Reunião One-on-One [1:1] Definição, como conduzir e perguntas

Confira as melhores práticas para conduzir uma reunião One-on-One eficaz, incluindo como prepará-la e quais perguntas fazer.

A reunião One-on-One é uma das ferramentas que gestores podem utilizar para motivar colaboradores. Não apenas isso, mas também para o desenvolvimento profissional de cada indivíduo de uma empresa.

Também conhecida por 1:1, esse modelo de reunião refere-se a uma conversa periódica entre líder e liderado. Muitos gestores negligenciam a ferramenta, o que é um erro, pois ela pode trazer diversos benefícios.

Ao longo deste texto, você vai entender o que é reunião One-on-One e ter algumas dicas de como conduzi-la com eficiência. Aproveite!

 

O que é uma Reunião One-on-One (1:1) e por que é importante?

Uma reunião one-on-one, também conhecida como reunião individual ou reunião 1:1, é um encontro entre duas pessoas, geralmente um líder e um membro da equipe, para discutir assuntos relacionados ao trabalho.

Essas reuniões são importantes para estabelecer uma comunicação clara e eficaz entre as partes, fornecer feedback e orientação, além de permitir que os funcionários expressem preocupações ou ideias.

Esses encontros costumam durar no máximo 30 minutos e ocorrem semanal ou quinzenalmente. O ideal é que o espaço de tempo entre uma e outra reunião não ultrapasse 30 dias.

Uma 1:1 seria o famoso “cara a cara”.

Empresas adotam essa ferramenta por diversos motivos, como:

  • Revisar projetos em andamento;
  • Definir prioridades;
  • Dar e receber feedback;
  • Conhecer melhor o colaborador e suas necessidades;
  • Motivar o funcionário;
  • Discutir possíveis problemas na equipe ou no ambiente de trabalho;
  • Identificar desafios ou potenciais conflitos;
  • Discutir plano de carreira;
  • Alinhar expectativas;
  • Entre outros.

 

Qual a diferença entre one-on-one e feedback?

A principal diferença entre os dois é que a reunião one-on-one é uma conversa mais ampla e aberta, enquanto o feedback é mais específico e se concentra em áreas específicas de desempenho.

Durante uma reunião one-on-one, o líder e o funcionário podem discutir diversos tópicos, como objetivos, desafios, ideias e preocupações.

Já o feedback se concentra no desempenho do funcionário em áreas específicas, como habilidades técnicas, habilidades interpessoais ou comportamento.

Enquanto a reunião one-on-one pode ser realizada regularmente para promover uma comunicação aberta e construtiva entre o líder e o funcionário, o feedback é geralmente fornecido em momentos específicos, como em avaliações de desempenho ou após a conclusão de projetos.

Ambos são importantes para a gestão eficaz de uma equipe!

Agora que você entendeu bem o que é reunião one-on-one, elaboramos um kit com modelos e ferramentas que consideramos fundamentais para os gestores.

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4 Benefícios da reunião One-on-One

Uma One-on-One beneficia todos os envolvidos. A seguir elencamos alguns benefícios do modelo:

 

1. Faz o colaborador se sentir valorizado

Em uma one2one o colaborador é ouvido e pode falar abertamente sobre diversos assuntos. O líder, por sua vez, mostra interesse no que o liderado tem a dizer. Como resultado, o funcionário sente-se valorizado e torna-se mais confiante no dia a dia. 

Aliás, o fato de o gestor disponibilizar um espaço na agenda mostra o quanto ele se preocupa com o bem-estar e o desenvolvimento do profissional. Tudo isso contribui para a sensação de valorização no ambiente de trabalho.

 

2. Impulsiona o desenvolvimento profissional

O one on one deve ser considerado como uma prática fundamental para estabelecer um plano de ação eficaz para o desenvolvimento dos colaboradores.

Ao perceber que a empresa se preocupa e está interessada com o seu crescimento, o funcionário, além de sentir-se mais feliz e realizado no trabalho, tende a permanecer na organização por um período maior.

 

3. Gestores estabelecem uma relação de confiança

Como as reuniões 1:1 são individuais e devem ocorrer periodicamente, com o passar dos meses os líderes passam a conhecer melhor seus liderados, ao mesmo tempo que os liderados ganham mais confiança em seus líderes.

Colaboradores sentem-se à vontade inclusive para falar sobre a vida pessoal. Como sabemos, questões que envolvem o lado privado dos funcionários podem afetar até mesmo o desempenho no trabalho. 

Um diálogo aberto entre gestores e colaboradores cria também um relacionamento duradouro que se traduzirá em melhora na lealdade e no engajamento dos funcionários. 

👉 Como gerenciar funcionários com baixo desempenho no trabalho?

 

4. Mais eficácia na gestão

As one on ones ajudam gestores a entenderem quando o funcionário ou até mesmo a equipe está desmotivada, estressada ou com uma carga de trabalho elevada, por exemplo. 

Também faz com que líderes fiquem a par do andamento de projetos para que possam tomar decisões mais eficazes sempre que necessário.

Por isso, essa deve ser uma prática adotada por líderes que buscam garantir o crescimento profissional dos colaboradores e, consequentemente, o sucesso da equipe.

 

Como se preparar para uma Reunião One-on-One, incluindo a escolha do local, horário e agenda?

É importante lembrar que as reuniões One-on-One exigem um preparo para que possam realmente render bons frutos. 

O primeiro ponto a entender é que uma vez marcada, a 1:1 deve ser levada a sério. Caso surja um imprevisto, uma nova data deve ser agendada imediatamente. Por isso, marque o compromisso na agenda.

É igualmente fundamental definir o tempo reservado para cada colaborador. Dentro desse tempo, pense na pauta e estruture como será feita a divisão, ou seja, quantos minutos serão destinados para cada tema. 

Sobre o local, no caso de trabalhadores remotos a one2one pode ser conduzida via alguma plataforma. Já para os colaboradores presenciais, escolha um ambiente no qual ligações, e-mails ou outras pessoas não interrompam a conversa

Além disso, lembre-se que o profissional precisa sentir-se à vontade para tratar de temas que possam ser delicados (como a vida privada). Por esse motivo, procure por um ambiente dentro da empresa que seja longe de outros funcionários

Quanto ao horário, a agenda do líder e do liderado deve ser conciliada. Não esqueça também que a hora e o dia devem ser marcados com antecedência para que ambas as partes se preparem.

Outro ponto importante é a duração. É fundamental que essas reuniões aconteçam com frequência e sejam conduzidas de forma produtiva para que possam trazer resultados positivos.

Normalmente, uma one-on-one dura cerca de 30 minutos. No entanto, dependendo do caso você pode reservar uma hora para a conversa.

 

Dicas para conduzir uma Reunião One-on-One perfeita

O que acontece em uma 1:1 fica em uma 1:1. Ou seja, tudo o que for discutido deve ficar entre o líder e seu liderado. 

Quanto à como conduzir uma reunião 1 1, é preciso ter em mente uma pauta e algumas perguntas. Contudo, o rumo da conversa pode mudar de acordo com o que for trazido pelo colaborador.

Além disso, temos outras dicas que podem ajudar:

 

Ouça ativamente

Apesar de ter uma pauta definida, as reuniões One-On-One podem ter um rumo completamente diferente do planejado. Isso porque nessas conversas os colaboradores têm a vez e a voz.

O que queremos dizer com isso é que, para que a 1:1 tenha sucesso, o gestor deve ficar atento a tudo o que o colaborador tem a dizer e mostrar interesse genuíno no bate-papo

Lembre-se que, como gestor, você não está prestando atenção somente para ser educado, mas também para apoiar o colaborador da melhor maneira possível. 

 

Dê feedback construtivo

As reuniões One-on-One são também o momento no qual gestores dão feedbacks sobre o desempenho do liderado. Nesse caso, esses retornos precisam ser construtivos para serem motivadores.

Use as palavras certas para abordar alguma falha, sempre procurando entender o lado do profissional. Não esqueça também de reforçar os pontos positivos e celebrar os resultados conquistados.

Outro item importante sobre o feedback é de sempre procurar por soluções que possam reverter o cenário. Isso deve ser feito junto com o colaborador, para que ele sinta-se valorizado.

 

Defina metas claras

Uma reunião One-on-One serve também para definição das metas da semana/quinzena/mês. Elas precisam ser claras para que o colaborador entenda o que se espera dele, isto é, onde deve chegar. 

Ter as metas definidas dá aos profissionais um senso de propósito e traz uma visão clara do que se espera deles

As metas podem também ser estabelecidas para serem cumpridas entre uma reunião e outra. Desse modo, o funcionário sai da conversa sabendo o que precisa focar até o próximo encontro.

 

Feedback

 

Quais perguntas fazer durante uma Reunião One-on-One? 

Agora que você entendeu bem o que é e como conduzir uma one-on-one, listamos algumas perguntas que podem ser utilizadas durante a reunião:

  • Como você está?
  • Como está seu dia até agora?
  • O que você faz nas horas em que não trabalha?
  • Quais são suas metas?
  • Qual é a sua opinião sobre os nossos objetivos?
  • Em que hora do dia você se sente mais produtivo?
  • Que mudanças podem ser feitas para melhorar o seu dia?
  • Você está encontrando algum obstáculo e, em caso afirmativo, quais são eles?
  • Você mudaria algo na equipe?
  • Quais são algumas habilidades que você gostaria de desenvolver?
  • Quais são algumas experiências que você gostaria de obter?
  • Você precisa de mais ajuda ou cursos para aumentar suas habilidades?
  • Por que você gosta de trabalhar aqui?
  • O que você menos prefere fazer e por quê?
  • O que mantém você engajado e inspirado no trabalho?
  • Você tem alguma preocupação em relação à sua função ou oportunidades de carreira?
  • Como você está progredindo em suas metas de desenvolvimento profissional? Você precisa de alguma ajuda?
  • Como você prefere receber feedback?
  • Como posso apoiar mais você?
  • O que você acha do meu estilo de liderança?
  • O que a empresa não está fazendo hoje que devemos fazer para competir melhor no mercado?
  • Qual é o seu podcast ou programa favorito que você tem acompanhado ultimamente?
  • O que poderíamos mudar no trabalho que melhoraria sua vida pessoal?
  • Como você gosta de aprender?
  • O que você mais gosta e menos gosta no seu trabalho?
  • Em quais projetos você gostou de trabalhar recentemente e por quê?
  • Qual é a sua parte favorita de trabalhar remotamente?
  • Você ficou surpreso com alguma notícia anunciada ou com alguma coisa que aconteceu?
  • Está tudo bem com sua família e amigos?
  • Você está precisando de algumas horas para não pensar em nada?

 

O que os melhores líderes dizem sobre reuniões 1:1?

Muitos dos grandes nomes de liderança em negócios usam as reuniões one on one como uma ferramenta indispensável. Veja o que alguns deles dizem:

  • De acordo com Ben Horowitz, as reuniões one on one são tão importantes que ele estava disposto a demitir um líder sênior por não ter reuniões regulares com seus liderados, como detalhou em seu livro O Lado Difícil das Situações Difíceis (em inglês The Hard Thing About Hard Things).

 

  • Do mesmo modo, Andy Grove, ex-CEO da Intel, dedicou uma seção inteira em seu livro clássico de liderança, High Output Management ou Gerenciamento de Alta Produção, em tradução livre, para falar sobre reuniões one on one.

 

  • Conforme o fundador da SaaStr, Jason Lemkin, as reuniões one on one são o “hack de gerenciamento número 1: “Não há melhor investimento que você possa fazer em seus liderados do que reunir-se uma vez por semana ou, pelo menos, uma vez a cada 2 semanas.”

 

Assim, fica claro que esses líderes são apaixonados por essas reuniões por causa do valor que obtêm delas. 

No entanto, se você nunca conduziu uma reunião 1:1, veja como fazemos na Feedz.

 

Como é feita a reunião 1:1 na Feedz?

Plataformas como a Feedz fornecem aos gestores um espaço para conversas one on one mais contínuas e eficazes, ao mesmo tempo que oferecem uma variedade de outros recursos que permitem uma experiência de gerenciamento de desempenho consistente e contínua em toda a organização.

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