Eficiência operacional é algo que todos os gestores buscam. A transformação digital vem para ajudar empresas a conseguirem isso, especialmente por meio da simplificação de processos.
As áreas de recursos humanos e departamento pessoal, claro, não ficam de fora quando o assunto é tornar suas atividades mais ágeis e melhores. Dentre as ferramentas que ambas podem utilizar para conseguirem atingir esse objetivo está a assinatura eletrônica.
Você sabe o que é e quais são os seus benefícios para o RH e DP? Tem certeza sobre a validade jurídica da assinatura eletrônica? Para encontrar essas e outras respostas, continue a leitura deste artigo.
O que é assinatura eletrônica e como ela se aplica no RH
A assinatura eletrônica é uma maneira de autenticar documentos por meio digital. Também conhecida por e-signature (ou e-assinatura), antes de irmos adiante, vamos entender rapidamente sobre a assinatura de um modo geral.
Quando uma pessoa assina um documento manualmente, está diretamente atestando que as informações nele contidas são verdadeiras e que concorda com o que está disposto no texto.
Se isso é o que ocorre quando a assinatura é manual, também se aplica para as assinaturas eletrônicas. Em outras palavras, embora não tenha a caligrafia do signatário, o ato de assinar eletronicamente um documento comprova a veracidade do mesmo.
A diferença está no fato de que a assinatura eletrônica é um recurso adotado para conferir veracidade, acordo e autoria em documentos que transitam no ambiente virtual.
Um ponto importante a entender sobre o tema, é que esse tipo de assinatura é como se fosse a impressão digital. Em outras palavras, ela é única.
Compreendido isso, como o RH e o DP podem utilizá-la? Sem exageros, em todo o ecossistema da gestão de pessoas é possível fazer uso do recurso. É o caso de solicitar assinaturas eletrônicas em:
- Documentos no processo de recrutamento e seleção;
- Documentos necessários para a admissão e demissão dos colaboradores;
- Contrato de trabalho;
- Requerimentos;
- Concessão de férias;
- Formulários de inscrição;
- Folhas ponto;
- Holerites;
- Políticas e procedimentos gerais de RH
- E outros.
Se ainda considerarmos que muitos colaboradores trabalham à distância, a assinatura eletrônica é indispensável para a automatização de contratos e o onboarding remoto.
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Diferença entre assinatura eletrônica e digital
É comum haver a ideia de que assinatura eletrônica e digital são a mesma coisa. Na verdade, porém, os termos não são sinônimos.
Primeiro, entenda que existem diversas maneiras de assinar um documento eletronicamente. Por exemplo, a assinatura pode ser feita por token, biometria, na tela de um aplicativo (usando o dedo ou uma caneta especial), entre outras.
A assinatura digital é uma dessas maneiras, o que significa que ela é uma forma de assinatura eletrônica. Mas para você entender bem as diferenças entre elas, veja abaixo:
- Assinatura eletrônica: é como se fosse uma impressão digital que identifica uma pessoa. Não faz uso de um certificado digital, porém, utiliza um conjunto de evidências, como senha, digital, biometria facial etc.
- Assinatura digital: pode ser uma imagem, um arquivo ou um símbolo anexado ao documento e que serve para dar o consentimento. Para identificar o signatário, utiliza um certificado digital.
Benefícios da assinatura eletrônica para o RH e DP
Para os setores de RH e DP, a assinatura eletrônica facilita a vida de todo mundo. Entenda:
Automatização de processos
Imagine a seguinte situação: um novo colaborador foi contratado, mas, para que possa começar, precisa assinar alguns documentos, como políticas de confidencialidade, contrato de trabalho, formulários e por aí vai.
Para isso, foi combinado um horário para o profissional se dirigir até a empresa. Acontece que houve um imprevisto e ele não poderá comparecer. O que é pior: só poderá ir até o local na próxima semana.
Os dias passam, e na data marcada a pessoa finalmente vai à organização e assina o que precisa.
Por sua vez, o profissional de RH que coletou a assinatura precisa dar andamento ao processo, o que significa seguir para a próxima etapa e armazenar os documentos no local definido.
O problema é que como esse mesmo funcionário está com outras pendências, decide fazer isso no dia seguinte.
Consegue ter uma ideia do que está acontecendo nessa empresa, que não possui uma admissão digital? Claro que a situação descrita pode ser um pouco extrema, mas a questão é que com a assinatura eletrônica, o processo é acelerado.
Sem contar que, normalmente, quando o DP e o RH utilizam esse recurso somado a um sistema de gestão, tudo ocorre de maneira automatizada, ou seja, sem a necessidade de ter muitas pessoas envolvidas.
Em outras palavras, a assinatura eletrônica acelera processos internos e ajuda a melhorar a experiência do colaborador.
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Validade jurídica
Outro benefício da assinatura eletrônica é que ela possui validade jurídica. Para dar a você a certeza disso, saiba que a Lei 14.063, de 23 de setembro de 2020, dispõe sobre o uso desse recurso.
Além do mais, segundo a Lei Trabalhista, no art. 10, da Medida Provisória n° 2.200-2, os documentos assinados eletronicamente valem tanto quanto aqueles assinados manualmente.
Portanto, o RH e o DP podem ficar tranquilos quanto à validade jurídica da ferramenta.
Redução de custos
Se colocarmos no papel tudo o que é necessário para assinar um documento manualmente, podemos dizer que o meio eletrônico reduz custos.
O motivo é que ela elimina a necessidade de gastos com papel, tinta para impressora, envelopes, serviços de postagem (se for o caso), armazenamento e outros.
À lista de benefícios acrescentamos também:
- Mais agilidade e organização;
- Aumento de produtividade;
- Aprovações mais rápidas;
- Simplificação de processos;
- As atividades não correm o risco de serem interrompidas por ausência de algum funcionário; e
- A assinatura pode ser feita de qualquer lugar, a qualquer hora e dia da semana.
Segurança e conformidade legal
Segurança é outro assunto que entra na pauta quando a discussão é usar ou não a assinatura eletrônica.
Para começar, a pessoa que vai assinar o documento precisa autenticar-se. Vários métodos podem ser utilizados, como biometria facial, por exemplo. Em alguns casos, são exigidos mais de um autenticador para confirmar a identidade do signatário, como senha e biometria.
Somado a isso, atualmente existem diversas ferramentas no mercado que possibilitam a assinatura eletrônica dos documentos.
Elas costumam ser bastante robustas, sendo que muitas oferecem camadas extra de segurança e possuem mecanismos avançados para identificar ameaças.
Destacamos ainda que para oferecer a assinatura eletrônica as empresas precisam operar em conformidade com a legislação brasileira. Isso dá uma garantia de que o procedimento é seguro e possui validade jurídica.
Ainda sobre valer ou não perante à lei, o software ou a plataforma usados para realizar a assinatura eletrônica devem estar de acordo com as normas de certificação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP -Brasil) – além da MP 2.200-2 de 2001.
Além disso, há o artigo 107 do Código Civil e a Lei 13.874 de 2019 que devem ser respeitados.
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