A possibilidade de assinar contratos à distância revolucionou a rotina de pessoas e organizações. Mas, apesar das facilidades evidentes, ainda pairam dúvidas sobre a validade jurídica da assinatura digital para muitas empresas.
Se você está entre aqueles que buscam esclarecimentos sobre o assunto, temos boas notícias: já faz algum tempo que o Brasil dispõe de leis e medidas que regulamentam o uso desse recurso na formalização de acordos, a exemplo da MP 2.200-2 e da Lei n° 14.063.
Quer compreender as nuances dessas regulamentações para aproveitar com segurança toda a agilidade e eficiência que a assinatura digital pode proporcionar? Então, confira as informações que preparamos! 😀
Leis e regulamentações sobre assinatura digital no Brasil
Embora a adoção massiva da assinatura digital tenha ganhado impulso em 2020, devido à pandemia da Covid-19 e à ampla transição para o home office, as primeiras medidas legais sobre o seu uso no Brasil começaram a surgir muito antes.
Em agosto de 2001, por exemplo, foi publicada a Medida Provisória de n° 2.200-2, que instituiu de forma abrangente a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) – nome dado ao sistema nacional brasileiro de certificação digital.
Desde então, o ICP-Brasil passou a ser o grande responsável por garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais.
Já em setembro de 2020, a conformidade legal de assinaturas digitais ganhou novos contornos com a chegada da Lei n° 14.063, que ficou popularmente conhecida como Lei da Assinatura Eletrônica.
De modo geral, ela estabeleceu regras e procedimentos específicos sobre o uso de assinatura eletrônica nas interações entre pessoas e instituições privadas com os entes públicos, bem como entre os próprios órgãos e entidades públicas.
Que tipo de assinatura digital é válida legalmente?
Agora que você conheceu as principais regulamentações de assinatura digital no Brasil, o próximo passo é entender quais são os tipos de assinatura considerados válidos juridicamente. Vamos lá?
Basicamente, a legislação brasileira reconhece três níveis:
Assinatura eletrônica simples
Esse tipo de assinatura é uma opção mais acessível e prática, que é especialmente indicada em acordos que não envolvem informações sigilosas.
Ela não requer o uso de certificado digital (nome dado à identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa), porém, a legislação estabelece critérios para garantir sua autenticidade, como a identificação inequívoca da pessoa que está assinando e a demonstração clara de que ela queria fazer a transação.
Assinatura eletrônica avançada
É aquela que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Uma característica da assinatura avançada é que ela possibilita detectar se o documento foi alterado após ser assinado.
Assinatura eletrônica qualificada
É a categoria regida pela MP 2.200-2. Para ser considerada qualificada, a assinatura eletrônica deve ser realizada com o uso de um certificado digital, emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil.
Esse processo garante a conformidade com os padrões mais elevados de segurança e identificação. Justamente por isso, esse tipo de assinatura é considerada a opção mais segura da atualidade.
Aproveitando, é importante abrir um parêntese para esclarecer que a assinatura eletrônica qualificada é o que, de fato, entende-se como assinatura digital.
Embora o termo “digital” seja frequentemente usado para descrever várias formas de assinatura eletrônica, do ponto de vista técnico e legal, a designação de assinatura digital é reservada exclusivamente para a assinatura eletrônica qualificada.
Em suma, a assinatura eletrônica é uma categoria ampla que engloba diferentes métodos para validar a autenticidade de um documento, enquanto que a assinatura digital é uma forma de assinatura eletrônica que utiliza tecnologias mais específicas.
É obrigatório aceitar documento assinado digitalmente?
Graças às regulamentações recentes, os contratos firmados por meio da assinatura eletrônica simples, avançada ou qualificada, têm a mesma validade jurídica dos documentos físicos.
Isso significa que eles devem ser aceitos, inclusive em processos judiciais, desde que se cumpram os requisitos de autenticidade e integridade.
Mas, atenção: para que a assinatura digital seja utilizada, todas as partes envolvidas no acordo precisam estar de acordo com o seu uso.
Benefícios das assinaturas digitais para empresas
A validade jurídica da assinatura digital tem incentivado muitas empresas a adotarem esse recurso, ainda mais considerando os ganhos em eficiência, agilidade e segurança que ela é capaz de proporcionar.
Confira os detalhes desses benefícios a seguir:
1. Redução de custos
A assinatura digital pode proporcionar uma redução de custos significativa para as empresas, principalmente no que se refere à eliminação do uso de papel, impressões, envio postal de contratos e armazenamento.
Mas engana-se quem pensa que essa economia se limita apenas à eliminação de recursos físicos. Ela também se estende à diminuição dos gastos relacionados às tarefas manuais inerentes à gestão de documentos!
2. Ganho de agilidade
A agilidade nos processos é uma das vantagens mais evidentes das assinaturas digitais. Afinal, a capacidade de assinar contratos à distância elimina a espera por envios físicos ou a necessidade de deslocamento.
Na prática, isso resulta em transações mais rápidas e respostas mais ágeis, o que é crucial em ambientes de negócios dinâmicos.
3. Segurança
As assinaturas digitais oferecem um nível elevado de segurança para os documentos assinados, já que são respaldadas por regulamentações específicas que garantem sua autenticidade e integridade.
Além disso, a tecnologia de criptografia utilizada nesses casos protege os contratos contra alterações não autorizadas, proporcionando uma camada adicional de tranquilidade para as partes envolvidas no processo.
4. Sustentabilidade ambiental
A redução do consumo de papel e de transporte físico de documentos atrelados ao uso da assinatura digital ajuda a reduzir a pegada ecológica das organizações. Sendo assim, essa é uma transição que contribui significativamente para práticas mais sustentáveis.
5. Facilidade de Acesso
A assinatura digital caminha lado a lado com a automatização de contratos, o que permite o acesso a documentos importantes a partir de qualquer lugar e a qualquer momento.
Na prática, essa é uma mudança que permite uma colaboração mais eficiente entre equipes distribuídas geograficamente, proporcionando uma experiência mais flexível e produtiva para o dia a dia de trabalho.
Considerações finais
Em conclusão, a implementação de assinaturas digitais representa um passo crucial para empresas que buscam otimizar seus processos, reduzir custos e promover uma maior eficiência e segurança nos trâmites documentais.
Ao romper com a dependência do papel e incorporar uma abordagem mais ágil, ela não apenas moderniza as práticas organizacionais, como também atende às demandas de um mundo cada vez mais digitalizado.
No contexto do RH, onde a agilidade é essencial, a adoção dessa modalidade de assinatura ganha ainda mais destaque.
Seja na admissão de colaboradores ou na contratação de fornecedores, ela tem tudo para fortalecer a eficiência de atividades tidas como burocráticas e proporcionar ganhos palpáveis na gestão de pessoas! 😉
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