Produtividade no trabalho: como equilibrar liberdade e exigência

produtividade no trabalho

A produtividade no trabalho é um tema recorrente entre as lideranças. Mas como fomentar a produtividade sem cobrar demais e controlar a equipe? Se você acompanha o nosso blog, já deve saber que a produtividade está diretamente ligada ao engajamento e motivação dos colaboradores. Afinal, um colaborador motivado e satisfeito rende muito mais, não é?

Com tantas atividades e funções exigidas, muitas vezes o colaborador se sente confuso, o que faz com que o seu rendimento não seja adequado.

Além disso, fatores como benefícios financeiros, clima da empresa e cultura organizacional influenciam diretamente na motivação do colaborador, fazendo com que sua produtividade seja impactada.

Além da tecnologia para organizar e facilitar o trabalho do colaborador, também é importante pensar em alguns indicadores de produtividade no trabalho.

Traçar metas que sejam possíveis de serem alcançadas, celebrar as conquistas da equipe e dar feedbacks com uma frequência pré estabelecida.

Todas essas ações motivam o colaborador e reduzem os obstáculos para conseguir maior rendimento no trabalho.

Preparamos este post para você entender melhor o que é produtividade, sua importância, quais ferramentas utilizar, indicadores a serem analisados e dicas para aumentar a produtividade no trabalho da equipe. Vem com a gente!

 

O que é produtividade no trabalho?

É normal que a empresa tenha meses de alta e baixa produtividade, quase toda empresa passa por isso. A sazonalidade, a situação do mercado nacional e internacional e até fatores imprevisíveis como a pandemia influenciam no quanto os colaboradores e a própria empresa produzem.

Se formos considerar um ano como 2020, por exemplo, o mais provável é que a sua empresa tenha tido meses de instabilidade, certo? Mas, este ano não foi ruim apenas pela pouca demanda de trabalho ou clientes nas empresas, boa parte dos profissionais estavam desmotivados pela pandemia mundial que vivemos.

Isso resulta em uma baixa produtividade das equipes. Todas essas variáveis devem ser consideradas na hora de avaliar a produtividade no trabalho de um colaborador. Afinal, são de pessoas que estamos falando.

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O que os líderes precisam estar atentos é não atribuir a culpa a ninguém, mas sim encontrar soluções para a situação. É momento de analisar as possibilidades e traçar uma estratégia para mudar o cenário.

Algumas das ações são pontuais e factuais, outras podem precisar de um investimento e estudo mais profundo. Já outros aspectos podem ser estruturais e merecem atenção e medidas a longo prazo.

De modo geral, a produtividade no trabalho está atrelada ao tempo que um produto ou serviço é produzido e tempo e recursos que são investidos nesta ação. Ou seja, fazer mais em menos tempo.

Se a empresa conseguir ter um nível de produtividade dentro do esperado, irá conseguir entregar serviço ou produto dentro do prazo e reduzir custos referente a processos. Justamente por isso, a produtividade no trabalho é totalmente associada com a rentabilidade do seu negócio.

É importante saber que a produtividade no trabalho é relativa. Depende do tamanho da empresa, do número de colaboradores, da demanda destinada a cada um, entre outras. 

Leia também: 10 habilidades de um gestor inspirador!

 

Como incentivar a produtividade no trabalho?

Para fomentar a produtividade no trabalho, algumas ferramentas e ações são essenciais. Por isso, vamos te apresentar 4 dicas para melhorar o índice de desempenho da sua equipe.

 

1. Armazenamento na nuvem

Google Drive, Dropbox e OneDrive são ferramentas que permitem que arquivos da empresa sejam salvos na nuvem. Assim, cada colaborador tem acesso a todos os arquivos e documentos sem necessidade de solicitar para um colega ou gestor. Além de otimizar o tempo e produtividade do trabalho, o armazenamento online permite também a realização de atividades com a equipe toda, facilitando o trabalho em conjunto.

 

2. Gerenciadores de tarefas

Essa é a hora que os virginianos estavam esperando: a organização! Com gerenciadores de tarefas, o gestor consegue ter uma visão geral de cada atividade destinada aos colaboradores, além do próprio colaborador conseguir se organizar com as demandas organizadas.

Asana, Trello e Monday são alguns dos gerenciadores de tarefas que podem ajudar o líder nesta tarefa de organização. Com eles, é possível organizar as atividades por lista de afazeres diários. É legal que esses gerenciadores permitem priorizar as atividades urgentes, por exemplo.

 

3. Realize reuniões periódicas

As reuniões são fundamentais para acompanhar o andamento das atividades e também para sentir como estão os colaboradores naquela semana.

Além dos gerenciadores de tarefas para acompanhar as atividades, as reuniões permitem com que se possa ter ideias junto com a equipe para solucionar algum problema.

É o momento de orientar a equipe, repassar alguma recomendação e se informar sobre o que está acontecendo com os colaboradores. 

A reunião de sprint semanal é essencial para alinhar as expectativas da semana e organizá-la. Delegar as demandas e ouvir as ideias de cada um. Mas, como já dito, é necessário fazer acompanhamento diário.

Por isso, as dailies existem. São reuniões curtas para saber o que cada um fez no dia anterior e priorizar as demandas do outro o dia e caso necessário realocar atividades. Isso é ainda mais importante quando o time ou parte dele trabalha em home office.

 

4. Forneça feedbacks constantes

Assim como reuniões são extremamente importantes para entender mais o colaborador e orientá-lo, os feedbacks também são essenciais para aumentar a produtividade no trabalho. Se possível, não passe mais que um mês sem oferecer um retorno sobre o trabalho de cada colaborador.

Lembre-se: feedbacks não são apenas críticas, não é o momento de colocar tudo o que deve ser melhorado, é uma reunião mais íntima com os pontos positivos e negativos daquele trimestre e como podem ser melhorados os pontos negativos.

Não deixe de motivar o colaborador, ressalte os bons pontos e como eles foram essenciais para a equipe.

Além deste momento dos feedbacks, é importante que o líder tenha uma agenda de one-on-one mensal. Estas reuniões são justamente para deixar aberto ao colaborador trazer questionamentos, aflições e satisfações.

Quando esses pontos são levantados e discutidos com o colaborador regularmente, o risco de algum comportamento ou até desempenho ruim se prolongar diminui.

Vale ressaltar que é o momento em que o colaborador pode pontuar o que está incomodando ou se ele está feliz e motivado no trabalho. Pratique a escuta ativa e a empatia! 😉 

Como medir a produtividade no trabalho dos colaboradores?

Os indicadores são ferramentas essenciais na hora de analisar como está o processo de produção. Conheça alguns para analisar nas equipes:

 

Produção por hora

Com esse indicador o líder consegue medir quanto tempo o colaborador leva em cada atividade. Muitas vezes a demanda parece rápida, mas na prática é bem diferente. Com esse acompanhamento por hora o gestor fica ciente da prioridade que cada atividade demanda e consegue organizar a semana para um dia com menos demandas, por exemplo. 

Desta maneira, o líder consegue elaborar estratégias mais eficientes para cada atividade. Mas cuidado para não microgerenciar a sua equipe. Isso pode tirar a liberdade dos colaboradores e reduzir a criatividade que é importante para sempre melhorar os processos.

 

Estabeleça metas

Definir metas para equipe, conhecendo a realidade de cada um e da empresa é essencial para o desempenho não só da empresa como para aumentar a produtividade dos colaboradores.

As metas são os desafios que a equipe precisa superar e devem incluir não apenas os resultados a serem conquistados, mas também o prazo limite para isso.

O legal de pensar em metas é também pensar em planos individuais. OKRs são ótimas para pensar em metas para cada colaborador individualmente. Mas claro, metas mensuráveis e realistas.

OKR é uma metodologia de definição de metas simples para alinhar o engajamento de metas simples. Normalmente são definidas para o trimestre, mas o ideal é que toda semana tenha uma reunião para atualizar as metas e insights do que fazer para alcançá-las. 

Com metas bem detalhadas, é mais fácil para o líder orientar a equipe, motivá-la e promover seu engajamento, além de acompanhar e avaliar sua produtividade.

 

Relatórios de produtividade

Após estabelecer metas e acompanhá-las no processo, é hora de criar relatórios individuais de desempenho e performance. A partir disso, é mais fácil analisar se algum colaborador ficou abaixo do esperado e assim investigar quais são os motivos.

Pode ser falta de motivação, algum tipo de discriminação, instasfação com cargo, salário, falta de entendimento com os colegas, entre outros. 

Certifique-se que o colaborador tem bons equipamentos para trabalhar se não está com muita demanda, se for o caso, contratar mais uma pessoa. Além de outros motivos como uma cultura organizacional que não está bem definida. 

Esses relatórios de atividades e produtividade servem para analisar a estrutura dos processos. O que pode ser melhorado como o gestor pode contribuir para a fluidez do trabalho.

É um bom momento para entender se ele está com problemas de infraestrutura, com algum colega ou até mesmo com a liderança. Além dos feedbacks para entender como está sendo a rotina deste colaborador. 

E aí, como você acredita que deve ser medida a produtividade no trabalho dos seus liderados? Uma empresa motivada e engajada rende mais!

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