Organizar a própria agenda não é uma tarefa fácil e, ainda ter a responsabilidade de garantir que a de outras pessoas esteja organizada e eficiente, é um desafio ainda maior.
Muito tem se falado sobre produtividade e como manter a saúde mental em meio a esse contexto todo, afinal, muitas vezes o sentimento de não estar “produtivo o suficiente” é um grande causador de ansiedade e estresse dos colaboradores.
De acordo com professoras e pesquisadoras do departamento de psicologia da PUCRS, aprender a manter uma rotina e gerenciar o tempo de maneira adequada podem ser grandes aliados quando o assunto é a produtividade.
Sendo assim, ferramentas de gerenciamento de tempo são fundamentais. Hoje, falaremos sobre a técnica dos “blocos de tempo”, que é super prática de ser aplicada no dia-a-dia das equipes.
A metodologia serve não somente para uma pessoa que lida com atividades ou projetos diferentes em um único dia, mas também para que líderes possam auxiliar seus times a trabalharem com um mesmo objetivo por determinados blocos de tempo.
Com todos performando melhor e conseguindo entregar suas atividades nos prazos estabelecidos, o sentimento de satisfação passa a ser maior. E esse é um ótimo clima para se manter no ambiente de trabalho, não é?
O que são blocos de tempo?
Sabe aqueles dias em que, ao chegarem no fim, deixam o sentimento de que as 24 horas disponíveis foram pouco para que você pudesse finalizar tudo o que precisava?
Ou quando você faz parte de 2, 3, 4 projetos, trabalha muito mais do que as horas oficiais de sua jornada e ainda assim finaliza o dia com aquele sentimento de que fez um monte de coisas, se sente exausto, mas não conseguiu focar em nada direito.
Pois bem, quanto mais você muda o foco, mais energia você dispersa e esse hábito de trocar a atenção de lugar o tempo todo em questão de segundos, cansa bastante.
Os blocos de tempo — ou time blocking —, são um método que propõe que você divida o seu dia em diversas sessões, e cada uma delas é dedicada a realizar uma atividade específica que faz parte da sua rotina.
Ao invés de anotar uma lista com tarefas variadas, esse método sugere que se reúna atividades que tenham um mesmo contexto para que sejam realizadas de uma única vez.
Assim, cada período do seu dia é planejado com antecedência para que se faça apenas uma tarefa, otimizando o foco e o gerenciamento do tempo.
Importante ressaltar que quando falamos de reunir atividades para que elas sejam feitas de uma única vez, não significa estar prestando atenção em uma reunião enquanto lê um email, por exemplo.
Nesse caso, o seu foco total não está nem em um lugar, nem em outro. Os blocos de tempo não pedem que você seja multitarefas, mas sim que o tempo reservado para cada atividade, ou grupo de atividades, seja bem aproveitado.
Outro ponto interessante dos blocos de tempo é a necessidade de compreender o que é prioridade e o que não é. Para isso, precisa estar claro quais são as atividades que tomam mais tempo do seu dia e quanto de sua energia é gasta com elas.
Caso isso ainda não esteja claro para você, comece a reparar por algumas semanas todas as atividades e, quando elas estiverem mapeadas, organizá-las em blocos de tempo será um passo natural.
Como utilizar os blocos de tempo?
Agora que você já sabe o que são os blocos de tempo e os benefícios que eles trazem, é hora de saber como colocar o método em prática.
Separamos algumas dicas para ajudar você a organizar melhor sua rotina pessoal de trabalho utilizando os blocos de tempo. Dá uma olhada! ?
1. Mapeie todas suas tarefas
O primeiro passo é você estabelecer quais são as suas tarefas e atividades, tanto diárias quanto semanais, e, claro, definir as prioridades entre elas. Uma pergunta que você pode fazer é “para onde está indo o meu tempo ao longo do dia?”.
Procure anotar as respostas para essa pergunta! O que tem sido feito em cada horário, quais atividades levam mais tempo, quais são muito similares mas estão sendo realizadas separadamente, etc.
A mesma questão vale para um time que trabalha em conjunto! O gestor precisa compreender como o tempo do time está sendo utilizado e se estão todos em sinergia compreendendo quais são as prioridades e metas como grupo e individuais.
Sendo assim, para que isso seja possível, procure dedicar um tempo semanal para planejamento do grupo e, em seguida, pessoal.
2. Inclua suas atividades pessoais
Considere em seus blocos de tempo atividades pessoais e diárias, como o tempo com a sua higiene pessoal, deslocamentos, atividades de lazer, etc.
Todos os itens da lista que compõem a sua rotina precisam ser identificados para além dos blocos de trabalho, assim você não corre o risco de acabar ignorando algum deles.
3. Faça pausas para relaxar
Não esqueça de garantir períodos de respiros e paradas estratégicas entre um bloco e outro. Isso é crucial para uma produtividade sustentável e saudável.
Após compreender como o tempo está sendo utilizado na rotina você pode iniciar a composição dos seus blocos de tempo.
4. Mão na massa
Tendo esses três pontos em mente, comece a distribuir os blocos de tempo diários e semanais já considerando a duração média de cada um deles.
Vale destacar que nesse ponto algumas pessoas definem os horários exatos nos quais as atividades serão realizadas e outras definem apenas o período do dia — por exemplo:
- fazer a revisão de uma campanha de vendas no período da manhã;
- ler e responder todos os emails e atender às dúvidas do time no primeiro período da tarde;
- e assim por diante.
No decorrer da semana e após cada dia de trabalho, revise todas as atividades que foram concluídas, as que não foram e as que surgiram de algum imprevisto. Com isso analisado, ajuste os blocos de tempo do restante da sua semana.
Com cada tempo definido em blocos de atividades específicas, você perde menos tempo pensando no que precisa ser feito ou até mesmo escolhendo no que quer focar naquele momento.
Estando concentrado em uma única tarefa por um tempo ideal, a chance do índice de produtividade da equipe aumentar passa a ser muito mais real.
Além disso, com as tarefas organizadas e prioridades definidas, a chance de você acabar esquecendo de entregar algo ou se distrair diminui e, como consequência, mais um ponto de aumento na produtividade.
Como inserir os blocos de tempo na rotina do time?
Existem diversas ferramentas que podem ajudar a garantir que o time com quem você trabalha ou lidera tenha mais facilidade de aplicar os blocos de tempo na rotina.
Grandes aliadas dessa técnica são as metodologias ágeis: um conjunto de técnicas que busca integrar a comunicação entre as equipes envolvidas em um único projeto.
Essa comunicação que a metodologia ágil sugere tem total sinergia com aquelas reuniões de planejamento que falamos aqui referentes aos blocos de tempo!
Então, antes de mais nada, o seu time precisa se comunicar com frequência de forma clara e objetiva. Isso garante que todos estejam cientes de quais as prioridades gerais e individuais.
- Defina metas claras para o seu time e quais os prazos para que elas sejam cumpridas;
- Auxilie os liderados a dividirem suas agendas de acordo com as prioridades do projeto e da empresa. Nem sempre é fácil compreender isso logo de cara, então cabe ao gestor ser a pessoa que os guia a isso;
- Garanta que todos tenham na agenda um bloco voltado para cuidados pessoais, integração e descompressão;
- Crie o hábito de celebrar com o time todas as conquistas entregues de cada bloco de tempo. Isso faz com que todos tenham a visão do tanto de coisas que estão sendo feitas;
- Tente disponibilizar ferramentas, modelos ou plataformas onde essa noção de trabalhar em blocos fique mais evidente no dia-a-dia de todos do time. Ensinar como agrupar e organizar guias no navegador do Google em grupos, por exemplo. Especialmente no trabalho online, essa ferramenta recentemente liberada para uso de todos gratuitamente pode facilitar o foco em uma única atividade e tudo o que ela envolve.
Time organizado e produtivo é um time feliz
Seja o modelo de trabalho totalmente home office ou híbrido, os últimos tempos exigiram inúmeras mudanças para o nosso gerenciamento de tarefas e equipe.
E quanto mais conturbados os tempos, mais cuidado precisamos ter com a nossa saúde mental e de quem está à nossa volta.
Por isso, a busca de ferramentas e métodos que facilitem o dia-a-dia de trabalho do time garante que os colaboradores trabalhem mais felizes e satisfeitos com suas entregas.
Realizar muitas atividades ao mesmo tempo tendem a estressar o nosso cérebro por conta da liberação do hormônio “cortisol” que, além do estresse, também dificulta a retenção de informações no cérebro. Assim, é possível compreender o quão relevante é uma metodologia como a de blocos de tempo!
Se todos estão em sinergia e sentindo-se relevantes e produtivos no que fazem, há mais chances de você garantir a felicidade na vida pessoal e profissional.
