Não muito tempo atrás, era muito comum ver diversos documentos impressos espalhados em departamentos como RH, DP e jurídico. Isso mudou com a lei da assinatura digital (lei nº 14.063), que acabou com a necessidade da assinatura manual.
Dessa maneira, se antes era preciso imprimir contratos, por exemplo, com a regulamentação tudo mudou. No entanto, algumas questões ainda ficam no ar, como: “é obrigatório aceitar documento assinado digitalmente?”.
Para falar sobre essa e outras dúvidas, preparamos um guia sobre a lei da assinatura digital no Brasil. Aproveite!
O que é a Lei da assinatura digital?
A lei da assinatura digital, Lei nº 14.063, foi criada para garantir a conformidade legal das assinaturas digitais. Ela foi sancionada em 2020 e ficou popularmente conhecida como Lei da Assinatura Eletrônica.
Resumidamente, ela dispõe sobre as regras e procedimentos específicos para o uso de assinatura eletrônica. A ideia por trás dessa legislação é modernizar os velhos processos de assinaturas de documentos e contratos e, assim, acabar com a burocracia.
Aqui vale um ponto de atenção: quando falamos em assinatura digital, nos referimos a um tipo de assinatura eletrônica. Caso você tenha dúvidas sobre esse tema, recomendamos a leitura do artigo:
👉 Assinatura digital e eletrônica: diferenças e vantagens
Outra questão importante sobre a lei da assinatura digital no Brasil, é que ela especifica alguns conceitos necessários para que o processo de assinatura ocorra com segurança. Veja o que diz a lei nº 14.063:
“Art. 3º Para os fins desta Lei, considera-se:
I – autenticação: o processo eletrônico que permite a identificação eletrônica de uma pessoa natural ou jurídica;
II – assinatura eletrônica: os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Lei;
III – certificado digital: atestado eletrônico que associa os dados de validação da assinatura eletrônica a uma pessoa natural ou jurídica;
IV – certificado digital ICP-Brasil: certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), na forma da legislação vigente.”
A importância da Lei nº 14.063
A Lei nº 14.063 reconhece a validade das modalidades de assinatura eletrônica (no próximo tópico explicamos quais são elas) nas interações entre pessoas e instituições privadas com os entes públicos, bem como entre os próprios órgãos e entidades públicas.
Isso é um marco para o nosso país, porque a partir da lei da assinatura digital os documentos assinados eletronicamente passaram a ter validade jurídica.
Na verdade, embora seja a Lei nº 14.063 que traz essa validade, não podemos deixar de mencionar que os primeiros passos para isso começaram a ser dados em 2001, com a Medida Provisória nº 2.200-2.
Foi essa MP que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Conhecida pela sigla ICP-Brasil, ela estabelece um ambiente seguro para as assinaturas eletrônicas.
Além do mais, garante a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais e das aplicações de suporte.
Entendido isso, observe que os esforços para simplificar as relações entre poder público e cidadãos começaram há alguns anos.
No entanto, foi a lei da assinatura digital (Lei nº 14.063) que tornou legal o acesso desburocratizado das pessoas e empresas aos serviços públicos.
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Tipos de assinaturas reconhecidos pela Lei
Até aqui você viu que, se sua pergunta é “existe lei que reconheça a validade da assinatura digital?”, a resposta é sim, pois a lei nº 14.063 garante isso. Também comentamos que ela reconhece a validade de modalidades de assinatura eletrônica.
Quais são as assinaturas reconhecidas pela Lei? Existem três tipos, que são assinatura eletrônica simples, assinatura eletrônica avançada e assinatura eletrônica qualificada. Entenda:
Assinatura eletrônica simples
É o tipo adotado especialmente em acordos que não lidam com informações sigilosas. Ou seja, para quando há baixo risco.
Ela não requer um certificado digital e, por ser mais prática, costuma ser amplamente utilizada pelo RH, DP, financeiro e setor de vendas (como por exemplo, para assinar documentos simples, notas fiscais, contratos de prestação de serviços etc.).
Assinatura eletrônica avançada
A complexidade da assinatura eletrônica avançada é um pouco maior do que no tipo simples.
Um dos pontos é que, segundo a lei da assinatura digital (lei nº 14.063), o modelo avançado requer o uso de certificados não emitidos pela ICP-Brasil. É preciso ainda respeitar os seguintes critérios:
- Vínculo exclusivo ao signatário;
- Identificação do assinante e o seu controle;
- Detecção de edições no conteúdo do documento ou dados após o documento ter sido assinado eletronicamente.
Por conta dessa complexidade, a assinatura eletrônica avançada costuma ser adotada em processos que necessitam de mais segurança e um maior nível de sigilo.
Assinatura eletrônica qualificada
De acordo com a lei da assinatura digital (Lei nº 14.063), o tipo qualificado requer a utilização do certificado digital, conforme os termos citados pelo § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
A assinatura eletrônica qualificada é a mais segura que temos atualmente e é uma obrigatoriedade para documentos digitais que envolvem o poder público e nos atos de transferência e de registros de bens imóveis.
Note ainda que, quando falamos de assinatura eletrônica qualificada nos referimos à assinatura digital.
Como a Lei afeta as empresas e o mercado
Como a Lei nº 14.063 reconhece a validade jurídica da assinatura digital, ela afeta o mercado e as empresas de diversas maneiras.
Uma delas é no que diz respeito à redução de custos, pois com a assinatura eletrônica os custos relacionados à impressão, armazenamento físico e logística de documentos podem ser reduzidos consideravelmente (e em alguns casos, até mesmo eliminados).
Ela também dá um fim aos processos burocráticos e àquela necessidade de lidar com papelada física sem fim. Com procedimentos agilizados – como a assinatura de contratos e o envio de documentos – o ambiente de negócios torna-se mais dinâmico.
Vale pontuar que a lei da assinatura digital proporciona maior confiança nas transações eletrônicas, uma vez que ela determina os requisitos que precisam ser atendidos para a segurança e autenticidade de documentos assinados eletronicamente.
Pessoas e empresas têm, assim, uma garantia a mais na proteção de seus dados e na integridade das informações.
Somado a isso, com a lei passou a ser válida a assinatura digital para:
- Formalizar contratos e acordos comerciais;
- Firmar contratos de trabalho, acordos de confidencialidade e outros documentos empregatícios;
- Validar notas fiscais, relatórios contábeis e outros documentos importantes;
- Validar documentos, contratos e formulários governamentais, contribuindo para a conformidade regulatória;
- Atestar o consentimento ao coletar informações dos usuários.
Implementação da assinatura digital conforme a Lei
A Lei requer que a assinatura digital tenha certificado digital autenticado por criptografia. Esclarecemos que as chaves criptografadas podem ser privadas ou públicas. As primeiras são mantidas em sigilo; enquanto as públicas podem ser compartilhadas com terceiros.
Para entender, a geração da assinatura digital é feita com a chave privada, sendo que qualquer pessoa com a chave pública correspondente pode verificar o documento.
Ainda, cada chave deve estar associada a um Certificado Digital emitido por Autoridades Certificadoras (ACs) confiáveis. Para implementar a assinatura digital na sua empresa é preciso estar atento a esses pontos.
Existem ferramentas que podem ser usadas, desde que elas estejam em conformidade com as exigências da Lei nº 14.063. Isso inclui atender aos requisitos de segurança e autenticidade estabelecidos pela legislação.
É o caso da ferramenta de assinatura digital da Feedz by TOTVS, que possibilita aos usuários um rastreamento de quem assinou cada documento e quando, oferecendo maior transparência e controle.
Além do mais, documentos assinados digitalmente na plataforma possuem a mesma validade legal que uma assinatura feita à caneta em um papel.
Quer acabar com o vai e vem de papel e a burocracia, e agilizar seus processos? Então, vem conhecer o sistema de assinatura digital da Feedz by TOTVS. Preencha seus dados no formulário abaixo e ganhe uma demonstração gratuita!
