Muito se fala sobre a importância do Onboarding para que os colaboradores tenham uma experiência marcante desde o primeiro dia na empresa. Mas você já parou para pensar que o momento do desligamento exige o mesmo cuidado? É para isso que existe o offboarding.
Recentemente, aqui no Blog da Feedz, nós publicamos um guia completo sobre como integrar novos colaboradores e oferecer uma experiência positiva assim que eles chegam à organização. Agora, chegou o momento de falarmos sobre o final dessa jornada.
Se você já se perguntou como conduzir um processo de desligamento humanizado e seguro, tanto para a empresa quanto para o profissional que está indo embora, saiba que a resposta para essa questão passa pelo offboarding.
Na sequência, explicaremos tudo sobre essa estratégia tão importante para a gestão de pessoas. Bora começar?
O que é offboarding?
O termo em inglês “offboarding” pode ser livremente traduzido como “desembarque”, mas essa palavra por si só não explica tudo o que há por trás desta estratégia de RH, não é mesmo?
Ao contrário do Onboarding, que é definido como o processo de integração de um novo funcionário, o offboarding pode ser compreendido como todas as etapas que compõem o desligamento de um colaborador.
E sabe por que ele é tão importante?
Para começar, a forma como uma empresa conduz o desligamento de um funcionário, seja por decisão da companhia ou do próprio profissional, diz muito sobre quem ela é enquanto marca empregadora.
Propor uma experiência incrível aos colaboradores apenas enquanto eles fazem parte do time, por si só, já não basta. Essa preocupação genuína também deve ser levada em consideração quando a jornada chega ao fim.
Ao estruturar esse momento da melhor forma, o offboarding vem para proporcionar um desligamento claro, seguro e responsável para todos os envolvidos.
Assim, ele permite que empregador e empregado continuem tendo uma relação positiva mesmo após a conclusão do contrato de trabalho.
Benefícios do Offboarding
Como mencionamos brevemente, a estratégia de offboarding tem um impacto direto no Employer Branding das organizações.
Afinal, quando um colaborador é tratado com respeito ao longo de toda a sua jornada, inclusive no momento do desligamento, há grandes chances de ele falar bem sobre a empresa e até mesmo voltar a trabalhar nela caso surjam novas oportunidades.
Mas não é somente esse o benefício que o offboarding traz para as companhias. Há muitas outras vantagens em adotar a estratégia.
Quando bem estruturada, ela ajuda a:
- Padronizar processos, a fim de minimizar a ocorrência de erros ou atrasos nas documentações necessárias;
- Evitar conflitos e desgastes ao possibilitar uma demissão humanizada, que realmente esclareça todas as dúvidas sobre os direitos e deveres do colaborador;
- Receber feedbacks do funcionário que está deixando a empresa. Essa etapa é muito importante, pois, ajuda a companhia a obter informações relevantes sobre os seus processos;
- Melhorar o clima organizacional, tendo em vista que, quando um processo de desligamento é conduzido da maneira respeitosa, isso evita boatos e traz mais segurança aos colaboradores que continuam na empresa.
Não é segredo que desligar um ou mais colaboradores não é uma tarefa fácil, não é mesmo? Mas, como mostramos até aqui, o Offboarding vem para tornar esse processo um pouco menos desafiador.
Agora que esse ponto está claro, vamos ao momento chave deste post: a prática!
Como aplicar o Offboarding?
O conceito de Offboarding passa por várias etapas. Caso você não saiba por onde começar, pode ficar tranquilo, porque nós da Feedz vamos te explicar todas elas agora mesmo.
Se liga nesse passo a passo que preparamos para as empresas que desejam adotar essa estratégia com sucesso:
1. Atente-se à parte burocrática
Não dá para fugir: o processo de desligamento de todo colaborador envolve uma série de burocracias.
Isso inclui desde organizar os documentos necessários para a oficialização do desligamento e verificar as pendências financeiras, até estabelecer uma data de quando a comunicação sobre a demissão deverá ser feita ao colaborador.
Para evitar qualquer problema nesta parte, a dica é ter tudo muito bem mapeado e estruturado, para que os direitos trabalhistas desse funcionário sejam garantidos e para que a relação de confiança entre empregador e empregado se mantenha.
2. Comunique a decisão de forma clara e empática
Comunicar a um colaborador que ele está sendo desligado é uma tarefa difícil, mas existem algumas práticas que podem tornar esse momento mais leve.
A primeira delas é garantir que a decisão da empresa fique clara. A recomendação é a seguinte: não deixe de explicar como e por qual razão a empresa optou pelo desligamento. Mas, ao fazer isso, busque ser empático.
A empatia fará toda a diferença para que o profissional se sinta acolhido. Uma forma de colocar essa soft skill em prática é deixando claro que a companhia valoriza as contribuições que ele trouxe ao longo da sua jornada.
Outra dica é estar verdadeiramente aberto para ouvir o que o colaborador tem a dizer, incluindo críticas. Afinal, muitos profissionais aproveitam esse momento para desabafar.
Vale destacar que, durante a conversa, você também deve explicar sobre as etapas seguintes do Onboarding. Por isso, esteja preparado para sanar todas as dúvidas que possam surgir nessa hora!
3. Faça uma entrevista de desligamento
Não importa se um funcionário está saindo da empresa por decisão própria ou por determinação da organização. Em ambos os cenários, realizar uma entrevista de desligamento é uma daquelas práticas que não podem ser deixadas de lado.
Por meio dela, é possível obter um feedback honesto e aprendizados importantes sobre a cultura e a gestão da companhia.
Em casos de desligamentos voluntários, ou seja, quando o próprio colaborador decide deixar a empresa, é importante aproveitar a entrevista para entender qual o motivo por trás da sua decisão e o que poderia ter sido feito de uma forma diferente para evitá-la.
Já no caso dos desligamentos involuntários (quando a decisão parte da empresa), vale a pena perguntar a opinião dele sobre as lideranças da companhia, bem como sobre o clima e a cultura organizacional.
Nós preparamos um artigo especial com 35 sugestões de perguntas de desligamento para serem feitas nesta etapa do Offboarding.
4. Faça uma boa passagem de bastão
Sempre que um colaborador deixa a equipe, é preciso adotar uma série de ações para minimizar os efeitos que essa saída pode causar no restante do time.
Quando uma vaga fica em aberto por muito tempo, por exemplo, a empresa corre o risco de lidar com o atraso na entrega das demandas, sobrecarga de outros colaboradores da equipe e até mesmo queda de produtividade.
Para evitar que isso aconteça, é fundamental estar atento ao momento da “passagem de bastão” de um colaborador para o outro.
O mais indicado é que o novo profissional seja contratado antes mesmo da saída oficial do funcionário que está sendo desligado, para que haja tempo hábil para o repasse de informações importantes sobre a função e essa transição ocorra de forma mais tranquila.
5. Prepare-se para a despedida final
Após percorrer os passos acima, será a hora de proporcionar uma experiência positiva para o colaborador durante os últimos dias dele na empresa.
Além de cuidar das questões mais técnicas, como recolhimento dos cartões, chaves de acesso e demais materiais que são de propriedade da organização, também é preciso ter uma atenção especial com o lado humano da despedida.
Garanta que o colaborador tenha tempo hábil para concluir entregas importantes e, principalmente, para dizer tchau à equipe.
Que tal propor um encontro de despedida, mesmo que virtual? Entregar um presente personalizado, com um cartão assinado por todos, também é uma ótima forma de tornar esse momento marcante e, mais uma vez, valorizar as contribuições desse profissional.
O mais importante ao longo de toda a jornada de Offboarding é lembrar que você está lidando com uma pessoa. Por isso, a ética, o respeito e a empatia devem estar acima de qualquer ação e dar o tom da comunicação.
E aí, esse conteúdo foi útil para você? Esperamos que, com ele, você consiga tornar os processos da sua empresa ainda mais assertivos.
Para continuar aprendendo sobre empreendedorismo, gestão de pessoas, inovação e engajamento, continue acompanhando o Blog da Feedz.
