Para que as empresas consigam lidar com questões delicadas e, de fato, construir um local de trabalho saudável, é preciso entender o que é ouvidoria interna e como criar uma.
A ouvidoria interna é um recurso essencial para criar espaços de diálogo.
Sair do modo automático é a primeira estratégia para estimular a interação no ambiente organizacional. Mas, vamos com calma. Se você ainda não sabe o que é e como implementar a ouvidoria interna em seu negócio, nós vamos te explicar.
Independente do tamanho da empresa, a ouvidoria interna para funcionários é capaz de criar um espaço seguro de diálogo para lidar com questões de diferentes características.
Por exemplo, sugestões, reclamações e até casos mais graves, como assédio ou discriminação.
O que é ouvidoria interna?
A ouvidoria interna é um canal de intermediação criado para prestar atendimento e solucionar conflitos dentro de uma organização.
Sabe-se que uma boa comunicação interna é capaz de impulsionar o desempenho dos colaboradores e dos negócios, impactando diretamente nos resultados esperados.
Ou seja, um dos objetivos da ouvidoria interna nas empresas é aumentar a satisfação e a transformação do ambiente organizacional.
Mas você deve estar se perguntando: “como colocar isso em prática?”. O segredo é: humanização e foco nos colaboradores.
Dessa forma, é possível proporcionar um envolvimento positivo entre diferentes níveis hierárquicos de uma instituição, gerando mais confiança e transparência.
Qual a importância da ouvidoria interna?
Imagine a seguinte situação: um colaborador não está satisfeito com o modo que seu líder faz a gestão, sentido falta de um apoio mais constante, de um impulso para evoluir suas ideias e ainda acha grosseiro o modo como é tratado.
Porém, o seu líder é um colaborador antigo da empresa e amigo de todos os outros gestores, não sobrando muito espaço para o profissional insatisfeito reclamar. Nesse caso, uma ouvidoria interna seria o canal ideal para que o colaborador se sentisse à vontade para fazer suas queixas, de forma anônima, inclusive, se assim desejasse.
Além de situações como essa, a ouvidoria ainda é capaz de absorver problemas de comportamento, denúncias, feedbacks, enfim, esse setor é responsável por ser um canal de defesa do colaborador.
O ouvidor tem o papel de entender os problemas dos profissionais de um negócio e direcioná-los para quem possa resolver de forma efetiva.
Por poder receber mensagens anônimas, a ouvidoria, por muitas vezes, é mais amigável ao colaborador que os outros canais de comunicação.
Por mais que a empresa seja empática e aberta a conversa, muitas vezes os colaboradores se sentem acuados de fazer reclamações sobre seus chefes, por exemplo.
Quais as vantagens da Ouvidoria Interna?
Muitas pessoas ainda relutam em falar sobre os problemas que acontecem na sua equipe e, como tal, esses problemas permanecem fora de vista da diretoria e de pessoas que poderiam resolvê-los.
Com um sistema de ouvidoria interna, as empresas podem encorajar as pessoas a revelar essas informações antes que seja tarde demais. Além disso, outras vantagens podem ser percebidas.
1. É melhor para o funcionário
O anonimato que a ouvidoria interna proporciona ajuda a diminuir o limite de inibição para denunciantes.
Geralmente, é a primeira e única vez que um funcionário precisa fazer uma denúncia ou reclamação e, claro, há muitas incertezas. Ele pode ter medo de represálias, então falar abertamente é um passo realmente corajoso a ser dado.
Dar às pessoas a opção de permanecerem anônimas ao expressar suas preocupações ajudará a construir a confiança. Diga para os seus funcionários que resolver um problema é mais importante do que identificar alguém e coloque isso em prática.
2. É melhor para a empresa
Se um colaborador tem medo de retaliações e represálias, é lógico que é menos provável que ele queira reportar alguma situação para a empresa.
Nesse caso, a empresa perde informações potencialmente cruciais e qualquer dano pode ser significativamente maior para a organização.
Ter uma ouvidoria interna anônima para os colaboradores quebra as barreiras, incentiva o maior número de pessoas a se apresentar e, portanto, oferece às empresas o maior grau de proteção contra riscos.
3. Aumenta a retenção de funcionários
Os funcionários devem sentir que têm uma plataforma adequada para compartilhar suas queixas. Do contrário, eles se sentirão desvalorizados e, portanto, nunca dedicarão ao trabalho o nível de atenção e importância que o empregador espera.
Nesse tipo de ambiente, os funcionários têm muito mais probabilidade de deixar a organização quando não têm um canal de comunicação adequado para discutir questões delicadas.
4. Diminui a ansiedade
Para funcionários que são introvertidos, o anonimato que a Ouvidoria Interna proporciona pode ser uma ferramenta inestimável.
Nesse caso, o sistema de ouvidoria interna pode fornecer aos empregadores uma fonte importante de novas ideias que, de outra forma, permaneceriam ocultas devido à hesitação de um funcionário introvertido em compartilhar e discutir abertamente os assuntos.
Quando úteis, novas ideias são implementadas e toda a organização se beneficia.
5. A ouvidoria interna aumenta o engajamento
Se os funcionários estão mais dispostos a compartilhar sobre suas necessidades e preocupações no trabalho, eles sentem que estão contribuindo para a cultura e o futuro de seu local de trabalho.
E o engajamento só existe se os funcionários estão satisfeitos. Como consequência, o engajamento aumenta a produtividade, o que novamente faz com que toda a organização se beneficie.
6. O ambiente de trabalho se torna igual para todos
Além de todos esses benefícios, a ouvidoria interna dos funcionários oferece outro grande benefício: igualdade.
Nenhum feedback será mais importante do que os outros, independentemente da função do funcionário. Isso, por si só, é suficiente para encorajar todos os funcionários a expressar honestamente suas preocupações.
Além disso, a prática cria um senso de importância. Como o feedback de todos tem o mesmo valor, as reclamações dos mais novos são tão importantes quanto as dos funcionários mais antigos.
Em outras palavras, é transparência em sua essência. Ao garantir que a voz de todos seja ouvida, a empresa aumenta o senso de união e o senso de pertencimento de cada um dos funcionários.
7. Ajuda na resolução de problemas
Como falamos, existem muitas questões que deixam os colaboradores insatisfeitos no ambiente de trabalho e que estes não sabem como e para quem reportar.
Uma ouvidoria cria um canal seguro de conversa, onde os profissionais podem discutir qualquer assunto sem retaliações.
Ao direcionar a reclamação para a pessoa certa, a ouvidoria facilita a resolução de problemas antigos.
8. Ocorre a manutenção de um ambiente saudável de trabalho
A ouvidoria se posiciona como uma amiga dos colaboradores, sendo assim, estes têm a segurança que em qualquer situação que enfrentarem na empresa não estarão sozinhos.
Essa segurança ajuda a criar um clima mais saudável dentro do negócio de forma constante.
9. Aumenta a produtividade dos colaboradores
Tendo seus problemas ouvidos e direcionados, os colaboradores conseguem trabalhar mais satisfeitos, focados nos seus objetivos e atividades, aumentando, assim, sua produtividade.
Como deve funcionar uma Ouvidoria?
A ouvidoria interna deve funcionar de uma forma que seja realmente eficiente. Ou seja, é necessário processar as informações, transformando-as em insights acionáveis.
Quando usada como orientação, o feedback anônimo que é recebido por meio da ouvidoria interna pode aumentar o engajamento dos funcionários de uma forma bastante simples: quando os funcionários souberem que sua voz está sendo ouvida, eles irão ficar felizes.
O que faz o setor de Ouvidoria?
A ouvidoria interna ajuda a mediar e articular os conflitos entre os funcionários. Sendo assim, ela é uma ótima ferramenta de comunicação dentro das empresas.
Como já vimos, o principal objetivo da criação de uma ouvidoria interna é o incentivo do diálogo entre os profissionais para conquistarem um ambiente saudável, transparente e de confiança.
Essa ferramenta também pode contribuir para o fornecimento de dados e informações que podem facilitar as tomadas de decisões estratégicas da organização.
Como implementar uma ouvidoria interna?
Agora que você já sabe o que é ouvidoria interna, o que faz o setor de ouvidoria e os seus benefícios, chegou a hora de colocar em prática.
Qual é a melhor forma de ter uma ouvidoria interna para funcionários na empresa? Você deve ter em mente uma nova era, focada na satisfação e engajamento dos colaboradores.
A ouvidoria interna deve ser utilizada para estimular o fator humano, com todos integrantes da organização — incluindo líderes. Confira boas práticas para preparar seu negócio:
Planeje estratégias
Crie um espaço seguro, permitindo que os colaboradores sintam-se confortáveis ao se expor. Forneça canais para feedback e compartilhamento de ideias incentivando a comunicação entre departamentos, como um fórum. Além disso, vale ressaltar que é vital realizar perguntas de forma regular, evitando a desmotivação.
Também é importante criar um padrão de procedimento para casos mais graves. Agir com empatia é praticar a escuta ativa é essencial em casos mais graves, onde o RH pode ser solicitado para resolver.
Episódios de racismo nas empresas, assédio moral ou outros tipos de discriminação são delicados e precisam ser tratados com seriedade, e um protocolo é fundamental para preparar a equipe para lidar com esses casos.
Mantenha as portas abertas
Considere estimular a diversidade e o respeito. Para que sua empresa seja bem-sucedida é importante garantir um ambiente com fluidez de informações, permitindo trocas honestas sobre ocorrências negativas.
A ouvidoria interna deve abrir a comunicação para que todos sintam-se bem-vindos a compartilhar suas experiências, anseios e dores profissionais e/ou pessoais.
Inspire ações
Ao criar uma cultura de trabalho saudável é possível aumentar a participação dos funcionários.
Você pode fazer isso incluindo:
- gestão de objetivos (OKR);
- pesquisas de clima;
- avaliação de desempenho;
- eNPS.
Todas essas ferramentas facilitam o dia a dia e a comunicação, mas é necessário comprometer-se e adotar abordagens especializadas para obter resultados positivos.
Use um software para implantar a ouvidoria interna na sua empresa
Se você deseja ter todos esses benefícios da ouvidoria interna na sua empresa, mas não sabe bem como começar na prática, sugerimos a utilização da plataforma da Feedz que conta com um canal de ouvidoria interna para os seus funcionários.
Quer ver como funciona na prática? Entre em contato conosco e vamos ficar muito felizes em mostrar para você uma demonstração completa.
