Feedback estruturado: O que é e como montar um?

Dar um feedback que renda bons frutos exige técnica e metodologia. Veja como montar um feedback estruturado!

Resumo

  • Diferenças do feedback estruturado para os demais tipos de feedbacks
  • Exemplos de feedback estruturado
  • Passo a passo para criar um feedback estruturado

A questão de como fazer um feedback é muito importante, pois essa ação pode motivar o crescimento dos funcionários. Aliás, não é à toa que muitas empresas bem-sucedidas investem em ações nesse sentido. 

Apesar disso, há ainda muitos departamentos de RH e líderes com dificuldades em serem efetivos no processo. Para isso, existe o feedback estruturado.

Basicamente, ele traz mais ordem à atividade e, assim, ajuda colaboradores a terem uma melhor compreensão sobre o que estão fazendo bem, em quais pontos podem melhorar e como atingir suas metas. Entenda melhor a seguir:

 

O que é um feedback estruturado e qual a sua importância?

O feedback estruturado é uma comunicação sistemática entre um líder e seu liderado. Significa dizer que se trata de uma atividade muito bem planejada. Ou, como o nome sugere, uma atividade que se baseia em uma estrutura.

Assim, perceba que o feedback estruturado ajuda RH, gestores e líderes a:

  • Definir expectativas;
  • Estabelecer metas e objetivos;
  • Escolher os critérios corretos para a avaliação;
  • Analisar com cuidado o que dar de retorno ao colaborador (lembrando que o que é dito pode impactar positivamente ou negativamente no desempenho do profissional).

 

Qual é a intenção de um feedback bem estruturado?

O feedback estruturado no processo de avaliação de um colaborador é usado principalmente para identificar e detectar pontos de melhorias. O objetivo final é ajudar no desenvolvimento do profissional, reforçar os acertos e alinhar expectativas.

Além disso, um feedback estruturado busca entender como está o ambiente de trabalho, como gerar conflitos e se há algo que a empresa pode fazer para ajudar o profissional a se desenvolver.

3 benefícios de adotar uma abordagem de feedback estruturado

Todas as técnicas de feedback trazem benefícios à empresa e seus empregados. Quando tratamos de feedback estruturado, suas vantagens incluem:

1. Redução de turnover

O feedback individual, entre um líder e seu liderado, quando feito de maneira estruturada, alinha expectativas e deixa claro ao colaborador o que se espera dele. Por consequência, coloca todos na mesma página. 

É também uma maneira de mostrar aos funcionários que a empresa se preocupa e está atenta ao desenvolvimento de seus talentos. Desse modo, funcionários tornam-se mais motivados e com vontade de permanecer na empresa.

Afinal de contas, quem é que não gosta de trabalhar em um local que apoia o crescimento e que nitidamente se preocupa com o ambiente de trabalho?

2. Desempenho e Produtividade

Os resultados do feedback dão insights sobre as causas de baixo desempenho e/ou produtividade. Por exemplo, se há um alto índice de turnover, muito provavelmente isso está sobrecarregando outras pessoas do time. 

Essa avaliação possibilita ao RH descobrir os motivos da rotatividade. Além disso, mostra aos funcionários que a empresa se preocupa com a opinião deles, aumentando, dessa maneira, o sentimento de valorização.

E a conta, você já sabe: um quadro de talentos valorizado, somado a uma empresa interessada nos seus profissionais, resulta em melhora no desempenho e na produtividade.

3. Entendimento do ambiente de trabalho

A dinâmica entre um líder e seus liderados pode não parecer assim tão clara. O problema é que, em muitos casos, profissionais deixam a empresa por causa da relação com seus gestores

Em outros casos, é o ambiente de trabalho que pode estar trazendo problemas de alto turnover, baixa produtividade, aumento de custos, entre outros. Um feedback estruturado revela problemas que causam estresse e atritos entre funcionários

Do mesmo modo, essa avaliação é uma boa maneira de conhecer melhor os gestores e saber aqueles que causam mais problemas e os que tratam melhor os liderados. A partir daí, o RH pode trabalhar em ações com a alta liderança também.

👉 4 exemplos de feedback para o chefe [Com dicas para se preparar]
👉 Cultura de feedback: o que é e como implementar na sua empresa?

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Como o feedback estruturado difere de outros tipos de feedback

Além do feedback estruturado, existem outros tipos de feedback, como o feedback não estruturado.

O primeiro pode ser realizado em avaliações de desempenho, pesquisa de satisfação com os funcionários e reuniões one on one. O feedback não estruturado, por sua vez, é mais informal.

Explicando melhor, não existe um processo (ou estrutura) a ser seguido, ao contrário do estruturado. É o que ocorre quando um líder e seu liderado têm uma conversa sem um planejamento de tempo e conteúdo. Por exemplo:

  • Quando o gestor para na mesa do colaborador para elogiar por algum projeto;
  • Uma conversa de corredor;
  • Um agradecimento na hora do cafezinho, etc.

 

Outros tipos de feedback são: 

 

Aqui não vamos nos alongar explicando detalhadamente cada tipo de feedback. Mas para não deixar você na mão, temos um artigo bem completo que poderá ajudar:

👉 17 tipos de feedback e como usá-los
👉 O papel do feedback na retenção de talentos de TI

 

Como fazer um feedback estruturado em 5 etapas

Uma coisa é certa: nós não melhoramos sem estrutura. A estrutura contribui muito para uma mudança comportamental bem-sucedida, quer você esteja tentando mudar seu próprio comportamento ou o de sua equipe. 

Ao pedir ou fornecer feedback, a estrutura pode tornar o processo uma experiência positiva para ambas as partes.

Pensando em como montar um feedback, essas 5 dicas vão ajudar você:

 Etapa 1: Escolha um local e horário apropriado

  • Não guarde o que você tem para dizer. Dê o feedback o mais rápido possível (dentro de 24 horas de um evento específico, se você puder).
  • Considere a hora certa. É importante escolher um horário em que você e a pessoa são capazes de se preparar e se concentrar na conversa.
  • Reserve tempo suficiente para não ter pressa.
  • Nunca dê feedback “negativo” em público.
  • Não dê feedback se estiver com raiva, chateado ou estressado porque o feedback dado na hora errada muitas vezes faz mais mal do que bem. O feedback deve ser fornecido o mais rápido possível depois que esses sentimentos passarem.
  • Uma palavra de cautela: alguns funcionários e gerentes optam por ter discussões de desempenho fora do local de trabalho (por exemplo: tomando um café ou no almoço). Embora isso crie uma discussão privada e descontraída, é um pouco menos formal. Se sua discussão for potencialmente difícil, você pode querer outro ambiente, como um escritório ou sala de reuniões.

 Etapa 2: Dê feedback cara a cara sempre que puder

  • As conversas de feedback cara a cara, mesmo que por videochamada, são “bidirecionais” (em vez de feedback pelo e-mail, por meio de outra pessoa ou por telefone). Isso dá a ambas as pessoas mais chance de entender exatamente o que o outro está dizendo.
  • Esteja ciente de sua linguagem corporal. Sorria quando for apropriado e ouça girando seu corpo em direção à outra pessoa e acenando com a cabeça para mostrar quando você entende suas palavras.
  • Se você não puder dar feedback pessoalmente, escolha suas palavras com muito cuidado para reduzir a chance de que seja incompreendido.
  • Se você estiver passando feedback de uma pessoa para outra (ou seja: do seu gerente para um colega), certifique-se que você tem informações suficientes para que seja um feedback preciso,

 

Guia prático para estruturar um programa de feedback

 

Etapa 3: Esteja preparado

  • Pergunte a si mesmo o que deseja alcançar com a conversa? Você quer agradecer a outra pessoa ou fazer com que ela mude de alguma forma?
  • Planeje o que você quer falar e o que vai dizer:

» Seja específico e use exemplos.

» Desenvolva perguntas para buscar os pontos de vista e ideias da outra pessoa e incentive uma discussão bidirecional. Por exemplo: O que poderíamos ter feito de forma diferente?

» Se você está buscando mudança ou melhoria, esclareça exatamente o que você deseja.

  • Tenha a mente aberta. Você deve estar preparado para que novas informações cheguem a sua atenção enquanto você discute seu feedback com a outra pessoa.
  • Como a outra pessoa prefere receber feedback? Planeje e ajuste sua abordagem de acordo. Por exemplo:

» Encontre um lugar mais privado se estiver agradecendo a alguém que se sente desconfortável em receber muita atenção.

» Mantenha sua comunicação muito focada se você sabe que a outra pessoa prefere ser direta.

» Pergunte sobre o fim de semana/viagem/família antes de começar o feedback se você souber que isso ajudará a outra pessoa a se sentir mais confortável.

 Etapa 4: Durante o feedback

  • Em primeiro lugar, confirme com a outra pessoa se é a hora e o local adequado.
  • Comece a conversa descrevendo o histórico/situação/problema e diga o objetivo da conversa. Por exemplo:

» “Hoje é sua avaliação de desempenho de seis meses e eu realmente gostaria de agradecer a sua contribuição na equipe e dar um feedback sobre uma área que acho que você poderia melhorar”.

OU

» “Eu pedi que você se encontrasse comigo por causa do incidente que aconteceu ontem. Eu gostaria que você me ajudasse a entender o que aconteceu do seu ponto de vista e, em seguida, gostaria que conversássemos sobre como podemos impedir que isso aconteça de novo”.

  • Ao falar sobre comportamento, descreva o comportamento e seu impacto em vez de usar linguagem que ataque a outra pessoa. Isso o ajudará a evitar que a discussão seja levada para o pessoal. Por exemplo:

» Em vez de dizer: “Você está sendo muito rude comigo”.

» Diga: “Quando você revira os olhos enquanto eu estou falando, me faz sentir que você não respeita o que estou dizendo”.

  • Lembre-se da sua estrutura: seja específico e dê exemplos.
  • Decidam juntos que ação vocês dois realizarão após a reunião.
  • Tire um tempo: Se a conversa começar a ficar emocional ou algum de vocês precisarem de tempo para ‘digerir’ o que está sendo dito, organize uma pausa e remarque a reunião para um outro horário.
  • Verifique se a outra pessoa entendeu o que você disse.
  • Pense sobre a confidencialidade: quem precisa saber sobre o feedback? Você está copiando muitas pessoas em um e-mail que contém feedback?

 Etapa 5: Acompanhando o feedback 

  • Se a conversa foi uma sessão agendada de desempenho e desenvolvimento, registre o que foi discutido.
  • Em outras circunstâncias, se for apropriado, grave sua conversa (incluindo qualquer ação que vocês tenham se comprometido) em um e-mail e forneça uma cópia para a outra pessoa.
  • Circunstâncias apropriadas para fazer isso podem incluir: uma discussão desafiadora, uma ocorrência séria ou um tópico que foi complicado e vocês precisam de algo para lembrá-los no futuro.
  • Lembre-se de que a outra pessoa pode precisar de um pouco de tempo para refletir sobre o que foi dito em seu feedback.
  • Certifique-se de seguir todas as ações com as quais você se comprometeu e, se isso não for possível, diga para a outra pessoa imediatamente.

 

Exemplos de feedback estruturado

Exemplos de feedback estruturado incluem:

 

Para ajudar você a entender na prática, veja 3 exemplos de como dar um feedback:

Situação 1: Um funcionário que não atingiu as metas do mês

“Fulano, analisando os seus indicadores deste mês, percebi que as metas não foram atingidas. Existe algo em que posso ajudar? Tem algum obstáculo que, na sua opinião, o impediu de obter os resultados esperados?”

Situação 2: Um funcionário que contribui nas reuniões

“Fulano, quero agradecer pelas contribuições que você tem dado nas nossas últimas reuniões. Isso é essencial para que consigamos avançar mais rápido. Muito obrigado!”

Situação 3: Um funcionário que se mostra desmotivado

“Fulano, percebi, pela avaliação de desempenho, que você não está contente com algumas coisas aqui na empresa. Gostaria de ouvir a sua opinião e ajudar a mudar a situação, pois você é muito importante para o time.”

👉20 exemplos de feedback escrito para engajar os colaboradores!

Por que utilizar um sistema de feedback estruturado

Um software que fornece um sistema de feedback estruturado faz com que líderes e gestores tenham um padrão na hora de dar um retorno aos seus colaboradores. Também ajuda a criar a cultura do feedback, que é essencial para ambientes de trabalho felizes. 

Ou seja, quando estruturado, o feedback orienta ações e mostra a todos o caminho a seguir para atingir o sucesso. Um sistema é capaz de tornar esse processo ainda mais assertivo e otimizado. 

Para você entender, o software de gestão de desempenho da Feedz ajuda equipes a se comunicar melhor e a fornecer feedbacks de maneira mais eficiente. Em um só lugar, temos:

  • uma plataforma privada para envio e recebimento de feedbacks;
  • diversos modelos de feedbacks disponíveis para ajudar na hora do envio;
  • um espaço para registrar os feedbacks e acessar sempre que precisar;
  • uma plataforma para o RH entender como está o clima da empresa e dos times;
  • um aliado para uma cultura de feedbacks contínuos e aprendizagem organizacional.

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