Com a transformação digital, que trouxe a digitalização de documentos e processos, a era do papel ficou para trás. Para uma área que lida com tanta burocracia, como o DP, e para o RH, que precisa manter diversos registros, reduzir a quantidade de papel é uma vitória.
A assinatura digital é uma tecnologia que ajuda nisso, como também contribui para a otimização de processos internos, reduzir custos e aumentar a produtividade.
Quer saber como fazer assinatura digital e como ela funciona? Então, continue por aqui e siga a leitura deste artigo que preparamos para você.
O que é assinatura digital e qual sua importância no ambiente empresarial?
A assinatura digital é uma tecnologia para autenticar documentos que transitam virtualmente, ou seja, documentos eletrônicos. Ela é equivalente a uma assinatura de próprio punho.
Dessa maneira, a pessoa que assina um documento digitalmente comprova que é quem diz ser. Isso é possível, pois esse tipo de assinatura utiliza criptografia para vincular a identidade do signatário aos dados que estão sendo assinados.
No ambiente empresarial, a assinatura digital ajuda a agilizar processos, pois reduz o tempo para formalizar um acordo. Além disso, possibilita que documentos sejam assinados remotamente, trazendo mais autonomia.
Como elimina a necessidade de impressão, o recurso reduz os custos consideravelmente. Outra vantagem da assinatura digital para as empresas é a automação de fluxos de trabalho, eliminando tarefas manuais repetitivas.
Assim, os profissionais de RH e DP conseguem se concentrar em atividades mais estratégicas e de mais valor agregado.
Leia também:
👉 Os principais desafios do departamento pessoal e como resolvê-los
👉 Assinatura eletrônica: o que é e como fazer?
Diferença entre assinatura digital e eletrônica
Antes de saber como criar assinatura digital, é importante entender que existe ainda a assinatura eletrônica. Embora muitas pessoas achem que é tudo a mesma coisa, tenha em mente que um recurso é diferente do outro.
A assinatura eletrônica se refere a um conceito muito mais amplo e diz respeito a todo tipo de validação de identidade no ambiente virtual. As senhas para acessar a conta bancária são um bom exemplo.
Por sua vez, a assinatura digital é uma forma de assinatura eletrônica. Contudo, ela requer um certificado digital validado pela ICP-Brasil, sigla para Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras.
Além do certificado digital ICP-Brasil, as assinaturas digitais feitas por meio de certificados corporativos também têm validade jurídica para a negociação de contratos.
Destacamos ainda que a assinatura digital tem como requisitos:
- Autenticação: garante a veracidade da identidade do signatário.
- Integridade: quando o documento é assinado, seu conteúdo não pode mais ser alterado.
- Não repúdio: o signatário não pode negar plausivelmente que assinou um documento.
Benefícios da implementação da assinatura digital para empresas
Hoje em dia é cada vez mais comum falarmos de departamento pessoal online, cujas atividades são executadas graças ao uso da tecnologia. Isso requer também a adoção de assinaturas digitais.
Mas não é apenas para um DP online que o recurso traz benefícios. Veja o que sua empresa pode ganhar ao adotá-la:
Eficiência operacional
Uma das principais vantagens da assinatura digital é tornar as operações mais eficientes. Isso porque ela acelera atividades que poderiam levar horas ou dias para serem concluídas porque dependem de assinaturas de pessoas diferentes.
Muitas vezes, a pessoa precisa reconhecer firma em cartório, o que torna o processo ainda mais demorado.
Alguns dos processos de RH e DP que são agilizados com o recurso são:
- Laudos médicos;
- Contratos de trabalho;
- Pedido de férias;
- Processo de admissão;
- Processo de desligamento de colaboradores;
- Contrato de confidencialidade;
- Pagamento de horas extras;
- Etc.
Aproveite e leia também:
👉 Sistema de departamento pessoal: 4 motivos para ter um
👉 Admissão digital: Guia completo para profissionais do RH e DP
Segurança e conformidade legal
A assinatura digital utiliza chaves criptográficas para atestar autenticidade ao signatário. Isso requer o uso de um certificado digital, o que confere muito mais segurança ao processo.
Com relação à conformidade, a Medida Provisória (MP) nº 2.200-2/2001 autoriza o uso de ambas as assinaturas: eletrônica e digital. Em outras palavras, documentos assinados digitalmente são reconhecidos pela justiça.
Como implementar a assinatura digital na sua empresa
Você pode começar a adotar a assinatura digital na sua empresa o quanto antes. Dê uma olhada nos itens que precisa considerar:
Escolha da plataforma adequada
O primeiro passo é escolher um assinador digital, que nada mais é do que um software que irá anexar os elementos criptográficos do certificado digital ao documento que será assinado.
Para a escolha da plataforma, considere aspectos como usabilidade, segurança, suporte técnico, integrações com sistemas existentes, custo e funcionalidades adicionais.
Em muitos sistemas, para criar a assinatura digital é preciso fazer login na plataforma escolhida e, então, fazer upload dos documentos e enviá-los aos destinatários.
Integração com sistemas existentes
Mais importante do que saber como fazer uma assinatura digital, é procurar por uma plataforma que seja capaz de interagir com outros sistemas, como CRM, ERP e softwares de gestão de documentos, por exemplo.
Treinamento e aceitação dos colaboradores
A assinatura digital, assim como a adoção de qualquer tecnologia, só é um sucesso se os colaboradores fizerem uso dela. Para tanto, é necessário primeiro educá-los sobre o assunto.
Uma das questões que podem ser levantadas por eles é sobre a validade jurídica. Deixe claro que no Brasil o recurso é válido desde 2001. Essa validade é garantida pela Medida Provisória 2.200-2, a qual regula a certificação digital no nosso país.
Outra dúvida é sobre os benefícios desse recurso. Reforce pontos como ganho em agilidade, redução de custos e de erro, e aumento de produtividade.
Não deixe de mencionar a otimização de processos de rotina que exigem a coleta de assinaturas. Isso porque com a tecnologia, as tarefas seguintes deixam de existir:
- Remessa física de documentos;
- Reconhecimento de firmas;
- Gestão de documentos físicos.
Do mesmo modo, deixe claro que a assinatura digital é ainda mais segura do que a assinatura eletrônica (e a própria assinatura em papel), uma vez que a criptografia diminui os acessos indevidos e garante a veracidade das informações.
Falando em rotina, aproveite e salve a leitura destes dois artigos:
👉Checklist de rotinas do departamento pessoal e como se organizar
👉Quais são as principais rotinas do departamento pessoal
Desafios comuns na implantação da assinatura digital e como superá-los
O principal desafio é a resistência que os colaboradores possam ter com a mudança. Parte disso é cultural, especialmente se a empresa for mais tradicional e não tão adepta à transformação digital. Em outras palavras, tudo depende do DNA da companhia.
Se esse for o caso na sua organização, para mudar esse modo de pensar, o DP e o RH devem investir em treinamentos eficazes e em comunicação para educar e engajar os funcionários.
Outro desafio é o medo de que a assinatura digital seja mais vulnerável a ataques cibernéticos, fraudes e violações nos documentos. A preocupação de que ela não seja totalmente aceita legalmente é ainda uma barreira real.
Sobre este ponto, é importante apresentar as leis referente à validade jurídica da assinatura digital (MP nº 2.200-2/2001) e esclarecer que as regulamentações estão em constante melhorias.
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