Check in OKR: o que é e como conduzir uma boa reunião?

Embora definir seus objetivos e resultados principais (OKRs) possa parecer uma tarefa desafiadora por si só, o valor real dos OKRs vem por meio dos check ins (check in OKR) regulares. 

Com as reuniões de check in do OKR, você começa a ver como o trabalho diário afeta seus resultados-chave ou, mais precisamente, como afeta sua confiança de que será possível entregar esses resultados-chave.

Mas, como conduzir essas reuniões do check in? Nesse artigo veremos as principais dicas para conduzir reuniões check in, além de exemplos para ficar mais claro! 

Primeiramente, vamos ver a definição de check in do OKR e em qual frequência ela pode ser feita.

 

O que é check in OKR e quando fazer?

O check in OKR é uma cerimônia curta para verificar os resultados do OKR, que os times devem realizar frequentemente.

O objetivo do check in não é engessar a gestão de resultados, nem adicionar mais reuniões às agendas, o que é a preocupação de muitos líderes, mas garantir que os times atuem de fato na direção dos objetivos e resultados projetados. 

Por isso, a dinâmica do check é fundamental para para o alinhamento no time.

No caso dos OKRS estratégicos (organização), o check in deve ser feito mensalmente, pois os OKRs são definidos anualmente.

Porém, como os OKRs das equipes são definidos em ciclos trimestrais, precisamos de um acompanhamento mais constante e é mais comum que os check ins sejam feitos semanalmente ou no máximo quinzenalmente.

Como é necessário ter disciplina, o ideal é que as equipes definam um mesmo dia da semana e hora para que o rito ocorra de forma recorrente.

Domine a metodologia OKR

Abaixo, temos algumas dicas para conduzir o check in OKR e tornar a equipe mais produtiva.

 

8 dicas para conduzir uma boa reunião de check in

reunião de checkin okr remota

 

1) Foco no OKR

A reunião de check in tem como único objetivo atualizar o resultado do OKR. É uma reunião bem simples e de curta duração.

Um ponto importante é que o time deve vir preparado para o check in, com as informações sobre os resultados bem alinhadas e com clareza do que foi feito até ali.

É comum reuniões de check in demorarem muito tempo, porque as equipes não vão preparadas para o rito e se perdem procurando as informações no momento do check in, ou falando sobre outros assuntos. 

 

2) Disciplina é tudo

É comum, principalmente no início, que o check in não ocorra com a frequência correta. Portanto, deve haver uma cobrança para que ele aconteça.

Como se trata de ter disciplina, o ideal é que a equipe defina um mesmo dia da semana  para que o rito ocorra de forma recorrente

Por exemplo, uma equipe comercial, que faz o check in semanalmente, realiza o rito todas  às sextas-feiras às 17h.

Isso ajuda a engatar o ritmo e estabelecer o ritual. Assim, com o passar do tempo, as equipes percebem que essa disciplina com o check in OKR é que vai garantir a execução e o sucesso dos resultados.

 

3) Envolva todo o time ou a maior parte dele

Como o OKR é uma metodologia colaborativa, é importante que todo o time participe dos check ins e seja instigado a encontrar caminhos para atingir o melhor resultado possível.

Se a sua equipe é muito grande e parar todo mundo para o rito do check in for totalmente inviável por implicar em parar toda a operação, por exemplo, estabeleça uma rotina de fazer isso com parte da equipe em semanas alternadas.

Nesse sentido, é possível pedir para que os colaboradores que participaram em uma semana, compartilhem a discussão com os que não puderam participar.

Dessa forma você consegue envolver todos no OKR e ainda faz com que a própria equipe promova a cultura de resultados no seu time.

 

4) O check in não deve depender do líder do time

Se você, líder, se ausentar por algum motivo ou sair de férias, o que acontece com o OKR da equipe e com o Check in?

Já vimos inúmeros casos em que nessa situação, o check in não ocorreu. Empodere alguém do seu time ou toda a sua equipe para que o rito aconteça, independente da sua presença. O OKR é da equipe e do negócio, não do líder.

 

5) Não houve evolução no resultado. Preciso fazer check in?

O ideal é que seja feito mesmo assim, pois isso também promove a  transparência e alinhamento.

Se você usa uma ferramenta para gestão dos OKRs, por exemplo, e essa for a situação, quando você não a descreve na ferramenta, a única coisa que fica visível é que o check in não foi feito.

Isso pode refletir uma indisciplina com o rito, ou que o time não está trabalhando focado no OKR. Se não houve resultado na última semana, faça o check in da mesma forma, explicando rapidamente o que houve e quais serão as ações para reverter esse cenário nos próximos dias.

 

6) O aculturamento no OKR leva tempo

Um motivo a mais para você incentivar e cobrar check in de OKR em dia!

 

7) Tenha um ritual de acompanhamento que envolva todos os times

Na Feedz, por exemplo, cada líder com a sua equipe, faz o check in no dia definido e que funciona melhor para cada um.

Porém, toda segunda-feira, temos um ritual onde cada líder apresenta o OKR do seu time e fala sobre os resultados, as dificuldades, o que foi previsto e o que foi realizado na semana anterior e quais são as ações que estão no radar para a próxima semana.

Isso torna a nossa cultura de resultados viva, promove um alinhamento geral dos rumos da empresa e reforça um de nossos valores, de que somos todos importantes. Fica claro para todos que o foco em resultados é parte da nossa cultura.

 

8) Exemplo de um check in de marketing

Imagine um time de marketing com o seguinte OKR:

🎯 Objetivo: Lotar o Funil de Vendas

🔑 Resultado-chave 1: gerar 3 mil leads qualificados

🔑 Resultado-chave 2: capturar 1.500 prospects através das Landing Pages

🔑 Resultado-chave 3: conquistar 300 MQLs através do site institucional

 

Temos então o objetivo: Lotar o funil de vendas. Agora, vamos fazer o check in do resultado chave 1: Gerar 3 mil leads qualificados:

  • Qual o resultado buscado? Gerar 3 mil leads qualificados.
  • Como eu deveria estar hoje em relação ao resultado? Seria ideal que tivéssemos gerado 1000 leads qualificados até o momento.
  • O que foi feito até o momento e quais os resultados obtidos? Fizemos X campanhas e lançamos 1 conteúdo rico, o que gerou mais tráfego e aumentou a quantidade de leads gerados em X%
  • Quais foram as principais dificuldades encontradas? Devido a outras demandas que surgiram, tivemos dificuldade em focar nesse KR.
  • O que faremos durante essa semana e qual o resultado esperado? Temos programado 2 postagens no blog que devem impactar na geração de leads.

 

 

Use uma ferramenta para fazer a gestão de OKRs

Usar uma ferramenta torna a gestão dos OKRs mais eficaz e transparente. Possibilitando inclusive, enxergar o processo de desdobramento, as dependências que existem entre times e toda a conexão que existe entre as áreas.

Também torna visual quando o check in não está acontecendo.

Sua empresa já usa uma ferramenta para gestão dos OKRs?

CEO e Co-founder na Feedz. Trabalha com TI desde 2006 e, nos últimos anos, concentrou os esforços para criar produtos e liderar equipes para entender seus propósitos e criar uma versão melhor de si mesmas.
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