A gestão de contratos é essencial para que a relação entre a empresa e seus fornecedores, parceiros, clientes e colaboradores seja a melhor possível. Deixar de cumprir uma cláusula, como a de pagamento, por exemplo, pode resultar atritos nessa relação.
Muitas pessoas não se dão conta, mas quando o assunto são os documentos contratuais, nenhum detalhe é pequeno demais para passar despercebido. Por isso, eles devem ser gerenciados constantemente.
Como fazer essa tarefa manualmente não traz precisão e muito menos agilidade aos processos de DP, neste conteúdo, chamamos a sua atenção para a automatização da gestão de contratos. Vem com a gente! 😉
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos engloba o conjunto de atividades que compreendem o ciclo de vida de um contrato (ou Contract Lifecycle Management – CLM).
Desse modo, consiste em procedimentos internos colocados em prática para acompanhar desde a criação de um contrato, a negociação, a assinatura e o armazenamento, até o cumprimento das obrigações contratuais e a sua expiração.
Em outras palavras, a gestão de contratos monitora todas as etapas de execução de um documento contratual. Por exemplo, o departamento pessoal precisa monitorar contratos como:
- Contratos trabalhistas por tempo indeterminado;
- Contratos trabalhistas por tempo determinado;
- Contratos trabalhistas de experiência;
- Contratos de trabalho home office;
- E outros tipos.
Podemos dizer ainda que o objetivo é implementar contratos de forma eficaz e supervisioná-los do início ao fim. Para ilustrar, pegue o contrato de experiência como exemplo.
O DP precisa ficar alerta em alguns pontos na admissão de funcionários sob este regime de contratação. Um deles é que, segundo o Art. 445 da CLT, o período máximo de experiência é de 90 dias.
Outro ponto é que esse tipo de contrato pode ser renovado uma vez, desde que respeite o prazo de 90 dias. Ao fim desse período, a empresa pode oferecer um contrato de tempo indeterminado, ou pode desligar o profissional.
É uma boa gestão de contrato que ajuda as empresas a reduzirem os riscos contratuais, garantir a conformidade com leis e regulamentos e manter-se organizadas do início ao fim.
Quais as fases de um contrato?
Um contrato, independentemente do tipo, possui cinco fases, conforme explicamos:
Pré-contratação
A fase pré-contratual é a que inicia com a elaboração do contrato. É o momento de entender a necessidade das partes envolvidas e se preparar para elaborar a minuta.
Nessa primeira etapa, é interessante que o contrato seja redigido e, após, revisado internamente pelas partes interessadas, a fim de garantir que o contrato respeite ambas as partes de forma justa.
Contratação
É quando a contratante apresenta o documento para o contratado analisar as cláusulas e dar o seu parecer (se concorda com elas ou se gostaria de solicitar ajustes).
Esta pode ser uma fase de muito “vai e volta” e, por isso, pode ser desgastante para os envolvidos. Porém, lembre-se que a etapa de contratação é crucial para que todos estejam na mesma página.
Caso o contrato seja executado sem que todos estejam satisfeitos, é muito provável que chegará um momento no qual a relação ficará extremamente desgastada.
Para garantir agilidade ao processo, considere a assinatura eletrônica. Saiba mais em:
👉 Assinatura eletrônica: o que é e como fazer?
👉 Assinatura digital: como funciona e como implantar na empresa?
Pré-execução
A fase anterior foi concluída e o contratado decidiu assinar o documento. A etapa que se segue, a de pré-execução, é quando a empresa prepara a execução técnica do acordo.
Vamos imaginar o seguinte exemplo: um novo profissional foi contratado para integrar o quadro de talentos da empresa. O DP e o RH precisam cuidar de algumas questões, as quais devem iniciar assim que o contrato é assinado. Algumas delas são:
- Solicitar documentos necessários para a formalização do contrato (identidade, carteira de trabalho, entre outros);
- Agendamento do exame admissional;
- Abertura de conta-salário;
- Envio e assinatura do contrato de confidencialidade;
- Preparação do kit de boas-vindas;
- Preparação do ambiente de trabalho e/ou materiais e equipamentos;
- Entre outras tarefas.
Execução
Considerada a fase mais longa e complexa da gestão de contratos, na execução é que realmente ocorre o andamento do acordo.
A ideia dessa etapa é assegurar que tudo esteja ocorrendo conforme o acordado, como as entregas, os pagamentos, os prazos e assim por diante.
Encerramento
O encerramento de um contrato é quando ele deixa de estar vigente. É importante estar atento a esta etapa, uma vez que pode haver penalidades no caso de um contrato estar em andamento quando deveria ser finalizado.
👉 Demissão por acordo: Como funciona e como fica o aviso prévio?
Importância de uma boa gestão de contratos
Considerando o ambiente competitivo atual, a gestão de contratos é algo que deve ser levado a sério por empresas que desejam ser bem-sucedidas.
Isso porque uma boa gestão de contratos agiliza processos, minimiza riscos e melhora relacionamentos. Com o passar do tempo, a prática resulta em melhor desempenho e maiores lucros.
Além disso, a gestão de documentos contratuais traz benefícios como:
Agilidade
Gerenciar contratos significa elaborar documentos, enviá-los, imprimir, assinar cópias em papel, digitalizá-los e armazená-los fisicamente. Nem precisamos dizer que o processo é trabalhoso e demorado, não é mesmo? Mas não é só isso…
Como você viu, a gestão de contratos requer o rastreamento das datas de vencimento e do que as partes envolvidas concordaram. Somado a isso, sempre que um contrato for alterado, terá que repetir todo o processo.
É trabalho demais! Com uma gestão eficiente, ou seja, automatizada, ninguém precisa perder tempo com tarefas repetitivas.
Padronização
Nada como ter todos os processos padronizados. Com a gestão de contratos, sua empresa garante que todos os documentos serão redigidos e tratados da mesma maneira.
Além disso, ao padronizar a maneira que os contratos são feitos e tratados, diminui o risco de não cumprimento de obrigações e até mesmo de litígios desnecessários.
Maior satisfação do cliente/parceiro/colaborador
Muito mais do que controlar cláusulas e andamento de contratos, a gestão contratual deixa claro para as partes envolvidas quais são os entregáveis e os recebíveis em um acordo.
Essa transparência é essencial para que cada um entenda sobre o que esperar de cada parte.
O que precisa para ser gestor de contratos?
Um gestor de contratos precisa ter atenção aos detalhes e uma boa capacidade de negociação.
Uma comunicação clara e eficaz é igualmente necessária, o que inclui ser capaz de comunicar-se concisamente por escrito e verbalmente.
Além de saber se comunicar, um gestor de contratos precisa entender as necessidades e preocupações de todas as partes envolvidas para que a negociação seja justa para todos.
Destacamos ainda algumas das funções que envolvem a rotina de um gestor de contratos:
- Negociar preço, termos e condições;
- Garantir que os contratos sejam armazenados conforme a política da empresa e as regulamentações governamentais;
- Criar procedimentos para a gestão de contratos;
- Delegar funções e atividades;
- Identificar riscos e resolver problemas à medida que surgirem;
- Monitorar compliance em contratos;
- Manter os registros dos contratos.
É também função desse profissional garantir que os procedimentos e políticas melhorem continuamente.
Dicas para melhorar a gestão de contratos na sua empresa
Agora que você já sabe o principal sobre o assunto, pegue estas dicas para arrasar na gestão de contratos aí na sua empresa:
- Organize os contratos de uma maneira que seja fácil acessá-los sempre que necessário. Caso os armazene em pastas, verifique as permissões de acesso;
- Analise como ocorre o processo de gestão de contratos na sua empresa. Veja se há gargalos ou pontos que podem ser melhorados. Feito isso, redesenhe o que for necessário e defina prazos e responsabilidades para cada atividade.
- Defina as formas de assinatura. Considere utilizar a assinatura digital, que é válida juridicamente e agiliza o processo (além de reduzir custos).
- De tempos em tempos, os membros da equipe devem se reunir para determinar os pontos problemáticos, analisar as causas e avaliar as medidas utilizadas. O objetivo é tornar a gestão de contratos cada vez melhor.
Adicionalmente aos pontos acima, para ter ganhos como aumento de eficiência, redução de erros e melhora na experiência, automatize as atividades referentes à gestão de contratos.
Temos um artigo que fala sobre isso e, se te interessar, é só acessar:
👉 Automatização de contratos: o que é e como fazer?
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