O processo de admissão é onde tudo começa. É também onde tudo pode dar errado. Basta pensar numa contratação equivocada para entender, pois um erro no recrutamento e seleção pode resultar em redução da produtividade e aumento no turnover.
Por isso, a admissão de funcionários é uma daquelas atividades do departamento pessoal que garantirá o funcionamento normal da empresa, bem como contribuirá para que ela atinja seus objetivos de negócios.
Pensando nisso e para ajudar você a assegurar que o processo de admissão de funcionários seja assertivo, preparamos este artigo especial. Aproveite!
O que é admissão de funcionários?
A admissão de funcionários é quando a empresa contrata novos colaboradores para integrar seus times. Ou, ainda, é o processo que formaliza a contratação de um novo empregado.
Para tanto, é imprescindível que o DP conheça e siga a Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT), pois existem direitos e deveres que as duas partes – empregado e empregador – precisam respeitar.
Qual a importância do processo de admissão?
O processo de admissão não se restringe e não se encerra no processo seletivo. Ele engloba, como veremos, análise de documentações e exames, e vai muito além da burocracia.
Um processo bem conduzido encontra as pessoas certas para ocuparem as vagas que melhor lhes correspondem, como também integra o colaborador para que ele realmente faça parte do time.
Além de inserir o profissional na empresa, introduz a ele o código de conduta. Tudo isso é importante para que o recém-chegado sinta-se acolhido e, consequentemente, tenha vontade de vestir a camisa da organização (o que o torna mais produtivo).
Ainda sobre a importância do processo de contratação de funcionários, entenda que ele é essencial para garantir que negócios como o seu:
- Permaneçam competitivos;
- Atinjam os resultados desejados;
- Tenham uma alta taxa de retenção de talentos;
- Reduzam o turnover.
Por tudo citado aqui, não é exagero dizermos que o processo de admissão é considerado um dos mais importantes do recursos humanos e do departamento pessoal.
Quais as etapas do processo de admissão de funcionários?
O setor responsável pela parte burocrática do processo admissional é o departamento pessoal. Já o RH toma conta da parte humanizada da contratação – como onboarding.
O processo de contratação possui várias etapas, as quais podem variar de empresa para empresa. No entanto, existem algumas que não podem falar. Dê só uma olhada:
1. Recrutamento
O início de tudo se dá com a publicação da vaga. Esta primeira etapa é crucial, pois uma vaga sem as descrições necessárias, ou que deixa muitas dúvidas, pode atrair perfis não compatíveis.
Para garantir um bom passo inicial, o responsável da área que necessita um novo colaborador e o DP precisam ter uma boa comunicação. Isso aumenta as chances de evitar uma contratação equivocada.
Na hora de criar o anúncio, detalhe muito bem o escopo da vaga, aborde a cultura da empresa e apresente os benefícios. Em seguida, divulgue-o nos canais que sua organização utiliza.
2. Triagem e seleção
Mesmo com todos os esforços para criar um bom anúncio, é normal a empresa receber currículos que não se encaixam na função.
No processo de admissão, a etapa de triagem é importante para separar o joio do trigo: aqueles CVs que atendem aos critérios das vagas, dos que não são conformes.
Essa ação evita que tanto o profissional que irá entrevistar o candidato, quanto o candidato, percam tempo. Após selecionar os profissionais com mais fit para a vaga, é hora de chamá-los para uma entrevista.
3. Entrevista
A etapa de entrevista é o momento de conhecer os candidatos e também de tirar as dúvidas que eles possam ter. Normalmente, a primeira conversa é com o profissional de RH ou DP que, em seguida, decide se o profissional seguirá no processo ou não.
O número de entrevistas no processo admissional varia de acordo com a empresa. Existem organizações que também fazem dinâmicas ou aplicam testes.
4. Escolha do candidato
Após as entrevistas e testes serem conduzidos, o profissional que ocupará a vaga é escolhido. Algo importante a ter em mente em um processo seletivo é sempre dar um retorno a todos os candidatos.
Este feedback mostra que a empresa valoriza o tempo da pessoa que se dispôs a participar do processo de admissão. A atitude também ajuda a manter a boa reputação da organização.
Com o candidato selecionado, o DP ou o RH deve entrar em contato com ele para oferecer a proposta de emprego. Em caso de aceite, vem a etapa burocrática.
5. Solicitação de documentos
Para que o novo profissional faça parte da empresa, ele precisa enviar os documentos para admissão. Eles são uma exigência do Ministério do Trabalho e Previdência Social, por isso, uma dica é você ter um checklist para não esquecer de nada.
Caso precise de ajuda para saber quais documentos para admissão devem ser entregues pelo colaborador, quais a empresa deve entregar a ele e quais são proibidos de serem solicitados, não deixe de ler:
Leia também:
👉 Documentos para admissão: quais são, prazos de entrega e regras
👉 Qual a diferença entre RH e departamento pessoal?
👉 Admissão e demissão: qual o passo a passo de cada processo?
6. Exame admissional
O exame de admissão é uma obrigatoriedade do empregador. Ele serve como uma garantia legal para empresa e colaborador e, por isso, não deve ser negligenciado.
É de responsabilidade do DP encaminhar o profissional para a realização do exame. Após ele ter sido realizado, o trabalhador precisa entregar os resultados à empresa.
7. Onboarding
No processo de contratação de funcionários, a etapa de onboarding é onde a empresa oficialmente dá as boas-vindas ao novo colaborador. É também o momento de iniciar o processo de integração.
Tenha em mente que o processo de onboarding é essencial para o novo contratado se sentir bem e conhecer como funciona a empresa, sua estrutura organizacional, seus valores, sua cultura, entre outros aspectos.
Muitas empresas não levam muito a sério esta etapa, porque costumam vê-la como um gasto e como perda de tempo. No entanto, um onboarding bem feito também promove a compreensão clara do que se espera do novo integrante e o motiva.
Em termos práticos, isso ajuda a potencializar os resultados da organização. E para otimizar o processo, uma dica é realizar o onboarding digital.
Quanto tempo demora o processo de admissão?
As etapas do processo de admissão podem demorar para serem finalizadas, ou tudo pode acontecer mais rapidamente.
Como estamos falando de uma atividade que engloba não apenas a publicação de vagas, mas também a entrega de documentos e a entrada dos dados no sistema da empresa, normalmente a espera pode levar semanas.
Não existe uma quantidade de tempo exata. Entretanto, via de regra, quanto mais bem estruturado for o processo admissional, e quanto mais as atividades de rotina forem de conhecimento do pessoal de DP, menos demorado ele será.
O que mudou no processo de contratação com a nova lei trabalhista?
A nova lei trabalhista (Lei n° 13.467, de 2017) trouxe algumas mudanças no processo de admissão de funcionários, principalmente nas modalidades de contratação possíveis.
Conhecê-las é importante para que as normas sejam corretamente seguidas. Confira:
- O trabalho remoto passou a ter previsão legal e contratual. Para que empresas possam adotar o home office, precisam acordar alguns detalhes com os colaboradores, como por exemplo, como será os pagamentos de despesas da casa (energia, equipamentos etc.). Tudo deve estar estabelecido em contrato.
- Foram permitidas a contratação em regime de produtividade, regime intermitente (o famoso “bico”) e regime de trabalho autônomo.
- Para os contratos temporários, o prazo para a contratação dos funcionários foi alterado para 180 dias, podendo haver prorrogação de mais 90 (anteriormente era de 45 dias, com possibilidade de prorrogação por mais 45).
- Para a contratação em regime parcial, a jornada deve ter 30 horas semanais, no máximo, sem horas extras, ou 26 horas semanais com até 6 horas adicionais por semana.
Software para automatizar o processo de admissão
Conforme comentamos, o processo de admissão precisa ser muito bem conduzido para garantir que as normas sejam atendidas. Além disso, ele precisa ser ágil e eficiente.
Imagine, por exemplo, o DP entrar em contato com o novo colaborador e pedir para ele enviar documentos que já foram encaminhados para a empresa. Isso mostra uma certa desorganização da área e não é algo que você deseja passar aos seus funcionários, certo?
Por essa razão é que cada vez mais a tecnologia tem sido uma aliada do departamento pessoal. Ao automatizar processos de DP, a área reduz despesas, evita erros e retrabalhos e consegue focar em atividades de valor agregado.
No processo de contratação é possível contar com a admissão digital, a qual é totalmente realizada através de um software de gestão.
Graças à tecnologia, o profissional de RH e DP ganha tempo não apenas na seleção do candidato, como igualmente na parte burocrática da contratação.
Para conseguir conduzir um processo de admissão digitalmente e contar com os benefícios citados, você precisa de um software voltado para isso.
Entenda mais do assunto (e garanta melhores resultados) em “Software de Admissão Digital: como dar adeus às planilhas”.
