Contar com uma estrutura básica do departamento pessoal é o primeiro passo para quem deseja aumentar o potencial produtivo da sua empresa.
Nós sabemos que o DP vai além do recrutamento e seleção, e inclusive já falamos sobre as rotinas do departamento pessoal. No entanto, ainda não abordamos como a área deve ser composta.
Levando isso em consideração, neste artigo você verá o que precisa para ter um setor que realize uma boa gestão de pessoas e traga os resultados que você espera.
O que é um departamento pessoal?
O departamento pessoal é a área da empresa que cuida para que os colaboradores tenham todos os seus direitos garantidos. Para isso, ele segue as leis do Ministério do Trabalho e os acordos sindicais de cada setor de atividade.
Os profissionais de DP também olham para todo o corpo de funcionários de uma organização, desde o momento em que são admitidos até o desligamento.
É o DP que garante, por exemplo, que a compensação de pessoal e o pagamento das horas extras sejam realizados em dia e da maneira certa.
Mas sua função vai além, pois a área também se preocupa em garantir o bem-estar de todos os trabalhadores no ambiente de trabalho. Por tudo isso, estamos falando de um setor considerado como a espinha dorsal de uma organização.
Justamente por essa razão, é importante saber como estruturar a área de departamento pessoal.
Qual é a estrutura básica do departamento pessoal?
A estrutura de um departamento pessoal pode variar. Entretanto, normalmente ela é dividida em: admissão, compensação e desligamento. Entenda melhor:
Setor de admissão
Se pensarmos na estrutura organizacional de uma empresa, ela só é possível de existir porque há colaboradores que garantem que cada área realize suas tarefas, certo? Para que isso aconteça, o DP precisa encontrar esses profissionais.
Por essa razão, dentre as funções do DP está a de buscar as pessoas certas no mercado para exercerem essas atividades. Portanto, abertura da vaga de trabalho, definição do perfil e avaliação dos candidatos fazem parte das atribuições do setor de admissão.
Além do mais, considerando a estrutura básica do departamento pessoal, o setor de admissão tem também a responsabilidade de integrar os novos colaboradores. Tudo isso sem deixar de levar em consideração os critérios administrativos e jurídicos.
Não podemos esquecer ainda que, quando tratamos de recrutamento e seleção, falamos também do registro dos novos trabalhadores de acordo com as conformidades da legislação do trabalho.
👉 Aproveite e leia também: Admissão digital: Guia completo para profissionais do RH e DP
Setor de compensação
Uma vez que o colaborador esteja integrado no quadro de profissionais de uma empresa, é preciso garantir que ele receba seu salário conforme acordado.
Para isso, o setor de compensação cuida do controle de frequência de cada funcionário. Do mesmo modo, garante que o holerite esteja correto.
Isso significa certificar-se que o colaborador receberá o pagamento de salários e benefícios em dia, com os devidos descontos de taxas, impostos e contribuições.
Como essa é uma atividade crucial (afinal, estamos falando do salário dos profissionais) do departamento pessoal, é preciso ter muito cuidado para que não haja erros. Essa é a razão pela qual muitas empresas optam pelo holerite digital. Saiba mais em:
👉 Aproveite e leia também: Holerite Digital: Um guia para profissionais do Departamento Pessoal e RH
Setor de desligamento
Na estrutura básica do departamento pessoal, precisamos considerar que tudo gira em torno de cuidar de cada um dos colaboradores de uma empresa. Isso significa também garantir que a rotina de desligamento seja feita corretamente.
Para quitar um contrato de trabalho, o setor de desligamento cuida da comunicação da demissão. É também essa parte da estrutura de departamento pessoal que calcula as verbas rescisórias, conforme o tipo de desligamento realizado.
Caso haja necessidade, o setor de desligamento representa a empresa nos órgãos oficiais na homologação do contrato (como por exemplo, nos Sindicatos e na Justiça do Trabalho).
Em outros termos, o objetivo é garantir o respeito ao cumprimento das leis trabalhistas. Isso, sempre levando em consideração os direitos do colaborador.
👉 Aproveite e leia também: Offboarding: como finalizar a jornada do colaborador
Quais são as tarefas comuns do departamento pessoal?
Conforme comentamos, a estrutura básica do departamento pessoal pode variar. Essa variação ocorre devido ao tamanho da empresa, pois quanto maior ela for, mais robusto será o DP.
Apesar disso, de forma geral toda área de departamento pessoal lida com as seguintes atividades:
- Recrutamento e seleção
- Onboarding de novos funcionários
- Treinamento e desenvolvimento
- Avaliações de desempenho
- Definição de salários e vencimentos
- Folha de pagamento e benefícios
- Incentivos aos funcionários
- Controle de férias
- Entre outras.
Como deve ser a estrutura organizacional do departamento pessoal?
Isso também varia, mas para você entender bem, primeiro precisamos falar do conceito de estrutura organizacional.
Por “estrutura organizacional”, entenda que estamos tratando de um sistema utilizado para organizar os profissionais, construir organogramas empresariais e definir como os funcionários se encaixam em uma organização.
Até aqui tratamos de uma estrutura básica do departamento pessoal, mas tenha em mente que a estrutura organizacional do DP deve refletir o tamanho da organização e seus objetivos, bem como atender às suas necessidades específicas.
Existem vários tipos de estruturas que você pode adotar. A seguir elencamos as três mais comuns:
1. Estrutura organizacional funcional
Trata-se da mais comum. Basicamente, é o que já explicamos neste artigo, pois inclui as áreas funcionais de:
- Admissão
- Compensação
- Desligamento
Observe que, na estrutura organizacional funcional podemos ter um diretor de departamento pessoal e especialistas em cada um dos setores (admissão, compensação e desligamento).
Em grandes empresas é normal ter gestores para cada atividade e, posicionados abaixo deles na estrutura, aparecem os colaboradores que exercem as tarefas em questão.
2. Estrutura organizacional plana
As estruturas organizacionais planas são o oposto das funcionais. Por serem planas, significa redução nas camadas gerenciais Em termos práticos, funcionários e gerentes trabalham em igualdade de condições.
Por exemplo, um VP de departamento pessoal pode ter três ou mais subordinados diretos, cada um com uma área de especialização. Todos esses profissionais se reportam diretamente ao VP, possuem o mesmo nível e não têm subordinados diretos.
O modelo elimina a política e a burocracia no local de trabalho e distribui responsabilidades e poder de modo igual em todo o DP. Ainda, neste tipo de organograma todos os profissionais fazem parte do processo de tomada de decisão.
Essa estrutura de departamento pessoal é comumente vista em startups.
3. Estrutura organizacional matricial
Na estrutura básica de departamento pessoal que considera uma organização matricial, as relações de subordinação são configuradas como uma grade (ou matriz). Ou seja, é diferente da hierarquia tradicional.
Nas rotinas de DP, a estrutura matricial significa que diferentes equipes trabalham umas com as outras. Explicando melhor, um único gestor, ao invés de supervisionar uma única equipe, gerencia funcionários de diferentes áreas.
Por oferecer mais flexibilidade e colaboração, essa estrutura costuma ser a opção preferida para gerenciamento de projetos.
Como comentamos, além das três estruturas abordadas, existem muitas outras que você pode optar por adotar na sua empresa. Como o foco deste artigo é na estrutura básica do departamento pessoal, essas que tratamos aqui já poderão ajudar.
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