As transações em papel estão cada vez mais perdendo o espaço. Por exemplo, hoje em dia, assinar contratos totalmente online – sem deixar de lado a segurança – tem se tornado comum. Para isso, existem a assinatura digital e eletrônica.
Mas você sabe a diferença entre os dois tipos? Neste artigo, deixamos tudo bem claro a você e mostramos, dentre outras coisas, como elas funcionam, como fica a segurança em assinaturas digitais, as vantagens da ferramenta, entre outras coisas.
Confira a seguir tudo o que você precisa saber sobre o assunto!
Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
Sabe aquele ditado que diz que “uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa”? Pois é, ele se aplica muito bem aqui, afinal, diferente do que muitos podem pensar, assinatura digital e eletrônica não são termos sinônimos.
Para você entender, vamos dar uma olhada na definição de cada recurso:
- Assinatura digital é uma tecnologia para autenticar documentos eletrônicos e que equivale à assinatura de próprio punho. Ela é validada por meio de certificado digital.
- Assinatura eletrônica é qualquer tipo de validação de identidade dentro da internet, como as senhas ou a biometria, por exemplo. Para assinar um documento eletronicamente, não é necessário ter um certificado digital.
Tem ainda a Lei nº 14.063, que traz um pouco mais de esclarecimento. De acordo com ela, qualquer tipo de validação de documentos por meios eletrônicos é considerado como assinatura eletrônica. É o caso de token, biometria, digital, entre outras.
Por essa razão, um ponto de divergência importante é que a assinatura eletrônica é um termo muito mais amplo. Isso porque ela considera todo tipo de validação de identidade no meio virtual. A assinatura digital é um desses tipos.
Sendo assim, já dá para vermos algo que vai fazer toda a diferença para o seu entendimento do assunto: quando a validação é feita por um certificado, então estamos nos referindo às assinaturas digitais.
Portanto, podemos dizer que toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas a assinatura eletrônica não é uma assinatura digital. Ficou mais claro agora? 😉
Caso você precise de mais informações sobre os temas, não deixe de ler:
👉 Assinatura digital: como funciona e como implantar na empresa?
👉 Assinatura eletrônica: o que é e como fazer?
Como funcionam as assinaturas digitais e eletrônicas
Como você viu até aqui, as assinaturas digitais, ao contrário das eletrônicas, requerem o uso de um certificado. Ele deve ser validado pela ICP-Brasil, sigla para Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, e é necessário para comprovar a identidade na internet.
Além disso, para vincular a identidade do signatário aos dados que estão sendo assinados, a assinatura digital utiliza criptografia. Ela ainda tem como requisitos:
- Autenticação: garante a veracidade da identidade do signatário.
- Integridade: quando o documento é assinado, seu conteúdo não pode mais ser alterado.
- Não repúdio: o signatário não pode negar plausivelmente que assinou um documento.
Outro ponto que você deve ter em mente, é que o ato de assinar um documento digitalmente não significa escanear um papel assinado, ok?
Explicamos isso para deixar bem claro que as assinaturas digitais requerem o uso de uma tecnologia específica (e com codificações para garantir a veracidade do documento).
Já com relação ao funcionamento da assinatura eletrônica, ela pode ser algo bem simples, como quando o banco pede para você digitar a sua senha.
No caso de assinar eletronicamente um documento com a assinatura digital, você pode utilizar um software ou plataforma de autenticação para isso.
Aliás, a fim de obter eficiência de processos com assinaturas eletrônicas, como no caso de processos do RH e DP, o uso de um software pode facilitar a sua vida.
Só para dar uma ideia a você, dê uma olhada em como o recurso pode ser útil. Ele pode ser usado para agilizar as assinaturas de:
- Contratos de trabalho;
- Pedido de férias;
- Processo de admissão;
- Processo de desligamento de colaboradores;
- Contrato de confidencialidade;
- Pagamento de horas extras;
- Etc.
Leia também:
👉 RH digital: o que é e como implementar na sua empresa
Validade jurídica e conformidade legal
A validade jurídica da assinatura digital e eletrônica, bem como a conformidade legal, são garantidas pela Lei 14.063, de 23 de setembro de 2020.
No art. 10, da Medida Provisória n° 2.200-2, está disposto que os documentos assinados eletronicamente valem tanto quanto aqueles assinados manualmente.
Colocando em outros termos, documentos assinados por assinatura eletrônica ou digital são reconhecidos pela justiça.
Vale pontuar ainda que empresas que optam por adotar a assinatura eletrônica em seus documentos precisam fazer isso em conformidade com a legislação brasileira. Dessa maneira, dá para ver que o processo é seguro e possui validade jurídica, não é mesmo?
👉 Validade jurídica da assinatura digital: entenda o que a lei diz
👉 Como colocar minha assinatura em um documento PDF?
Vantagens das assinaturas digitais e eletrônicas para empresas
Utilizar o recurso significa trazer agilidade e reduzir os custos na sua empresa. Somado a isso, as assinaturas digitais e eletrônicas podem trazer outros benefícios, como você acompanha a seguir:
Segurança
Os documentos assinados digitalmente não podem ser alterados. Qualquer modificação realizada invalida automaticamente a assinatura, o que quer dizer que o risco de haver fraude é praticamente inexistente.
Adicionalmente, lembra que comentamos que para a assinatura digital é necessário o uso de certificado digital? Pois é, quem o homologa é uma Autoridade Certificadora que deve ser devidamente licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Outro item que não podemos deixar de mencionar, é que no mercado existem diversos softwares que possibilitam a assinatura eletrônica de documentos.
Essas soluções normalmente são bem robustas, com camadas extra de segurança e mecanismos avançados para identificar ameaças.
Redução de custos
Por um acaso, você já parou para pensar em tudo o que deve ser feito para assinar um único documento manualmente?
É necessário imprimi-lo, revisá-lo, enviá-lo para a pessoa assinar (e isso às vezes requer envio pelo Correio), recuperar o documento, digitalizá-lo e ter um espaço físico para o armazenamento.
Adicione a isso as situações em que é preciso reconhecer firma em cartório. Com a assinatura digital e eletrônica não temos esse cenário que pode se traduzir em custos com impressão (como papel e tinta), serviços de postagem, armazenagem e outros.
Eficiência
O RH do futuro não gosta de perder minutos em tarefas sem valor agregado.
E se a assinatura manual é mais custosa, ela também exige mais tempo. Imagine as etapas que descrevemos acima (desde imprimir o documento para ser assinado até armazená-lo).
Agora vamos considerar um colaborador em home office que vai assinar um contrato. Para isso, ele recebe o documento no e-mail, imprime-o, assina-o, escaneia e faz o envio.
Mesmo que isso não leve tanto tempo, como no caso de ter que receber o contrato pelo Correio, mesmo assim ele tem que parar com o que está fazendo para assiná-lo.
A assinatura digital e eletrônica agiliza o processo e torna as atividades que poderiam levar horas ou dias para serem concluídas, muito mais rápidas.
Mobilidade e menos burocracia
Já pensou assinar e enviar um contrato de onde estiver, sem precisar de uma impressora ou até mesmo ter que procurar uma caneta? Com as plataformas de assinatura digital e eletrônica isso é super possível.
Elas também não exigem reconhecer firma e nem demandam outros tipos de burocracias. Tudo isso contribui para que todo o processo seja muito mais agilizado e eficiente!
E já que o assunto é tecnologia e os benefícios dela para a empresa, você já sabe da novidade da Feedz? Agora, por meio da solução de Departamento Pessoal, sua empresa poderá assinar documentos digitalmente com 100% de segurança e validade jurídica.
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