Sistema de Gestão de Pessoas: 6 dicas para escolher o melhor!

Vivemos na era da tecnologia e da automação de processos dentro das empresas. E quando se fala em RH, a situação não é diferente. Por isso, saber escolher um bom sistema de gestão de pessoas é fundamental para otimizar o tempo, ganhar engajamento e manter a equipe alinhada com os objetivos da organização. 

Mas, com tantas opções no mercado, como fazer uma escolha assertiva em termos de usabilidade, implantação e custo-benefício? 

Existem alguns aspectos que devem ser levados em consideração na hora de fazer sua escolha. E é isso que nós vamos abordar neste artigo. 

Hoje você vai entender o que é um sistema de gestão de pessoas, seus benefícios e receber dicas práticas para escolher a melhor opção. Vamos lá?

O que é um sistema de gestão de pessoas?

Um sistema de gestão de pessoas ou sistema de RH é um aplicativo de software baseado em nuvem que profissionais e líderes de RH usam para automatizar, gerenciar e analisar funções e processos relacionados às pessoas colaboradoras.

Embora a funcionalidade e o escopo dos vários sistemas de gestão de pessoas disponíveis no mercado variem, podemos adiantar que o melhor software é aquele que combina os seguintes pontos:

• integração de novos funcionários por onboarding;
• criação de planos de desenvolvimento individual;
• avaliação de desempenho;
• aplicação de pesquisas de RH;
• engajamento de equipes;
• envio de comunicados da empresa e 
• espaço para troca de feedbacks.

Qual é o objetivo do sistema de gestão de pessoas e por que ter um?

De forma objetiva, a resposta para essa pergunta é que o objetivo de um sistema para gerenciamento de recursos humanos é facilitar a vida e a rotina das pessoas no ambiente de trabalho; sejam elas gestores, líderes ou os demais colaboradores liderados. 

Porque, sem pessoas, os negócios não existem, e a maioria das organizações agora percebe que o seu ativo mais importante é esse. 

Um sistema de gestão de pessoas permite que as organizações entendam e aproveitem melhor o conhecimento, as habilidades, as necessidades, os desejos e as opiniões de seus funcionários.

Sabe aquele problema de dados mal distribuídos? Onde parte das informações dos funcionários estão em papel, outras em documentos do Word, organogramas criados manualmente no Powerpoint e pautas de reuniões e objetivos alocados em planilhas?

Um caos, né? 😵‍💫

Muitas empresas enfrentam esse dilema, mas a tecnologia é a solução, uma vez que os  sistemas de gestão de pessoas fornecem uma maneira de digitalizar e unificar todas essas informações em um local central e on-line. 

O que elimina grande parte do trabalho manual do RH e o risco de erros decorrentes da movimentação e cópia de informações entre vários sistemas.

11 benefícios de um sistema de gestão de pessoas

Agora que você já sabe o que acontece quando o RH não conta com a ajuda de um sistema de gestão de RH na sua rotina, vamos aos benefícios de ter essa ferramenta:

1. Automatiza os processos manuais de gestão de pessoas, liberando os membros da equipe de RH para investir tempo em atividades estratégicas ou geradoras de lucro;
2. Reduz a papelada física, pois tudo é armazenado online na nuvem;
3. Um local central para gerenciar informações, dados e processos dos funcionários.
4. Armazenamento seguro para os dados da empresa e dos funcionários;
5. Aumenta a visibilidade sobre o seu pessoal – nível de engajamento, desempenho e relacionamentos internos;
6. Fortalece os relacionamentos por meio de uma cultura de feedbacks;
7. Ajuda a gerenciar o desenvolvimento dos funcionários; maximizando as chances de permanência dos melhores talentos.
8. Ajuda a entender e otimizar a experiência do funcionário;
9. Cria eficiência e consistência na integração para diferentes equipes, ao mesmo tempo em que personaliza a experiência de integração para diferentes funções e a cultura da sua empresa;
10. Facilita e promove a diversidade e a inclusão, minimizando o preconceito inconsciente nas decisões de gestão;
11. Traz insights e análises de desempenho, cultura e objetivos em tempo real com relatórios/análises (que não exigem planilhas).

6 dicas para escolher o melhor sistema de gestão de pessoas

Existem diversas opções de softwares de RH por aí, mas, para escolher o melhor, você precisa atentar a algumas questões importantes. Separamos 6 delas aqui. Confira: 

 1. Segurança

A segurança dos seus dados é um fator primordial. Objetivos e metas, informações de funcionários e pesquisas internas são questões confidenciais. 

Sendo assim, escolha um sistema no qual possa confiar para que as informações não sejam mal utilizadas.

Possuir informações pessoais sobre as pessoas em sua organização é uma função sensível e o repositório precisa de várias defesas, incluindo criptografia e segurança dinâmica.

Além disso, você precisa de um sistema protegido contra roubo de identidade para manter a confiança e a conformidade com leis como a LGPD. 

2. Facilita a comunicação interna

Um dos grandes problemas nas empresas é a falta de uma comunicação interna clara e que seja acessível a todos os níveis dela. Uma boa maneira de solucionar isso é contratando um software de RH capaz de emitir comunicados e fazer com que todos os funcionários estejam cientes de questões como ciclos de avaliação, pesquisas e eventos importantes. 

Além disso, um bom software de RH é aquele que permite a criação de uma ouvidoria anônima para denúncias e uma plataforma para a troca de feedbacks contínuos. 

Esse combo de utilidades pode evitar problemas relacionados a um clima organizacional ruim, insatisfação dos funcionários e rotatividade. Lembre-se: seus colaboradores desejam ser ouvidos. 

3. Interface intuitiva e fácil de usar

Como já mencionamos aqui, o intuito é que a ferramenta seja fácil de usar e dispense a necessidade de treinamentos densos. 

Então, opte por um software intuitivo e responsivo para computadores, tablets e smartphones e que as pessoas possam criar e acompanhar tarefas em poucos cliques. 

Ou seja, gestores, líderes e até funcionários mais voltados ao modelo operacional precisam se sentir confortáveis no uso da ferramenta. 

4. Confiança no mercado

Veja depoimentos de pessoas que usam o software que você deseja comprar, pergunte a quem usa o que acham da ferramenta. Outra dica é procurar referências em sites de reputação de marcas, como o Reclame Aqui, por exemplo. 

Além disso, é bom procurar o que funcionários e ex-funcionários dizem sobre a empresa, assim você também passa a ter uma visão interna dos processos da contratante e se, de fato, ela merece sua confiança. 

Leve em consideração quantos clientes ela atende e quantos deles estão fidelizados, isso com certeza vai te ajudar na escolha. 

5. Traz mais engajamento para os colaboradores

Você sabia que colaboradores engajados vendem 20% a mais, são 17% mais produtivos e apresentam 40% a menos de absenteísmo? 

Foi isso que o estudo da Gallup descobriu. Para a pesquisa foram entrevistados mais  de um milhão de colaboradores, em 230 empresas de 73 países. 

Isso quer dizer que engajar colaboradores é um desafio global. Concorda? 

Nossa dica é que você escolha uma ferramenta que seja sua aliada nesse desafio. Opte por uma plataforma gamificada e voltada para interação entre as equipes. 

6. Possibilita a aplicação de pesquisas internas 

Como você bem sabe, é importantíssimo ouvir os colaboradores. E as pesquisas internas são o melhor caminho para isso. 

Uma boa ferramenta de RH possibilita criar, aplicar e analisar pesquisas de clima e satisfação interna sem burocracia e sem tomar tempo dos colaboradores. 

Por que a Feedz é a melhor opção de sistema de gestão de pessoas?

Todos os benefícios que citamos aqui você encontra na ferramenta Feedz, que já é usada por mais de 150 mil colaboradores espalhados pelo Brasil e pelo mundo. 

Com ela, toda a jornada do colaborador pode ser acompanhada e nutrida pelo RH em parceria com as lideranças da empresa. 

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