O recibo de entrega de documento admissional faz parte do processo burocrático que o departamento pessoal precisa lidar antes de um novo colaborador começar na empresa.
Trata-se de algo extremamente importante para que a organização não venha a sofrer complicações legais no futuro.
Mas, você sabe de que recibo estamos falando e como ele deve ser feito? Para facilitar sua vida, a seguir explicamos a você tudo sobre como fazer um recibo de entrega de documentos.
O que é um recibo de entrega de documento admissional?
O recibo de entrega de documentos atesta que a empresa devolveu ao novo colaborador os documentos que foram exigidos para o processo admissional.
Explicando um pouco melhor:
Uma vez que o recursos humanos seleciona o profissional para ocupar determinada vaga, o departamento pessoal cuida da parte burocrática para que ele possa iniciar na empresa.
Para isso, o DP pede para o futuro colaborador uma lista de documentos admissionais.
De posse dos registros, o departamento pessoal tem cinco dias para realizar os procedimentos necessários e devolver os documentos ao seu proprietário.
Atenção: a carteira de trabalho precisa ser entregue ao colaborador, devidamente assinada por um representante da empresa, em um prazo de 48 horas (§ 8º do artigo 29, da CLT).
É na hora de devolver todos os registros enviados pelo colaborador que a empresa faz um recibo de entrega de documentos admissionais.
O mesmo deve ser assinado em duas vias, sendo que uma fica com a empresa e a outra com o funcionário.
Sua assinatura atesta que o colaborador contratado recebeu os seus documentos de volta dentro do prazo previsto em lei.
Recibo de entrega de documento na era digital
Um dos desafios do departamento pessoal são os processos manuais e a adaptação à tecnologia.
Como estamos falando de uma área que lida diariamente com uma grande quantidade de registros físicos, sem a tecnologia os colaboradores do setor acabam perdendo um tempo considerável nas tarefas de rotina.
Além da perda na produtividade, existe o risco de erros ocorrerem. Afinal, estamos falando de processos manuais que são suscetíveis a falhas, concorda?
Com a tecnologia, o DP consegue ganhar tempo e ter uma atuação muito mais estratégica na empresa. Isso porque, graças a ela, as tarefas repetitivas, mas importantes, são executadas por uma ferramenta online de RH.
Hoje em dia existem soluções no mercado voltadas para desburocratizar todo o processo admissional. Na prática, elas possibilitam que tudo ocorra no ambiente online e, claro, respeitando a lei e o sigilo dos dados pessoais.
Cada ferramenta funciona de um jeito, mas para dar uma ideia a você, existem algumas que permitem que o DP solicite os documentos admissionais para o contratado por meio de um aplicativo.
A pessoa, por sua vez, pode tirar fotos ou escanear os registros e enviá-los para o departamento pessoal.
Nesse caso, a empresa nem precisa reter os documentos. Ou seja, não existe o risco de esquecer de devolvê-los (com exceção da CTPS, que precisa ser entregue fisicamente pelo colaborador).
Outro exemplo de recibo de entrega de documentos admissionais são as próprias ferramentas de gestão de processos. Elas podem emitir um alerta para lembrar ao DP de fazer o recibo, entregar os registros e coletar a assinatura do novo colaborador.
Como fazer o recibo de entrega de documento admissional?
No modelo de recibo entrega de documentos admissionais existem algumas informações que você não pode deixar de lado. São elas:
Nome
Nome completo do contratado.
Nacionalidade
Nacionalidade do contratado.
Estado civil
Estado civil do contratado.
Profissão
Profissão que o contratado exercerá na empresa.
Número do RG e do CPF
Números dos documentos RG e CPF do contratado
Endereço de residência e domicílio
Segundo os artigos 70 e 71 do Código Civil:
- “Art. 70. O domicílio da pessoa natural é o lugar onde ela estabelece a sua residência com ânimo definitivo.”
- “Art. 71. Se, porém, a pessoa natural tiver diversas residências, onde, alternadamente, viva, considerar-se-á domicílio seu qualquer delas.”
Além dessas informações, no recibo precisa constar os documentos que estão sendo entregues ao colaborador. Dê uma olhada a seguir:
Documentos necessários para admissão
Alguns dos documentos que o DP deve solicitar ao novo colaborador no processo admissional são:
- Cópia do RG;
- Cópia do CPF;
- Original e cópia da carteira de trabalho (CTPS);
- Inscrição no PIS/Pasep;
- Foto 3×4;
- Cópia do título de eleitor;
- Cópia do comprovante de endereço;
- Cópia do comprovante de escolaridade;
- Cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
- Cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
- Original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional).
A lista completa, bem como todas as questões envolvendo os documentos admissionais, você encontra no post:
Documentos para admissão: quais são, prazos e regras
Ressaltamos que quando você for preparar o modelo de recibo de entrega de documentos, deve-se atentar para elencar todos os documentos entregues pelo colaborador.
Além disso, na hora de devolver os documentos e apresentar o recibo para ser assinado, uma dica, para evitar quaisquer problemas, é repassar item por item da lista enquanto os documentos vão sendo devolvidos.
Modelo de recibo de entrega de documentos
Para que você possa ter um recibo de entrega de documentos para imprimir e entregar ao seu funcionário para assinar, elaboramos o seguinte modelo:
Eu, (nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), declaro ter recebido de (nome da pessoa física ou jurídica), inscrita no CNPJ (ou CPF) sob o nº (informar), nesta data, os seguintes documentos:
– (documento número 1);
– (documento número 2);
– (documento número 3);
– (documento …)
(município) – (UF), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome)
Bônus: Modelo de recibo de entrega de CTPS para anotações
Sempre que você precisar solicitar a Carteira de Trabalho dos seus colaboradores, também precisará de um recibo de entrega.
Esse recibo deverá ser igualmente assinado pela empresa e pelo funcionário na ocasião da devolução da CTPS. Lembrando que a organização tem 48 horas para devolvê-la.
Se precisar de um modelo, fique à vontade para copiar este 👇
(Nome do(a) empregado(a)), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), declaro para os devidos fins que, nesta data, recebi da empresa (razão social), inscrita no CNPJ sob o nº (informar), em devolução, a Carteira de Trabalho e Previdência Social nº (informar), Série (informar), após a realização de anotações.
(município) – (UF), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do(a) empregado(a))
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Concluindo: é preciso conhecer e otimizar os processos do DP
Cada processo dentro da estrutura do departamento pessoal precisa lidar com suas burocracias. Conhecê-las é essencial para quem trabalha na área, pois um simples esquecimento pode resultar em penalidades e até processos na justiça.
O lado positivo da burocracia é que, apesar de dar trabalho e ser algo exaustivo, ela existe para proteger os dois lados. Para entender, basta lembrarmos, mais uma vez, do processo admissional.
Todos os documentos que você precisa solicitar ao novo colaborador servem tanto para que sua empresa tenha as informações necessárias sobre a pessoa, como para o funcionário receber tudo a que tem direito.
Na hora de devolver ao profissional os registros admissionais que ele entregou ao DP, o recibo de entrega de documento protege a sua empresa.
O motivo é que, uma vez que tudo for devidamente devolvido e o recibo, assinado, você tem em mãos um comprovante, o qual protege sua empresa. Adicionalmente, ele atesta que a organização seguiu os procedimentos conforme a lei.
Desse modo, no caso de uma fiscalização, sua empresa não terá problemas legais relacionados aos documentos admissionais.
E já que falamos da parte burocrática, que tal agora irmos para um lado mais estratégico? Se você gostou da ideia, não deixe de ler este artigo: Indicadores de departamento pessoal: Veja os 8 principais!
