Imagine só: um contrato importante que fica parado na mesa de alguém, aguardando uma simples assinatura. Pareceu familiar, RH e DP? Essa demora é um verdadeiro problema na rapidez que o mundo dos negócios exige.
Se você está cansado(a) de ver o tempo passar enquanto espera por assinaturas, você está no lugar certo.
A seguir, vamos explicar o que você precisa saber para escolher a melhor plataforma de assinatura eletrônica para a sua empresa. Vamos lá?
O que é uma plataforma de assinatura eletrônica?
Uma plataforma de assinatura eletrônica é uma ferramenta que permite assinar documentos digitalmente, eliminando a necessidade de papel e caneta. Ela facilita a autenticação de assinaturas em contratos e documentos de forma legal e muito mais segura.
Com funcionalidades que incluem a verificação de identidade, criptografia e rastreamento de documentos, essas plataformas simplificam a gestão de documentos, tornando-a mais eficiente e sustentável.
Vale ressaltar que para assinar um documento eletronicamente não é necessário ter um certificado digital, já que a validação de identidade é feita por meio de senhas ou biometria.
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Aplicações práticas da assinatura eletrônica nas empresas
A sua empresa pode enviar qualquer tipo de documento em uma plataforma de assinatura eletrônica. Mas se você ainda tem dúvidas da sua aplicação, aqui vai uma lista de sugestões:
- Contratos de trabalho: para formalizar a relação de emprego, os contratos de trabalho definem os termos e condições entre o funcionário e a empresa.
- Termos e condições de admissão: detalham as políticas da empresa e as responsabilidades do funcionário, fornecendo um entendimento claro das expectativas desde o início.
- Formulários de benefícios: permitem que os funcionários escolham e solicitem benefícios, como planos de saúde e seguros de vida.
- Políticas e procedimentos internos: estabelecem as regras e regulamentos da empresa
- Declarações de política de segurança e saúde no trabalho: informam sobre direitos e responsabilidades relacionados à segurança e saúde, sendo fundamentais para o cumprimento de regulamentos governamentais.
- Acordo de política de férias e licenças: clarificam as políticas de férias, licenças médicas e parentais.
- Acordos de rescisão: definem os termos de rescisão de emprego, incluindo aviso prévio e compensações.
- Entre outros.
Por que usar uma plataforma para assinar documentos eletronicamente?
Vamos ser sinceros: quem não adoraria dar adeus para aquelas pilhas de papéis? A assinatura eletrônica é sinônimo de simplificação.
Isso significa que documentos importantes como contratos de trabalho, formulários de benefícios, aviso de férias, entre outros, podem ser enviados, assinados e devolvidos em questão de segundos.
Além disso, podemos listar outros benefícios que a sua empresa perceberá ao contratar uma plataforma de assinatura eletrônica:
1. Agilidade nos processos
Com uma plataforma de assinatura eletrônica, é o fim daquela espera de dias (ou até semanas) para que os documentos sejam devolvidos. Agora, esse processo é reduzido para horas ou até minutos.
2. Redução de custos
Que empresa que não visa a redução de custos, não é mesmo? Com a assinatura eletrônica, o dinheiro gasto com impressão, correio e armazenamento pode ser direcionado para outras necessidades da organização.
Sem falar na redução de tempo que os profissionais de RH e DP despendem com a gestão de documentos. Isso resulta em mais tempo para focar em ações estratégicas para o crescimento da empresa e das pessoas colaboradoras.
3. Maior segurança e conformidade
As plataformas de assinatura eletrônica trazem o que há de mais moderno em criptografia e autenticação, garantindo que os documentos estão armazenados de forma segura.
Além disso, elas ajudam a cumprir com as regulamentações e padrões legais, o que reduz o risco de disputas legais relacionadas à autenticidade das assinaturas.
4. Acesso à gestão de documentos facilitados
Segundo a Serasa Experian, 76% das empresas apontam o extravio de documentos como o principal motivo para buscar por uma plataforma de assinatura eletrônica.
Isso porque com a assinatura eletrônica, todos os documentos assinados ficam armazenados digitalmente, facilitando o acesso e a gestão.
Dessa maneira, o RH e o DP podem ficar tranquilos porque os documentos podem ser facilmente recuperados, visualizados e gerenciados de qualquer lugar, a qualquer momento, sem a necessidade de vasculhar arquivos físicos.
5. Melhoria na experiência do colaborador
Ao simplificar o processo de assinatura, a sua empresa melhora significativamente a experiência do colaborador e até melhora a percepção da marca empregadora.
Para os profissionais, a redução de burocracia e a facilidade de gestão de documentos permitem que se concentrem em tarefas mais estratégicas e de maior valor.
6. Sustentabilidade
Ao reduzir a dependência de papel, as empresas contribuem para a preservação do meio ambiente, alinhando as práticas de negócios e a responsabilidade social corporativa. Se a sua empresa ainda não pensa na responsabilidade ambiental, a hora é agora!
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Como escolher a melhor plataforma de assinatura eletrônica?
A escolha da melhor plataforma de assinatura eletrônica para sua empresa é uma decisão estratégica. Por isso, é importante levar em consideração outros fatores que impactam na eficiência da organização.
A seguir, listamos alguns dos aspectos cruciais na hora de tomar essa decisão. Confira agora!
Facilidade de uso
Procure por uma plataforma que seja intuitiva para toda a sua empresa. Para isso, é essencial que todas as pessoas consigam navegar pelo processo sem dificuldades e entraves.
Uma plataforma de assinatura eletrônica intuitiva reduz a curva de aprendizado, aumenta a adoção pelos usuários e diminui a resistência à mudança. Lembre-se disso!
Atende a todos os tipos de assinaturas
Outro aspecto importante na hora de escolher a melhor plataforma é quanto à gama de tipos de assinaturas.
Certifique-se de que a plataforma escolhida possa lidar com diferentes tipos de assinaturas, desde simples cliques até assinaturas avançadas. Isso garante flexibilidade e conformidade, independentemente das necessidades específicas do seu documento.
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Armazenamento e gestão de documentos
Um bom sistema de assinatura eletrônica deve fornecer soluções de armazenamento e gestão de documentos. Nesse quesito, é importante buscar por funcionalidades que permitam organizar, acessar e arquivar os documentos com facilidade.
A capacidade de manter tudo organizado e acessível vai evitar muitas dores de cabeça, viu?
Visualização do status do documentos
Uma plataforma que oferece visualização em tempo real dos status dos documentos deixa você no comando, permitindo acompanhar cada etapa do processo de assinatura. Isso não só aumenta a eficiência, mas também proporciona uma tranquilidade maior para as pessoas envolvidas.
Segurança e conformidade
A segurança e a conformidade dos seus documentos são prioritárias.
Escolha uma plataforma que ofereça criptografia de ponta a ponta, autenticação de signatários e conformidade com as leis e regulamentações relevantes, como LGPD, entre outras.
Dessa maneira, você assegura que os documentos assinados não apenas estejam seguros, mas também sejam legalmente válidos.
Capacidade de integração com outras plataformas
A verdadeira eficiência vem da capacidade de integrar a sua plataforma de assinatura eletrônica com outras ferramentas que sua empresa já utiliza.
Afinal de contas, uma solução que se encaixa perfeitamente no seu ecossistema tecnológico atual amplifica seus benefícios e otimiza seus fluxos de trabalho.
Suporte ao cliente personalizado
Procure por uma plataforma que ofereça suporte rápido, responsivo e personalizado. Saber que você pode contar com o apoio profissional sempre que precisar dá a confiança necessária para escolher uma nova ferramenta de assinatura eletrônica.
Acabe com a burocracia e o “vai e vem” de contratos com a Feedz by TOTVS
Ao considerar os fatores citados acima, você estará bem informado para escolher uma plataforma que atenda às necessidades atuais da sua empresa e apoie o crescimento do negócio.
E já que o assunto é tecnologia e os benefícios dela para a empresa, você já sabe da novidade da Feedz? Agora, por meio da solução de Departamento Pessoal, sua empresa poderá assinar documentos digitalmente com 100% de segurança e validade jurídica.
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