Como fazer gerenciamento de rotina de trabalho do jeito certo?

O gerenciamento de rotina de trabalho √© uma √≥tima ferramenta para a otimiza√ß√£o de tempo e agilidade em tarefas do dia a dia. Descubra como fazer ūüĎá
Colaboradora fazendo o melhor gerenciamento de rotina de trabalho

A otimização de tempo e agilidade em tarefas do dia a dia, é o desejo de toda equipe autogerenciável. E esse tipo de organização, utiliza como principal ferramenta o gerenciamento de rotina de trabalho. Existem formas de fazer esse controle de forma correta e eficiente.

Neste artigo, vamos explicar as melhores formas e ferramentas para fazer esse controle e gerenciamento de tarefas di√°rias.

 

O que é gerenciamento de rotina de trabalho?

O gerenciamento de rotina de trabalho √© uma forma e metodologia de organizar demandas, conforme as habilidades, fun√ß√Ķes e interesses de cada colaborador.¬†

Cada √°rea e fun√ß√£o possui uma rotina diferente, atribui√ß√Ķes, responsabilidades e objetivos gerais para que o funcion√°rio saiba qual o caminho correto e mais vantajoso a se trilhar.

E o gerenciamento da rotina de trabalho visa dar a estrutura, tempo e escopo de trabalho que se encaixe melhor na função de cada um.

Dessa forma, é possível proporcionar recursos, metas e prazos para que o colaborador possa desempenhar a função da melhor forma. Além de corrigir problemas nos processos e metodologias. 

 

Os 4 D’s do gerenciamento de trabalho

Com o prop√≥sito de ajudar a tomar decis√Ķes mais √°geis e com base em prioridades de atividade, os 4 D‚Äôs do gerenciamento de trabalho, surgem como ferramenta para auxiliar a equipe na organiza√ß√£o geral de tarefas. S√£o eles:

 

  • DROP (livrar-se)

O ‚ÄėD‚Äô de ‚Äėdrop‚Äô diz respeito a livrar-se de tarefas desnecess√°rias na sua pauta e na pauta da equipe. Atividades que, por exemplo, n√£o trazem benef√≠cios diretos para o time, ou que n√£o tenham a ver com as metas gerais da empresa, n√£o s√£o necess√°rias e podem ser exclu√≠das.

 

  • DELEGATE (delegar)

Aquela pessoa é a mais adequada para realizar tal atividade? Se não for, é importante delegar a tarefa para outra. Quanto mais rápida essa passagem de bastão acontecer, mais rápido o período de adaptação e de execução.

 

  • DELAY (adiar)

√Č imprescind√≠vel que tal atividade seja feita nesse momento? Se sim, n√£o adie‚Ķ mas se a resposta for n√£o, √© melhor deix√°-la para depois ou em backlog.¬†

Para tomar essa decisão é importante colocar na balança e se questionar: ela é uma tarefa fácil de ser executada? Traz resultados imediatos? Dependendo da resposta, a atividade pode ou não ser adiada.

 

  • DO (fazer)

Finalmente, botar a mão na massa sem adiar. Se a task é urgente, você consegue executá-la e não há nada impedindo, chegou o momento da execução. Certifique-se de ter os recursos necessários e caso precise de auxílio, ter para quem recorrer.

 

Como o gerenciamento correto da rotina de trabalho pode ajudar?

1. Padronização de processos

A partir do escopo de trabalho de cada colaborador, é possível elaborar processos e formas de documentação do serviço. Assm, a esteira de trabalho fica mais clara, padronizada e mas fácil de ser moldado caso necessário.

 

2. Priorização de tarefas

Com metas bem definidas a atividades tamb√©m, a prioriza√ß√£o das tarefas se torna mais f√°cil. Existe uma matriz chamada Matriz de custo e benef√≠cio ou de urg√™ncia e import√Ęncia, que possui dois eixos, um vertical e um horizontal.

O eixo vertical diz respeito ao custo, esfor√ßo ou urg√™ncia e o horizontal ao benef√≠cio, retorno ou import√Ęncia.
Para a priorização das tarefas, basta colocá-las dentro dessa matriz e identificar em qual dos quatro quadrantes a tarefa está.

 

3. Delegação de tarefas

Passar tarefas para colaboradores com a pauta mais tranquila e que tenham interesse na demanda, torna-se mais fácil e ágil com o gerenciamento da rotina de trabalho. A responsabilidade de cada um sobre as atividades do grupo todo são melhor distribuídas e facilitam a análise de produtividade no final.

 

4. Mensuração de resultados

Com as atividades mapeadas e distribu√≠das dentro da matriz de esfor√ßo X resultado, analisar o retorno de cada atividade torna-se constante e impacta diretamente em futuras organiza√ß√Ķes de time.

 

Metodologias para gerenciamento de rotina

Existem algumas metodologias que auxiliam e embasam um melhor gerenciamento de tarefas e rotinas. Uma delas é a Metodologia Agile.

Dentro do guarda-chuva dessa metodologia, existem frameworks (estruturas de trabalho) como o KanBan e o Srum.

 

Metodologia Agile

A metodologia Agile é uma forma de trabalho em que é dado maior agilidade para processos, atividades e formas de se fazer produto.

Ela surgiu no universo de desenvolvimento de software, e hoje, com a sua popularização, passou a ser usada em diferentes áreas. 

O seu principal foco √© atender as necessidades do usu√°rio final de forma r√°pida. Ent√£o ela utiliza de fases de trabalho curtas e din√Ęmicas, que em sua maioria s√£o flex√≠veis e f√°ceis de mudar caso seja necess√°rio.

Para estruturar esse modelo de trabalho são utilizadas dois tipos de organização que podem ser aplicados de forma conjunta.

 

Scrum

O Scrum também é um framework em que é possível dividir e priorizar tarefas com base na urgência e nível de dificuldade de aplicação.

Ele pode ser adaptado a realidade das equipes que o desejam aplicar, e exige que tenha um mediador (Scrum master) para a aplicabilidade da estrutura em todas as inst√Ęncias da equipe.

Há algumas metodologias de Scrum que fazem uso da matriz de esforço X resultado, como forma de priorização de atividades. Assim, fica mais fácil inserir ou retirar atividades das sprints.

 

KanBan

A estrutura de trabalho Kanban baseia-se em um quadro em que as atividades são dividas de acordo com a etapa de desenvolvimento elas estão. O mais comum é elas se organizarem em: Backlog > To do > Doing > Done.

O Kanban board, que é o nome da estrutura separada por cards, pode ser customizável conforme as necessidades de cada equipe. Dentro desse board separam-se as atividades também por ordem de prioridade.

 

Quais as ferramentas mais indicadas?

Trello ou Asana – gerenciamento e modelo kanban de tarefas

Essas duas plataformas ficaram muito conhecidas por disponibilizarem um ambiente em que é possível trabalhar no modelo Kanban, em grupo e na mesma visão de quem cuida da pauta ou da metodologia Scrum.

Com qualquer uma dessas duas, também é possível fazer o gerenciamento de tempo por atividade, integrando a um outro sistema de timesheet.

 

Toggl – gerenciamento de tempo por atividade

O Toggl é um desses sistemas de gerenciamento de tempo por atividade, com ele, os integrantes do time conseguem dar play e pause nas atividades em que estão trabalhando. Existem equipes que exigem esse tipo de funcionalidade para metrificar o desempenho e esforço da equipe em cada atividade.

Assim, é possível fazer a distribuição de tarefas, com base na capacidade de produção de cada um. 

 

Pontomais – gerenciamento de horas di√°rias trabalhadas

Com o sistema de controle de ponto da Pontomais é possível ter uma visão geral das horas diárias trabalhadas por cada colaborador. Dessa forma, as jornadas de trabalho podem ser melhor divididas e estruturadas conforme o acordo coletivo e as necessidades de cada colaborador. 

A partir da extração dos relatórios gerenciais os responsáveis pela equipe, ou RH, conseguem entender quem está fazendo horas extras em excesso ou quem está devendo uma quantidade maior de horas.

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