A produtividade no trabalho é um tema recorrente entre as lideranças. Mas como fomentar a produtividade sem cobrar demais e controlar a equipe? Se você acompanha o nosso blog, já deve saber que a produtividade está diretamente ligada ao engajamento e motivação dos colaboradores. Afinal, um colaborador motivado e satisfeito rende muito mais.
Preparamos este post para você entender melhor o que é produtividade, sua importância, quais ferramentas utilizar, indicadores a serem analisados e dicas para aumentar a produtividade no trabalho da equipe. Vem com a gente!
O que é produtividade no trabalho?
De modo geral, a produtividade no trabalho está atrelada ao tempo que um produto ou serviço é produzido e tempo e recursos que são investidos nesta ação. Ou seja, fazer mais em menos tempo.
Se a empresa conseguir ter um nível de produtividade dentro do esperado, irá conseguir entregar serviço ou produto dentro do prazo e reduzir custos referente a processos. Justamente por isso, a produtividade no trabalho é totalmente associada com a rentabilidade do seu negócio.
É importante saber que a produtividade no trabalho é relativa. Depende do tamanho da empresa, do número de colaboradores, da demanda destinada a cada um, entre outras.
No entanto, é normal que a empresa tenha meses de alta e baixa produtividade, quase toda empresa passa por isso. A sazonalidade, a situação do mercado nacional e internacional e até fatores imprevisíveis como a pandemia influenciam no quanto os colaboradores e a própria empresa produzem.
Todas essas variáveis devem ser consideradas na hora de avaliar a produtividade no trabalho de um colaborador. Afinal, são de pessoas que estamos falando.
O que os líderes precisam estar atentos é não atribuir a culpa a ninguém, mas sim encontrar soluções para a situação. É momento de analisar as possibilidades e traçar uma estratégia para mudar o cenário.
Algumas das ações são pontuais e factuais, outras podem precisar de um investimento e estudo mais profundo. Já outros aspectos podem ser estruturais e merecem atenção e medidas a longo prazo.
👉 Leia também: Ergonomia na Indústria: Como ela melhora a produtividade?
O que é produtividade tóxica?
A produtividade tóxica é essencialmente o desejo de ser produtivo o tempo todo, em detrimento de todas as outras atividades. Em sua essência, a produtividade tóxica é simplesmente um novo termo para ‘workaholic’.
A necessidade de ser constantemente visto como ocupado e a produtividade tóxica apenas mascaram o estresse e a ansiedade. Isso pode eventualmente levar ao burnout.
Como ser mais produtivo no trabalho?
As 10 dicas a seguir oferecem maneiras de aumentar sua produtividade no trabalho.
- Concentre-se primeiro nas tarefas mais importantes
- Use a Matriz de Eisenhower para identificar prioridades de longo prazo
- Use a regra 80/20
- Divida as tarefas grandes em pedaços menores
- Faça pausas no trabalho
- Utilize blocos de tempo
- Aprenda com os acertos e também com os erros
- Não seja multitarefa
- Encha o tanque – recarregue
- Gerencie sua energia (não apenas o tempo)
Como incentivar a produtividade no trabalho?
Para fomentar a produtividade no trabalho, algumas ferramentas e ações são essenciais. Por isso, vamos te apresentar 4 dicas para melhorar o índice de desempenho da sua equipe.
1. Armazenamento na nuvem
Google Drive, Dropbox e OneDrive são ferramentas que permitem que arquivos da empresa sejam salvos na nuvem. Assim, cada colaborador tem acesso a todos os arquivos e documentos sem necessidade de solicitar para um colega ou gestor. Além de otimizar o tempo e produtividade do trabalho, o armazenamento online permite também a realização de atividades com a equipe toda, facilitando o trabalho em conjunto.
2. Gerenciadores de tarefas
Com gerenciadores de tarefas, o gestor consegue ter uma visão geral de cada atividade destinada aos colaboradores, além do próprio colaborador conseguir se organizar com as demandas organizadas.
Asana, Trello e Monday são alguns dos gerenciadores de tarefas que podem ajudar o líder nesta tarefa de organização. Com eles, é possível organizar as atividades por lista de afazeres diários. É legal que esses gerenciadores permitem priorizar as atividades urgentes, por exemplo.
3. Realize reuniões periódicas
As reuniões são fundamentais para acompanhar o andamento das atividades e também para sentir como estão os colaboradores naquela semana.
Além dos gerenciadores de tarefas para acompanhar as atividades, as reuniões permitem com que se possa ter ideias junto com a equipe para solucionar algum problema.
É o momento de orientar a equipe, repassar alguma recomendação e se informar sobre o que está acontecendo com os colaboradores.
A reunião de sprint semanal é essencial para alinhar as expectativas da semana e organizá-la. Delegar as demandas e ouvir as ideias de cada um. Mas, como já dito, é necessário fazer acompanhamento diário.
Por isso, as dailies existem. São reuniões curtas para saber o que cada um fez no dia anterior e priorizar as demandas do outro o dia e caso necessário realocar atividades. Isso é ainda mais importante quando o time ou parte dele trabalha em home office.
4. Forneça feedbacks constantes
Assim como reuniões são extremamente importantes para entender mais o colaborador e orientá-lo, os feedbacks também são essenciais para aumentar a produtividade no trabalho. Se possível, não passe mais que um mês sem oferecer um retorno sobre o trabalho de cada colaborador.
Lembre-se: feedbacks não são apenas críticas, não é o momento de colocar tudo o que deve ser melhorado, é uma reunião mais íntima com os pontos positivos e negativos daquele trimestre e como podem ser melhorados os pontos negativos.
Não deixe de motivar o colaborador, ressalte os bons pontos e como eles foram essenciais para a equipe.
Além deste momento dos feedbacks, é importante que o líder tenha uma agenda de one on one mensal, quinzenal ou semanal. Estas reuniões são justamente para deixar aberto ao colaborador trazer questionamentos, aflições e satisfações.
Quando esses pontos são levantados e discutidos com o colaborador regularmente, o risco de algum comportamento ou até desempenho ruim se prolongar diminui.
Vale ressaltar que é o momento em que o colaborador pode pontuar o que está incomodando ou se ele está feliz e motivado no trabalho. Pratique a escuta ativa e a empatia no trabalho!
Como medir a produtividade no trabalho dos colaboradores?
Assim como os indicadores de RH são ferramentas estratégicas que podem ajudar você a entender se está cumprindo seus objetivos de RH, os indicadores de produtividade são ferramentas essenciais na hora de analisar como está o processo de produção dos seus colaboradores. Conheça alguns para analisar nas equipes:
Produção por hora
Com esse indicador o líder consegue medir quanto tempo o colaborador leva em cada atividade. Muitas vezes a demanda parece rápida, mas na prática é bem diferente. Com esse acompanhamento por hora o gestor fica ciente da prioridade que cada atividade demanda e consegue organizar a semana para um dia com menos demandas, por exemplo.
Desta maneira, o líder consegue elaborar estratégias mais eficientes para cada atividade. Mas cuidado para não microgerenciar a sua equipe. Isso pode tirar a liberdade dos colaboradores e reduzir a criatividade que é importante para sempre melhorar os processos.
Estabeleça metas
Definir metas para equipe, conhecendo a realidade de cada um e da empresa é essencial para o desempenho não só da empresa como para aumentar a produtividade dos colaboradores.
As metas são os desafios que a equipe precisa superar e devem incluir não apenas os resultados a serem conquistados, mas também o prazo limite para isso.
O legal de pensar em metas é também pensar em planos individuais. OKRs são ótimas para pensar em metas para cada colaborador individualmente. Mas claro, metas mensuráveis e realistas.
OKR é uma metodologia de definição de metas simples para alinhar o engajamento de metas simples. Normalmente são definidas para o trimestre, mas o ideal é que toda semana tenha uma reunião de checkin para atualizar as metas e insights do que fazer para alcançá-las.
Com metas bem detalhadas, é mais fácil para o líder orientar a equipe, motivá-la e promover seu engajamento, além de acompanhar e avaliar sua produtividade.
Relatórios de produtividade
Após estabelecer metas e acompanhá-las no processo, é hora de criar relatórios individuais de desempenho e performance. A partir disso, é mais fácil analisar se algum colaborador ficou abaixo do esperado e assim investigar quais são os motivos.
Pode ser falta de motivação, algum tipo de discriminação, insatisfação com cargo, salário, falta de entendimento com os colegas, entre outros.
Certifique-se que o colaborador tem bons equipamentos para trabalhar se não está com muita demanda, se for o caso, contratar mais uma pessoa. Além de outros motivos como uma cultura organizacional que não está bem definida.
Esses relatórios de atividades e produtividade servem para analisar a estrutura dos processos. O que pode ser melhorado como o gestor pode contribuir para a fluidez do trabalho.
É um bom momento para entender se ele está com problemas de infraestrutura, com algum colega ou até mesmo com a liderança. Além dos feedbacks para entender como está sendo a rotina deste colaborador.
👉 Índice de produtividade: 5 exemplos e como calcular
Como uma plataforma de RH pode aumentar a produtividade de uma empresa?
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