One-on-One: entenda o que é, como conduzir e exemplos

Confira tudo o que você precisa saber sobre reuniões one-on-one, seus benefícios, sua importância e o passo a passo para conduzir uma reunião 1:1 de sucesso!

Resumo

  • As reuniões one-on-one, ou 1:1, são conversas individuais entre líder e liderado que promovem uma comunicação mais efetiva, aumentam o engajamento, melhoram o clima organizacional e permitem a identificação de problemas antes que eles se tornem grandes.
  • As reuniões 1:1 trazem uma série de benefícios, como aumento da confiança entre colaboradores e gestores, melhoria na comunicação, identificação de problemas e desentendimentos, resolução de desafios, acompanhamento do desenvolvimento profissional, e aumento no engajamento e na produtividade dos colaboradores.
  • Utilizar ferramentas de gestão, como a Feedz, pode otimizar o processo e centralizar as informações.

A one-on-one é uma boa prática essencial para empresas que desejam construir ambientes de trabalho mais felizes, produtivos, colaborativos e com uma comunicação efetiva entre lideranças e liderados. 

Neste artigo, vamos ver tudo o que você precisa saber sobre como fazer reuniões one on ones, seus benefícios, sua importância e o passo a passo para conduzir uma reunião 1:1 de sucesso.

Nota: este conteúdo foi feito para gestores e líderes de pessoas. Se você faz parte desse grupo, então continue a leitura e venha comigo!

O que é one-on-one? 

One-on-one é o termo utilizado para designar uma conversa entre líder e liderado

Também pode ser chamada de reunião 1:1, one-to-one, 1 on 1 ou one2one. Você que decide! 😉

A reunião one on one é uma das boas práticas de gestão de pessoas e uma ferramenta poderosa para aumentar o engajamento dos colaboradores. 

Segundo um estudo da Harvard Business Review, profissionais que não tem reuniões 1:1 com seus líderes têm quatro vezes mais chances de serem desengajados e duas vezes mais chances de avaliar negativamente a liderança, em comparação com aqueles que se reúnem regularmente com seus gestores. 

Isso se deve ao fato de que os colaboradores se sentem mais valorizados e ouvidos quando têm a oportunidade de discutir seus desafios e metas diretamente com seus líderes.

 

Objetivo

O objetivo da one on one é promover uma comunicação mais efetiva entre gestores e colaboradores, para trocar feedbacks, avaliar o desempenho, definir planos e metas de desenvolvimento profissional e discutir outros assuntos relevantes para a carreira de cada trabalhador. 

 

Frequência 

A frequência ideal da reunião one-on-one pode variar conforme a cultura de cada empresa, mas recomendamos que seja feita regularmente e, no mínimo, uma vez por mês

Assim, é possível colocar o plano de ação em prática e ter ciclos curtos para resolução de problemas ou superação de desafios. 

 

Duração

A duração da conversa depende da urgência dos assuntos a serem tratados, mas, em geral, entre 30 minutos a 1 hora são suficientes para a maioria dos casos. 

É importante que a reunião tenha tempo suficiente para abordar os assuntos relevantes para o desenvolvimento do colaborador. 

Entretanto, não deve ser muito longa para não se tornar cansativa e afetar a motivação e produtividade dos profissionais. 

 

👉 Benchmarking: assista ao vídeo e descubra como fazer reunião one on one do jeito Feedz.

 

Qual é a importância da reunião one on one? 

Essa comunicação individualizada pode estabelecer um relacionamento mais próximo e de confiança com o colaborador. 

Com isso, a prática não só melhora a qualidade da comunicação entre líder e liderado, mas também permite que os gestores identifiquem problemas com mais precisão e assim, forneçam a orientação e apoio necessários para superá-los. 

Portanto, quando a reunião one on one é bem executada, ela tem o poder de aumentar exponencialmente a produtividade, a felicidade e o engajamento da equipe

👉 Leia também: Por que a avaliação de desempenho não pode existir sem reuniões 1:1?

 

10 Benefícios da reunião one-on-one 

Entre os principais benefícios dessas reuniões estão:

  1. aumento da confiança e identificação do colaborador com o seu gestor;
  2. esclarecimento de ruídos na comunicação;
  3. conhecimento por parte do gestor de desentendimentos entre a equipe;
  4. melhora nos processos;
  5. maior engajamento do colaborador;
  6. melhora no clima organizacional; 
  7. resolução de desafios antes de virarem grandes problemas;
  8. acompanhamento próximo do desenvolvimento do profissional;
  9. possibilidade de ações para atingir as metas;
  10. melhora na entrega de resultados.

 

Ao realizar as one on ones, o gestor torna-se um facilitador. Além disso, abre portas para que sua equipe encontre o caminho e entregue os melhores resultados, de forma conjunta e engajada. 

Bruno Soares, CEO da Feedz, destaca que “1 hora com alguém da sua equipe pode aumentar a produtividade dessa pessoa por duas a quatro semanas e às vezes até mais!”.

👉 Confira no vídeo abaixo:

 

Checklist para reunião one on one (1:1)

Como toda reunião, a one-on-one também precisa de uma preparação e uma pauta. Por isso, preparamos um checklist bem prático para você garantir que não esqueceu de algo. 

Confira abaixo o que fazer antes, durante e depois de uma reunião one-on-one: 

 

Antes da reunião

  • Crie uma agenda de como realizará a reunião; 
  • Faça uma pauta com os pontos de discussão; 
  • Planeje as perguntas com antecedência; 
  • Perguntar a pessoa colaboradora se ela tem tópicos específicos que gostaria de conversar; 
  • Defina as expectativas;
  • Reserve um tempo na agenda para a reunião. 

 

Durante

Durante a conversa, o gestor precisa demonstrar interesse genuíno na evolução do colaborador. 

  • Comece falando sobre um assunto não relacionado ao trabalho para quebrar o gelo; 
  • Esteja 100% focado e aproveite a reunião;
  • Não leve os eletrônicos para a conversa e evite olhar para o celular;
  • Em conversas remotas, deixe a câmera ligada;
  • Faça anotações da reunião;
  • Deixe a pessoa falar e não interrompa;
  • Reconheça o bom trabalho que vem sendo feito;
  • Converse sobre problemas que podem estar travando a pessoa colaboradora; 
  • Entenda os objetivos da pessoa liderada;
  • Mostre interesse genuíno pela pessoa colaboradora; 
  • Dê um feedback construtivo; 
  • Defina o plano de ação e saídas de cada um dos participantes. 

 

Depois 

  • Acompanhe os tópicos e lembrar do que foi discutido; 
  • Salve as anotações (de preferência em uma plataforma que centralize as informações dos colaboradores em um único lugar);
  • Marque a próxima reunião (recomendamos, ao menos, uma vez por mês).

 

O que evitar?

  • Ultrapassar mais que um mês entre um encontro e outro;
  • Desmarcar a reunião. Se surgir um imprevisto, remarque imediatamente a one on one;
  • Interromper enquanto o colaborador estiver falando;
  • Entrar na reunião sem propósito e sem pauta;
  • Falar somente sobre amenidades.

 

 

Passo a Passo para estruturar a reunião one-on-one perfeita

Agora que você já sabe o que fazer e o que evitar em uma reunião one-on-one, é hora de vermos o passo a passo para que esse encontro cumpra devidamente o seu papel: 

  1. Defina a quantidade de tempo que você irá reservar para cada colaborador; 
  2. Estruture como será a divisão de tempo da reunião; 
  3. Defina a periodicidade dessas reuniões; 
  4. Peça o envio de uma pauta prévia; 
  5. Marque na agenda; 
  6. Inicie a reunião com um papo informal para quebrar o gelo; 
  7. Aborde as questões importantes, levantadas anteriormente pelo líder e liderado;
  8. Dê feedbacks construtivos; 
  9. Convide o funcionário para a reflexão; 
  10. Defina o plano de ação do que precisa ser feito até o próximo encontro; 
  11. Faça um resumo dos principais pontos discutidos e dos próximos passos; 
  12. Certifique-se que o colaborador entendeu o que foi discutido na reunião; 
  13. Agende a próxima reunião para acompanhar o progresso. 

 

Os gestores podem utilizar plataformas, como a Feedz, que fornecem um espaço para reuniões one on one mais contínuas e eficazes. 

Ao mesmo tempo, também oferece uma variedade de outros recursos que podem otimizar a gestão de desempenho de toda a organização.

👉 10 dicas para uma boa reunião de alinhamento com seu liderado
👉 O que falar no one a one com o chefe: 30 exemplos de perguntas

 

40 exemplos de perguntas para reunião 1:1 

Abaixo, vamos listar alguns exemplos de perguntas para as reuniões one on one, mas vale ressaltar que você pode adequá-los às necessidades e pautas relacionadas à empresa. 

Confira agora: 

 

20 ideias de perguntas de gestor para liderado

  1. Você se sente desafiado no seu trabalho?
  2. Qual parte do meu trabalho você gostaria que eu lhe mantivesse informado?
  3. Como estão as coisas com você?
  4. Qual sua visão de futuro aqui na equipe?
  5. O que você mais gosta de fazer e o que menos gosta?
  6. Qual sua maior dificuldade?
  7. Como gestor, como consigo te ajudar no seu dia-a-dia?
  8. Como estão as coisas fora do trabalho?
  9. Como está o seu ritmo de trabalho?
  10. Quais são suas melhores habilidades?
  11. O que você acha que pode ser feito para melhorar nossa equipe?
  12. Como você se sente em relação à sua carga de trabalho atual?
  13. Existe algo em nosso processo de trabalho que você acha que pode ser melhorado?
  14. Você tem alguma ideia para otimizar nossos processos de trabalho?
  15. Qual sua opinião sobre a comunicação na equipe?
  16. Qual é o seu objetivo profissional a curto prazo?
  17. Como você avalia o seu desempenho até o momento?
  18. Você tem alguma dúvida em relação às metas estabelecidas?
  19. Como você lida com prazos apertados?
  20. Como podemos trabalhar juntos para melhorar sua produtividade?

 

20 ideias de perguntas de liderado para gestor

  1. Quais são as prioridades da nossa equipe?
  2. Qual parte do meu trabalho você acha importante eu te manter sempre atualizado?
  3. Se eu precisar de alguma ajuda, qual a melhor forma de falar com você sobre isso?
  4. Você acredita que minhas habilidades têm melhorado nas áreas X e Y?
  5. Qual seria uma coisa que eu deveria melhorar o mais rápido possível?
  6. Onde você me enxerga num futuro próximo?
  7. Qual a coisa mais importante que preciso fazer para ser promovido?
  8. O que você acredita que são minhas forças e fraquezas?
  9. Qual soft skill você acha que eu preciso aprimorar nos próximos 2 meses?
  10. Qual hard skill você acha que eu preciso aprimorar nos próximos 2 meses?
  11. Como você avalia meu desempenho até agora?
  12. O que posso fazer para melhorar meu trabalho na equipe?
  13. Qual é o seu estilo de liderança e como você acha que isso influencia nossa equipe?
  14. Como você enxerga minhas habilidades de comunicação?
  15. Quais são suas expectativas em relação ao meu desempenho?
  16. Como posso me desenvolver melhor na empresa?
  17. Qual é o seu feedback em relação ao meu trabalho em projetos específicos?
  18. Como você enxerga minhas habilidades de resolução de problemas?
  19. Qual é o meu papel dentro da equipe e como posso contribuir ainda mais?
  20. Como você avalia minha capacidade de trabalho em equipe?

 

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kit one on one

 

Como registrar uma reunião one-on-one

Registrar uma one on one é extremamente importante para que ambos os envolvidos lembrem dos pontos discutidos e das ações acordadas. Isso ajuda que o acompanhamento seja feito de maneira consistente, e que a evolução seja monitorada ao longo do tempo. 

Existem diversas formas de registrar uma reunião 1:1, algumas delas são: 

  • Anotações em um caderno ou bloco de notas: o gestor e o liderado podem fazer suas anotações durante a reunião e guardar em um local seguro para futuras consultas. 
  • Planilhas compartilhadas: assim, tanto líder quanto liderado podem registrar as informações para a reunião. 
  • Plataformas especializadas: permitem que as informações sejam registradas, monitoradas e atualizadas de forma fácil e organizada. 

 

Para que os gestores e o RH otimizem seu tempo, a recomendação é utilizar uma plataforma de gestão de pessoas.

A plataforma da Feedz, por exemplo, permite a utilização de modelos de pautas, espaços para registro de anotações privadas e adicione ações a serem realizadas, tanto pelo liderado quanto pelo líder. 

Além disso, a Feedz também cuida da jornada do colaborador de ponta a ponta. Desde recrutamento e seleção até avaliação de desempenho e outras boas práticas da gestão de pessoas. 

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