A reunião de alinhamento é uma daquelas práticas que caminham de mãos dadas com a gestão de pessoas. Afinal, ela não apenas fortalece os laços entre líderes e liderados, como também impulsiona a sinergia da equipe.
A partir de uma reunião 1:1 bem conduzida, é possível esclarecer ruídos de comunicação, melhorar processos internos, apoiar o desenvolvimento dos colaboradores, favorecer a entrega de bons resultados, aumentar o engajamento do time e muito mais.
Hoje vamos nos aprofundar nas melhores práticas para a condução de uma reunião de alinhamento de sucesso. Se você é líder de equipe e quer ficar por dentro delas, é só vir com a gente! 😀
O que é reunião de alinhamento?
Quando falamos sobre reuniões de alinhamento, estamos nos referindo às famosas One-on-One [1:1], nome dado aos encontros realizados entre o líder e um membro da equipe para discutir assuntos relacionados a vida profissional.
Em geral, essas reuniões acontecem, no mínimo, uma vez por mês e cumprem com diversos propósitos, tais como:
- Fornecer feedback específico e personalizado;
- Entender as necessidades e desafios de cada colaborador;
- Identificar oportunidades de desenvolvimento;
- Mapear e solucionar possíveis problemas na equipe;
- Alinhar e monitorar as metas e objetivos do time;
- Promover o engajamento, a colaboração e a produtividade.
Agora que isso está claro, podemos ir para as tão aguardadas dicas de como realizar uma boa reunião de alinhamento!
1. Marque a reunião de alinhamento com antecedência
Quando a reunião de alinhamento é marcada com antecedência, tanto o líder quanto o liderado tem a oportunidade de se preparar adequadamente para ela.
Por mais simples que pareça, isso ajuda a garantir que o tempo de conversa seja utilizado de maneira realmente eficiente.
Outro ponto importante é determinar, previamente, qual a duração que esse encontro deve ter. Em geral, 45 minutos são suficientes, mas pode variar dependendo da pauta da reunião.
2. Planeje a pauta da reunião de alinhamento
Se você deixar a conversa fluir ao acaso, corre um grande risco de não aproveitar todo o potencial que a reunião de alinhamento oferece. Portanto, o segredo está em se organizar com antecedência!
Embora essa conversa possa ser conduzida com leveza, ter uma pauta estruturada te ajudará a manter o foco nos tópicos importantes, garantindo assim que todos os aspectos relevantes sejam abordados.
Além de planejar algumas perguntas-chave com antecedência, você também pode perguntar ao liderado se há tópicos específicos que ele deseja incluir.
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3. Inicie a reunião de maneira descontraída
Para alguns colaboradores, os minutos que antecedem a one-on-one são marcados pela tensão. E isso, por sua vez, pode fazer com que muitos deles já cheguem com a guarda levantada.
Começar a reunião com uma abordagem mais informal tem justamente o objetivo de contornar este cenário, já que ajuda a criar um ambiente mais relaxado e propício à comunicação.
Isso ocorre porque, quando as pessoas se sentem confortáveis desde o início, elas são mais propensas a se expressarem abertamente.
4. Evite distrações ou outras atividades durante o 1:1
Se você já conversou com alguém que precisava parar a cada 5 minutos para olhar o celular ou responder a um e-mail, sabe o quão desconfortável isso é, não é mesmo?
Focar exclusivamente no que está sendo dito, demonstra respeito pelo tempo e pelas preocupações do liderado.
Portanto, sempre que possível, desative as notificações durante a reunião de alinhamento e deixe o que não for urgente para ser resolvido depois.
5. Demonstre interesse genuíno pelo liderado
Além de evitar distrações, é muito importante que você esteja aberto para escutar quaisquer relatos, dúvidas ou desafios que o colaborador compartilhe.
A escuta ativa, nome dado à habilidade de ouvir com atenção e sem julgamentos, é um elemento-chave na construção de vínculos mais genuínos.
6. Não interrompa o liderado enquanto ele fala
Essa é uma dica que acompanha o tópico anterior. Permitir que o liderado se expresse sem interrupções é uma excelente forma de demonstrar interesse pelo que ele tem a falar, além de ajudá-lo a não se perder.
Por mais tentador que seja, aguarde a fala do colaborador chegar ao fim para então fazer suas considerações, dar feedback ou fornecer orientação.
7. Converse sobre o que pode estar travando o colaborador
Muitas vezes, os colaboradores enfrentam desafios que não são imediatamente visíveis para os líderes. Daí a importância de aproveitar a reunião de alinhamento para mapear os fatores que podem estar impactando no desempenho e satisfação deles no trabalho.
Ao entender quais obstáculos são esses, líder e liderado têm a chance de trabalhar juntos na busca de soluções antes que os problemas se agravem.
Além disso, quando o líder pergunta sobre os desafios enfrentados pelos colaboradores, ele demonstra empatia e interesse genuíno pelo bem-estar do seu time, o que contribui para um ambiente de trabalho mais agradável e seguro para todos.
8. Faça anotações da reunião
Registrar os principais pontos discutidos e decisões tomadas ao longo da One-on-one é a melhor forma de conseguir acompanhar o progresso delas ao longo do tempo e lembrar-se dos compromissos futuros.
Por isso, nada de confiar na memória ou em folhas de papel soltas: faça anotações sobre a reunião em um local seguro, para que elas não se percam!
9. Defina o plano de ação de cada um dos participantes
Como dissemos antes, as reuniões de alinhamento também servem para identificar oportunidades de desenvolvimento e alinhar metas.
Sendo assim, ao final dela, é recomendadíssimo estabelecer um plano que transforme as discussões em ações tangíveis e impulsione o progresso.
Nessa hora, lembre-se de deixar as expectativas claras. Cada colaborador deve ter uma compreensão sólida sobre as responsabilidades e metas a serem alcançadas.
Além disso, o líder deve incorporar sessões de acompanhamento regulares para revisar o progresso do plano de ação, promover ajustes quando necessário, fornecer suporte adicional e reconhecer as conquistas alcançadas.
10. Agende a próxima reunião one-on-one
Ao finalizar a reunião de alinhamento com a data do próximo encontro já estabelecida, cria-se uma estrutura consistente para o acompanhamento contínuo – tanto do plano de ação quanto de novos desafios que possam surgir.
Vale reforçar que as reuniões one-on-one devem acontecer com frequência. O ideal é que elas ocorram semanal ou quinzenalmente, não devendo ultrapassar mais de um mês entre um encontro e outro.
11. Reforce os feedbacks positivos e construtivos
Aproveite a reunião para destacar os pontos fortes do colaborador e reforçar comportamentos positivos. Além disso, ofereça feedbacks construtivos com sugestões claras de melhoria. Essa prática ajuda a construir confiança e a incentivar o desenvolvimento contínuo.
12. Priorize a personalização das discussões
Cada colaborador tem objetivos, desafios e expectativas únicos. Dedique um tempo para entender as particularidades de cada pessoa, ajustando as conversas para atender às suas necessidades específicas. Isso demonstra que você valoriza cada membro da equipe como indivíduo.
13. Inclua oportunidades de aprendizado e crescimento
Utilize a reunião para identificar áreas onde o colaborador gostaria de se desenvolver. Sugira cursos, treinamentos ou projetos que possam ajudá-lo a aprimorar suas habilidades e alcançar seus objetivos profissionais.
14. Crie um espaço seguro para discussões
Garanta que o colaborador se sinta à vontade para falar abertamente, sem medo de julgamentos ou represálias. Um ambiente de confiança mútua permite que questões delicadas ou críticas sejam abordadas de maneira construtiva.
15. Revise as metas e ajuste o foco quando necessário
As prioridades podem mudar ao longo do tempo. Use a reunião para revisar as metas definidas anteriormente e ajustá-las conforme necessário, assegurando que elas continuem alinhadas às estratégias da empresa e às aspirações do colaborador.
[Bônus] Utilize uma plataforma digital
Ao adotar uma plataforma digital é possível revolucionar a maneira como as reuniões de alinhamento de equipe são realizadas. Por isso, não poderíamos finalizar esse post sem falar sobre a Feedz!
Com o apoio da nossa ferramenta de 1:1, é possível:
- Registrar todo o processo de reuniões one-on-one, desde a criação de pautas até as anotações privadas;
- Agendar as reuniões com antecedência de forma prática e ágil, mantendo uma cadência regular para o alinhamento contínuo;
- Incluir tópicos relevantes e específicos para cada One on One (1:1);
- Gerar relatórios com todas as informações de reuniões realizadas durante determinado período e muito mais.
A plataforma da Feedz é ideal para os líderes que querem se conectar aos seus liderados de maneira genuína, a fim de impulsionar o engajamento deles. Esse é o seu caso? Então solicite uma demonstração agora mesmo! 👇