A reunião de alinhamento é uma daquelas práticas que caminham de mãos dadas com a gestão de pessoas. Afinal, ela não apenas fortalece os laços entre líderes e liderados, como também impulsiona a sinergia da equipe.
A partir de uma reunião 1:1 bem conduzida, é possível esclarecer ruídos de comunicação, melhorar processos internos, apoiar o desenvolvimento dos colaboradores, favorecer a entrega de bons resultados, aumentar o engajamento do time e muito mais.
Hoje vamos nos aprofundar nas melhores práticas para a condução de uma reunião de alinhamento de sucesso. Se você é líder de equipe e quer ficar por dentro delas, é só vir com a gente! 😀
O que é reunião de alinhamento?
Quando falamos sobre reuniões de alinhamento, estamos nos referindo às famosas One-on-One [1:1], nome dado aos encontros realizados entre o líder e um membro da equipe para discutir assuntos relacionados a vida profissional.
Em geral, essas reuniões acontecem, no mínimo, uma vez por mês e cumprem com diversos propósitos, tais como:
- Fornecer feedback específico e personalizado;
- Entender as necessidades e desafios de cada colaborador;
- Identificar oportunidades de desenvolvimento;
- Mapear e solucionar possíveis problemas na equipe;
- Alinhar e monitorar as metas e objetivos do time;
- Promover o engajamento, a colaboração e a produtividade.
Agora que isso está claro, podemos ir para as tão aguardadas dicas de como realizar uma boa reunião de alinhamento!
1. Marque a reunião de alinhamento com antecedência
Quando a reunião de alinhamento é marcada com antecedência, tanto o líder quanto o liderado tem a oportunidade de se preparar adequadamente para ela.
Por mais simples que pareça, isso ajuda a garantir que o tempo de conversa seja utilizado de maneira realmente eficiente.
Outro ponto importante é determinar, previamente, qual a duração que esse encontro deve ter. Em geral, 45 minutos são suficientes, mas pode variar dependendo da pauta da reunião.
2. Planeje a pauta da reunião de alinhamento
Se você deixar a conversa fluir ao acaso, corre um grande risco de não aproveitar todo o potencial que a reunião de alinhamento oferece. Portanto, o segredo está em se organizar com antecedência!
Embora essa conversa possa ser conduzida com leveza, ter uma pauta estruturada te ajudará a manter o foco nos tópicos importantes, garantindo assim que todos os aspectos relevantes sejam abordados.
Além de planejar algumas perguntas-chave com antecedência, você também pode perguntar ao liderado se há tópicos específicos que ele deseja incluir.
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3. Inicie a reunião de maneira descontraída
Para alguns colaboradores, os minutos que antecedem a one-on-one são marcados pela tensão. E isso, por sua vez, pode fazer com que muitos deles já cheguem com a guarda levantada.
Começar a reunião com uma abordagem mais informal tem justamente o objetivo de contornar este cenário, já que ajuda a criar um ambiente mais relaxado e propício à comunicação.
Isso ocorre porque, quando as pessoas se sentem confortáveis desde o início, elas são mais propensas a se expressarem abertamente.
4. Evite distrações ou outras atividades durante o 1:1
Se você já conversou com alguém que precisava parar a cada 5 minutos para olhar o celular ou responder a um e-mail, sabe o quão desconfortável isso é, não é mesmo?
Focar exclusivamente no que está sendo dito, demonstra respeito pelo tempo e pelas preocupações do liderado.
Portanto, sempre que possível, desative as notificações durante a reunião de alinhamento e deixe o que não for urgente para ser resolvido depois.
5. Demonstre interesse genuíno pelo liderado
Além de evitar distrações, é muito importante que você esteja aberto para escutar quaisquer relatos, dúvidas ou desafios que o colaborador compartilhe.
A escuta ativa, nome dado à habilidade de ouvir com atenção e sem julgamentos, é um elemento-chave na construção de vínculos mais genuínos.
6. Não interrompa o liderado enquanto ele fala
Essa é uma dica que acompanha o tópico anterior. Permitir que o liderado se expresse sem interrupções é uma excelente forma de demonstrar interesse pelo que ele tem a falar, além de ajudá-lo a não se perder.
Por mais tentador que seja, aguarde a fala do colaborador chegar ao fim para então fazer suas considerações, dar feedback ou fornecer orientação.
7. Converse sobre o que pode estar travando o colaborador
Muitas vezes, os colaboradores enfrentam desafios que não são imediatamente visíveis para os líderes. Daí a importância de aproveitar a reunião de alinhamento para mapear os fatores que podem estar impactando no desempenho e satisfação deles no trabalho.
Ao entender quais obstáculos são esses, líder e liderado têm a chance de trabalhar juntos na busca de soluções antes que os problemas se agravem.
Além disso, quando o líder pergunta sobre os desafios enfrentados pelos colaboradores, ele demonstra empatia e interesse genuíno pelo bem-estar do seu time, o que contribui para um ambiente de trabalho mais agradável e seguro para todos.
8. Faça anotações da reunião
Registrar os principais pontos discutidos e decisões tomadas ao longo da One-on-one é a melhor forma de conseguir acompanhar o progresso delas ao longo do tempo e lembrar-se dos compromissos futuros.
Por isso, nada de confiar na memória ou em folhas de papel soltas: faça anotações sobre a reunião em um local seguro, para que elas não se percam!
9. Defina o plano de ação de cada um dos participantes
Como dissemos antes, as reuniões de alinhamento também servem para identificar oportunidades de desenvolvimento e alinhar metas.
Sendo assim, ao final dela, é recomendadíssimo estabelecer um plano que transforme as discussões em ações tangíveis e impulsione o progresso.
Nessa hora, lembre-se de deixar as expectativas claras. Cada colaborador deve ter uma compreensão sólida sobre as responsabilidades e metas a serem alcançadas.
Além disso, o líder deve incorporar sessões de acompanhamento regulares para revisar o progresso do plano de ação, promover ajustes quando necessário, fornecer suporte adicional e reconhecer as conquistas alcançadas.
10. Agende a próxima reunião one-on-one
Ao finalizar a reunião de alinhamento com a data do próximo encontro já estabelecida, cria-se uma estrutura consistente para o acompanhamento contínuo – tanto do plano de ação quanto de novos desafios que possam surgir.
Vale reforçar que as reuniões one-on-one devem acontecer com frequência. O ideal é que elas ocorram semanal ou quinzenalmente, não devendo ultrapassar mais de um mês entre um encontro e outro.
[Bônus] Utilize uma plataforma digital
Ao adotar uma plataforma digital é possível revolucionar a maneira como as reuniões de alinhamento de equipe são realizadas. Por isso, não poderíamos finalizar esse post sem falar sobre a Feedz!
Com o apoio da nossa ferramenta de 1:1, é possível:
- Registrar todo o processo de reuniões one-on-one, desde a criação de pautas até as anotações privadas;
- Agendar as reuniões com antecedência de forma prática e ágil, mantendo uma cadência regular para o alinhamento contínuo;
- Incluir tópicos relevantes e específicos para cada One on One (1:1);
- Gerar relatórios com todas as informações de reuniões realizadas durante determinado período e muito mais.
A plataforma da Feedz é ideal para os líderes que querem se conectar aos seus liderados de maneira genuína, a fim de impulsionar o engajamento deles. Esse é o seu caso? Então solicite uma demonstração agora mesmo! 👇
