso traz mais eficiência, uma vez que a pessoa que fará parte da equipe será treinada para sua função por alguém que entende exatamente como funcionam os processos e as atividades da área.
Conseguiu entender o que significa descentralizar as informações do RH? Para esclarecer um pouquinho mais, vamos entender como tudo começou.
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Como o RH era tradicionalmente estruturado
Em um RH tradicional (isto é, centralizado), os profissionais que trabalham na área são responsáveis por rotinas administrativas e financeiras envolvendo os colaboradores.
É o caso, por exemplo, do recrutamento, admissão e demissão dos funcionários, pagamento de salários e benefícios, controle da jornada de trabalho, elaboração e controle da folha de pagamento etc.
Olhando para essas funções dá para perceber algo em comum: burocracia. Não é à toa que, tradicionalmente, o RH era bem burocrático (e em muitas empresas ele ainda é visto assim) e suas funções, bem delimitadas.
Os primeiros movimentos em direção à descentralização
Burocracia pode ser sinônimo de lentidão, o que piora ainda mais a maneira como o RH era percebido.
Agora, pense um pouco: se a área de recursos humanos cuida do capital humano da empresa, então, burocracia e lentidão não combinam muito com essa responsabilidade, concorda?
Aos poucos, líderes foram percebendo que havia uma necessidade de mudança de foco. A antiga visão de profissionais de RH tendo que lidar com documentos e processos rotineiros e mal tendo tempo para os colaboradores, foi aos poucos perdendo os holofotes.
De burocrático, o RH passou a ser estratégico. Mas essa mudança não aconteceu do dia para a noite e nem veio desacompanhada. Na verdade, ela foi impulsionada pela era da informação digital.
Nesse cenário, a tecnologia despontou como ator principal, o que desencadeou na descentralização da gestão de uma forma geral (não só na área de RH).
Junto com esse movimento, líderes de negócio começaram a entender que o recursos humanos poderia sair da retaguarda e atuar na linha de frente. Afinal de contas, é ele que cuida do que a empresa tem de mais valioso.
Com essa visão, somado ao fato de que a tecnologia começou a possibilitar a automação de tarefas repetitivas, a descentralização do RH foi tomando forma.
A partir dessa mudança de conceito, a área é hoje percebida como estratégica para gerenciar os talentos de uma empresa conforme a cultura e as metas do negócio.
Benefícios da descentralização do RH
Descentralizar ou não o RH. Eis a questão! Para solucionar este dilema, separamos os principais benefícios da estratégia:
Agilidade
Um dos ganhos da descentralização reside na ideia de que, para ser estratégico, o RH precisa ser mais ágil. Por sua vez, a agilidade somente é alcançada quando os processos e rotinas são bem desenhados para não haver redundância e nem perda de tempo.
Não apenas isso, mas quando também são automatizados. Basta olharmos para as avaliações de desempenho para entender.
O tempo consumido para elaborar as avaliações, enviá-las aos colaboradores, monitorar quem respondeu e quem ainda não o fez, coletar os resultados, compilá-los e elaborar relatórios, é muito alto.
Em vez de perder tempo com isso, o RH pode passar essa tarefa para uma ferramenta de avaliação completa. Além de trazer agilidade, os profissionais de recursos humanos podem se concentrar em extrair insights dos resultados e, assim, ser mais estratégico.
O mesmo vale para outras atividades, como as necessárias para processos de recrutamento e seleção. Como exemplo, a tecnologia pode ser utilizada para fazer a triagem dos currículos baseada no perfil do candidato ideal.
Diminuição das tarefas operacionais
Uma consequência da descentralização, a redução das tarefas operacionais está diretamente ligada a melhores resultados.
O exemplo que demos acima, sobre a avaliação de desempenho, serve igualmente para mostrar que com um RH descentralizado as tarefas operacionais e que consomem um tempo considerável (mas que são necessárias), podem sair das mãos do RH.
Com mais tempo para atuar de modo mais estratégico, os profissionais da área contribuem para que a empresa alcance melhores resultados.
Desafogar o departamento
Descentralizar não significa apenas automatizar tarefas burocráticas e repetitivas. Significa igualmente passar determinadas rotinas para outros profissionais (que podem ser também externos à organização).
Voltando ao exemplo do processo de R&S, a descrição do candidato ideal, no lugar de ser algo que o RH precisa fazer, pode ser repassado ao gestor da área cuja vaga será ocupada.
Várias outras atividades de rotina podem ser repassadas para outra área, como o controle de horas extras.
Ao fazer isso, os profissionais de recursos humanos se concentram em atividades de maior valor agregado, como redução de turnover, estratégias de recrutamento, retenção de talentos, jornada do colaborador e a lista segue.
Desafios da descentralização
A descentralização do RH traz benefícios, mas precisamos ser sinceros: ela não acontece sem a superação de alguns desafios. Os comumente enfrentados são:
- Mudança da cultura corporativa, que pode ser muito centralizadora;
- Perda de controle de processos;
- Falha na comunicação entre RH, gestores, colaboradores e, se for o caso, parceiros;
- Falta de uniformidade nas tomadas de decisão;
- Problemas com a responsabilização.
Como implementar a descentralização de forma efetiva
Conduzida corretamente, a estratégia tem tudo para dar certo. O que queremos dizer é que os desafios não podem ser vistos como uma barreira para a descentralização das decisões e ações do departamento de RH.
O primeiro passo é entender os desafios envolvidos. Como um deles tem a ver com a mudança de mentalidade (da centralização para a descentralização), o ideal é começar pelos objetivos da mudança.
Isso fará com que todos entendam que os esforços valerão a pena. Depois, é necessário mapear quais atividades/processos serão descentralizados. O ideal é começar aos poucos, pois a experiência servirá como lições aprendidas para as próximas etapas.
Assim que definir por onde começar, vem a parte de responder o “como”. Exemplificando, se for decidido repassar as descrições de vagas para os gestores, o RH pode realizar um treinamento de como fazer isso ou criar um template a ser seguido.
Se o caso for de automatizar processos, é necessário entender que tipo de software pode ajudar agora e no futuro. Adicionalmente, os responsáveis por liderarem a descentralização devem estar abertos para responder às questões e quebrar resistências.
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