Como conduzir uma reuni√£o one on one perfeita

Muitas vezes, os gestores evitam uma reuni√£o one on one porque acham dif√≠cil como estrutur√°-las ou como ter conversas dif√≠ceis. Al√©m disso, √© f√°cil deixar de fazer reuni√Ķes que voc√™ acha que n√£o agregam valor.¬†

Mas, quando bem executada, uma reuni√£o one on one (1:1, one to one, one one, one on ones, reuni√£o individual, one a one) tem o poder de aumentar exponencialmente a produtividade, a felicidade e o engajamento da equipe.

Agora, nós vamos compartilhar como você pode se preparar, montar e aproveitar ao máximo cada reunião individual com seus liderados.

Por outro lado, se você for o liderado que vai participar de uma one on one e está preocupado com o que dizer, aqui você vai descobrir os detalhes dessa reunião e cada etapa dela. 

Qual é o objetivo de uma reunião one on one?

As reuni√Ķes 1:1 s√£o conversas que acontecem entre supervisores e seus liderados semanal, quinzenal ou mensalmente, para discutir o crescimento profissional, a produtividade e quest√Ķes pessoais que possam ser relevantes.¬†

Desse modo, a comunicação constante entre gestores e colaboradores é fundamental para se conectarem. 

As reuni√Ķes individuais devem ter agendas espec√≠ficas para acompanhar o progresso do funcion√°rio e como suas habilidades podem ser melhor aproveitadas. Tamb√©m √© uma boa maneira de resolver quaisquer reclama√ß√Ķes e barreiras que possam existir.

Em suma, os t√≥picos pr√°ticos discutidos em uma reuni√£o one on one incluem tudo, desde obter atualiza√ß√Ķes de status sobre as tarefas e resultados dos funcion√°rios at√© a remo√ß√£o de coisas que estejam bloqueando sua produtividade.

Inclusive, as conversas individuais também são um momento para lidar com conversas difíceis, trocar feedback, discutir objetivos de carreira e muito mais.

Simplificando, uma das ferramentas mais poderosas que voc√™ tem como gestor s√£o as reuni√Ķes one on one.¬† Com essas reuni√Ķes, √© poss√≠vel aumentar o engajamento dos funcion√°rios, bem como fazer com que se sintam mais valorizados, pertencentes e apoiados, criando assim uma cultura organizacional forte.

 

O que os melhores l√≠deres dizem sobre reuni√Ķes 1:1?

Muitos dos grandes nomes de lideran√ßa em neg√≥cios usam as reuni√Ķes one on one como uma ferramenta indispens√°vel. Veja o que alguns deles dizem:

  • De acordo com Ben Horowitz, as reuni√Ķes one on one s√£o t√£o importantes que ele estava disposto a demitir um l√≠der s√™nior por n√£o ter reuni√Ķes regulares com seus liderados, como detalhou em seu livro O Lado Dif√≠cil das Situa√ß√Ķes Dif√≠ceis (em ingl√™s The Hard Thing About Hard Things).

 

  • Do mesmo modo, Andy Grove, ex-CEO da Intel, dedicou uma se√ß√£o inteira em seu livro cl√°ssico de lideran√ßa, High Output Management ou Gerenciamento de Alta Produ√ß√£o, em tradu√ß√£o livre, para falar sobre reuni√Ķes one on one.

 

  • Conforme o fundador da SaaStr, Jason Lemkin, as reuni√Ķes one on one s√£o o ‚Äúhack de gerenciamento n√ļmero 1‚ÄĚ: ‚ÄúN√£o h√° melhor investimento que voc√™ possa fazer em seus liderados do que reunir-se uma vez por semana ou, pelo menos, uma vez a cada 2 semanas.‚ÄĚ

Assim, fica claro que esses l√≠deres s√£o apaixonados por essas reuni√Ķes por causa do valor que obt√™m delas.¬†

No entanto, se você nunca conduziu uma reunião 1:1, como fazer isso? Siga as seguintes etapas.

 

O que falar nessas reuni√Ķes individuais?

Os tópicos de conversa individual variam dependendo do contexto de sua equipe e no que cada colaborador está trabalhando no momento.

Por√©m, independentemente do assunto, seja o acompanhamento de um projeto definido na √ļltima reuni√£o ou um feedback, a conversa ser√° mais eficiente com uma agenda clara para consultar.

Melhor ainda é quando vocês dois contribuem com a agenda, o que aumenta o engajamento e a participação dos colaboradores na conversa. O software da Feedz é uma plataforma completa de gestão de One on One e permite que gestores e colaboradores escrevam pontos de discussão em uma agenda de reunião. Assim, vocês dois sabem o que vão conversar e chegam preparados.

Por outro lado, você também pode pensar em um escopo de tópicos e enviar para o email do liderado que vai participar da reunião com você, assim como o liderado pode mandar sugestão de tópicos para o gestor.

 

Qual a frequência certa para one on ones com sua equipe?

Com toda a certeza, Todos na equipe precisam e merecem ter uma reunião individual com seu gestor. Isso inclui novos funcionários, funcionários veteranos, supervisores e estagiários. Os tópicos discutidos podem mudar, mas reservar um tempo para cada membro da equipe é crucial.

Com os dias cada vez mais corridos e com o seu time crescendo cada vez mais, pode ser difícil se reunir toda semana ou a cada quinze dias com todos em sua equipe.

Então, em vez de usar o que funciona com outras empresas, descubra qual a frequência é melhor para o seu caso específico. Use essas dicas para determinar com que frequência fazer 1:1.

 

  • Tamanho da equipe. Se voc√™ lidera mais de 5 pessoas, pode ser dif√≠cil ter reuni√Ķes individuais com todos, todas as semanas. Quanto maior for a sua equipe, com menos frequ√™ncia voc√™ poder√° se reunir, mas saiba que haver√° ainda mais conversas acumuladas para a pr√≥xima reuni√£o, ent√£o agende uma quantidade de tempo que ningu√©m precise falar apressado.


  • Em que momento o colaborador est√°. Esse √© o fator mais importante. Se algu√©m √© novo em uma fun√ß√£o, precisa de mais ajuda e orienta√ß√£o. Por isso, reserve um tempo para se reunir com os rec√©m-contratados ou colocados em uma nova fun√ß√£o, idealmente a cada uma ou duas semanas, mesmo que todos os outros membros da equipe tenham one on ones mensais.¬†


  • Sua agenda. Se voc√™ tem muita responsabilidade, participa de v√°rias outras reuni√Ķes ou tem outros compromissos que dificultam a programa√ß√£o, procure se reunir por per√≠odos mais longos de tempo. No entanto, √© extremamente necess√°rio que sejam feitas reuni√Ķes 1:1 com todos os membros da equipe uma vez por m√™s. Caso contr√°rio, voc√™ pode se surpreender quando surgir uma demiss√£o ou um problema que se tornou muito grande.

 

Qual deve ser a duração de uma reunião individual?

Depois que voc√™ definir a frequ√™ncia das reuni√Ķes, √© preciso encontrar uma quantidade de tempo para elas. Aqui est√£o algumas sugest√Ķes:

 

  • Dura√ß√£o da reuni√£o. Essas reuni√Ķes s√£o mais do que um ‚Äúcheck-in r√°pido‚ÄĚ. Se voc√™ realmente deseja obter o melhor benef√≠cio dessas reuni√Ķes individuais, precisa de tempo para se aprofundar nos t√≥picos. Reserve uma hora. Se a reuni√£o terminar em menos tempo, n√£o tem problema, pelo menos voc√™ conseguiu ouvir tudo e n√£o precisou sair correndo para o pr√≥ximo compromisso.

 

  • Nunca cancele uma one on one. Pode ser tentador cancelar essa reuni√£o por uma s√©rie de motivos, mas isso faz mais mal do que bem. Claro que imprevistos podem acontecer. No entanto, o colaborador pode se sentir exclu√≠do e sem valor se o one on dele for cancelado quando chegar a sua vez. Por isso, mostre √† sua equipe que voc√™ valoriza cada membro, agendando a reuni√£o para um novo hor√°rio em breve.

 

  • Escolha um lugar adequado. Elas s√£o chamadas de reuni√Ķes 1:1, uma pessoa + uma pessoa, n√£o reuni√Ķes em grupo. Se voc√™ quiser se aprofundar em alguns assuntos, eles precisam ser privados. Algumas op√ß√Ķes vi√°veis s√£o: ir para uma sala de reuni√Ķes longe de outros colaboradores, dar uma caminhada, ir em uma cafeteria ou almo√ßar juntos. Se for fazer one on ones remotamente, tenha certeza de que est√° em uma √°rea privada.

reuni√£o one on one sendo realizada remotamente

 

Como conduzir uma reuni√£o one on one perfeita?

O que é dito nessa reunião deve ficar entre o gestor e seu subordinado direto. 

Cbs All Access Surprise GIF by Paramount+

√Č poss√≠vel se preparar com algumas perguntas, mas, em geral, mantenha a conversa livre para qualquer rumo que ela tomar.

Outra coisa, se o funcionário estiver trabalhando remotamente, os 1:1s se tornam ainda mais importantes e os tópicos que você discute podem precisar incluir como o funcionário se sente trabalhando remotamente e se eles precisam de alguma coisa específica. 

 

1. Ouça de verdade

Primeiramente, ouvir é uma habilidade importante para os gestores desenvolverem, ainda mais para 1:1s perfeitos. Ouça atentamente o que está sendo falado e o feedback recebido e, lembre-se, você não está apenas prestando atenção para ser educado, mas para apoiar seu liderado da melhor maneira possível. Ao mostrar respeito pela opinião da outra pessoa, você terá mais chances de construir um relacionamento forte com sua equipe.

reuniao one on one

 

2. Seja informal

Às vezes, pode ser interessante contar histórias que você viveu em sua vida e problemas que você conseguiu superar. Dessa forma, você fornece ideias para o colaborador lidar com seus próprios problemas, inspirando ele.

 

3. Tenha a mente e o coração abertos

√Č importante para o sucesso de um gestor (e da empresa) saber o que sua equipe pensa sobre ele e seu estilo de gest√£o. Ou√ßa os feedbacks com a mente aberta. Depois de ter uma no√ß√£o clara do que est√° funcionando e do que n√£o est√° funcionando com a equipe, voc√™ pode definir as pr√≥ximas etapas para continuar melhorando o processo.

 

4. Esteja preparado

Qualquer tipo de assunto pode surgir em uma reunião individual. Por outro lado, para ter certeza de que você nunca ficará sem assunto, reunimos algumas das perguntas mais comuns e boas para começos de conversa, confira: 

 

30 perguntas de exemplo para usar em reuni√Ķes one on ones

  • Como voc√™ est√°?
  • Como est√° seu dia at√© agora?
  • O que voc√™ faz nas horas em que n√£o trabalha?
  • Qual √© a sua opini√£o sobre os nossos objetivos?
  • Em que hora do dia voc√™ se sente mais produtivo?
  • Que mudan√ßas podem ser feitas para melhorar o seu dia?
  • Voc√™ est√° encontrando algum obst√°culo e, em caso afirmativo, quais s√£o eles?
  • Quais s√£o suas metas?
  • Voc√™ precisa de mais ajuda ou cursos para aumentar suas habilidades?
  • Por que voc√™ gosta de trabalhar aqui?
  • O que voc√™ menos prefere fazer e por qu√™?
  • O que mant√©m voc√™ engajado e inspirado no trabalho?
  • Voc√™ tem alguma preocupa√ß√£o em rela√ß√£o √† sua fun√ß√£o ou oportunidades de carreira?
  • Como voc√™ est√° progredindo em suas metas? Voc√™ precisa de alguma ajuda?
  • Como voc√™ prefere receber feedback?
  • Como posso apoiar mais voc√™?
  • O que a empresa n√£o est√° fazendo hoje que devemos fazer para competir melhor no mercado?
  • O que voc√™ fazia para se divertir antigamente e hoje n√£o tem tanto tempo?
  • Qual √© o seu podcast ou programa favorito que voc√™ tem acompanhado ultimamente?
  • O que poder√≠amos mudar no trabalho que melhoraria sua vida pessoal?
  • Como voc√™ gosta de aprender?
  • Quais s√£o algumas habilidades que voc√™ gostaria de desenvolver?
  • Quais s√£o algumas experi√™ncias que voc√™ gostaria de obter?
  • O que voc√™ mais gosta e menos gosta no seu trabalho?
  • Em quais projetos voc√™ gostou de trabalhar recentemente e por qu√™?
  • Qual √© a sua parte favorita de trabalhar remotamente?
  • Voc√™ ficou surpreso com alguma not√≠cia anunciada ou com alguma coisa que aconteceu?
  • Est√° tudo bem com sua fam√≠lia e amigos?
  • Voc√™ est√° precisando de algumas horas para n√£o pensar em nada?
  • Voc√™ acha que conhece bem seus colegas de trabalho?

 

Como finalizar a reuni√£o 1:1

gestor e colaboradora tendo uma reuni√£o one on one

Encerre os pontos de discussão e, se for o caso, estabeleça um plano de ação com tarefas para serem concluídas até a próxima reunião.

Os gerentes e liderados devem fazer anota√ß√Ķes para que possam acompanhar os t√≥picos e lembrar do que foi discutido antes da pr√≥xima avalia√ß√£o individual ou durante a prepara√ß√£o para a pr√≥xima avalia√ß√£o de desempenho.¬†

 

Conclus√£o

As reuni√Ķes individuais permitem que voc√™ conhe√ßa de perto seus funcion√°rios. Dessa forma, voc√™ consegue perceber suas preocupa√ß√Ķes e avaliar suas habilidades com mais precis√£o. E isso, por sua vez, vai promover avalia√ß√Ķes de desempenho mais adequadas.

Por isso, mesmo que voc√™ pense que as reuni√Ķes individuais s√£o demoradas, elas tem diversos benef√≠cios, como:

  1. Desenvolver um melhor entendimento entre gestor e liderado.
  2. Criar confiança entre os membros da equipe.
  3. Aumentar a transparência no local de trabalho.
  4. Ajuda os gestores a promover suas habilidades de mentores.

Plataformas como a Feedz fornecem aos gestores um espaço para conversas one on one mais contínuas e eficazes, ao mesmo tempo que oferecem uma variedade de outros recursos que permitem uma experiência de gerenciamento de desempenho consistente e contínua em toda a organização. 

Explore a plataforma para saber se a Feedz pode ser o que você está procurando!

CEO e Co-founder na Feedz. Trabalha com TI desde 2006 e, nos √ļltimos anos, concentrou os esfor√ßos para criar produtos e liderar equipes para entender seus prop√≥sitos e criar uma vers√£o melhor de si mesmas.
Back To Top