O onboarding digital é uma etapa necessária para integrar colaboradores remotos, de modo que não o realizar prejudica tanto o colaborador quanto a empresa.
Além de colaboradores capacitados no RH, são necessárias ferramentas eficientes para que o processo ocorra dentro do planejado, causando uma impressão positiva na experiência dos novos colaboradores.
Neste conteúdo, explicaremos o que é o onboarding digital, quais são as formas de fazê-lo, quais as ferramentas adequadas e, em especial, como a plataforma da Feedz ajuda a facilitar o processo de integração. Confira!
O que é onboarding digital?
Onboarding Digital é o processo de integração de novos colaboradores utilizando plataformas digitais e ferramentas online para facilitar a transição do colaborador dentro da empresa.
Além de permitir uma melhor integração, o processo também visa:
- Facilitar a compreensão da missão, visão e valores da empresa;
- Comunicar as políticas internas, incluindo questões legais, éticas, de segurança e sociais;
- Detalhar as funções e responsabilidades dos novos talentos;
- Definir objetivos claros e mensuráveis para os novos colaboradores;
- Oferecer treinamentos e materiais educativos que permitam adquirir as competências necessárias para o desempenho da função;
- Promover a interação entre o colaborador recém-chegado e a liderança direta, bem como com todo o time.
Diferentemente do onboarding presencial, que pode ser limitado por barreiras físicas e temporais, o onboarding digital permite uma maior flexibilidade, interatividade e acompanhamento contínuo.
Quais são os benefícios do onboarding digital?
O onboarding se tornou uma ferramenta estratégica para as empresas, tanto para a retenção de talentos quanto para a promoção da marca empregadora. Vamos explorar os principais benefícios a seguir:
1. Melhoria para a experiência do colaborador
Qualquer um que já tenha sido aprovado em uma entrevista de emprego já viveu a empolgação do recém-contratado. E o onboarding digital é uma forma de aproveitar (e potencializar) essa empolgação!
Portanto, utilize esse processo para melhorar a experiência do colaborador e, como consequência, mantê-lo engajado.
Softwares de onboarding, recursos interativos e conteúdos personalizados fazem com que os colaboradores se sintam valorizados e bem-vindos desde o início.
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2. Aumento de produtividade
A empolgação, mencionada no tópico anterior, garante que o colaborador inicie em um pico de produtividade. Essa produtividade será mantida ao passo que as interações vão ocorrendo diariamente, não apenas no primeiro dia.
Vale lembrar que para manter os altos níveis de desempenho e satisfação, é importante que a empresa ofereça treinamentos estruturados, acessos facilitados, clareza dos objetivos e um ambiente de trabalho acolhedor.
3. Redução da taxa de turnover
O onboarding digital marca a seriedade do vínculo empregatício que está sendo estabelecido. Um processo seletivo bem feito, aliado ao onboarding digital, garante que o novo colaborador esteja engajado e permaneça na empresa.
Esse engajamento inicial é essencial para manter a equipe estável e, assim, reduzir os custos associados à alta rotatividade.
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4. Redução de custos
A digitalização do processo de onboarding ajuda a empresa a reduzir os gastos com logística e recursos, ao mesmo tempo em que oferece uma experiência rica e acessível a colaboradores remotos.
5. Dá autonomia ao novo colaborador
A integração garante que o colaborador conheça a empresa e saiba o papel que ele exerce no todo. Com acesso fácil a informações, políticas e procedimentos, os colaboradores podem navegar de forma autônoma pelo seu novo ambiente de trabalho.
6. Facilita o acesso a informações
A centralização das informações em uma plataforma de RH como a Feedz, por exemplo, garante que todos os colaboradores tenham fácil acesso ao que precisam, quando precisam.
Além disso, elimina o risco de perder informações importantes, ou de não encontrá-las.
7. Melhora o employer branding
Por fim, um onboarding digital bem feito chama a atenção de outras empresas, de profissionais de todo o mercado e também daqueles que buscam recolocação.
Ao demonstrar um compromisso com a inovação, a inclusão e o desenvolvimento profissional, a organização atrai talentos de alto calibre e reforça sua reputação como empregadora de escolha.
Como funciona o Onboarding Digital?
O processo de onboarding digital, feito de maneira 100% remota, pode ser dividido em várias etapas, cada uma com objetivos específicos para garantir uma transição suave e eficiente:
Pré-onboarding
Essa etapa começa antes mesmo dos primeiros dias de trabalho do novo talento. Isso inclui ações como o envio de documentos necessários, acesso antecipado a plataformas da empresa, e uma introdução às políticas e cultura organizacional.
O objetivo aqui é preparar o terreno, reduzindo a ansiedade do início e facilitando os trâmites administrativos.
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Onboarding do primeiro dia
O onboarding no primeiro dia consiste na recepção da equipe, e da empresa, ao novo colaborador.
A cultura da empresa deve ser apresentada, bem como os sócios, os líderes e os integrantes do time. São disponibilizadas informações a respeito da empresa, como, por exemplo, a disposição das áreas e suas funções específicas.
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Onboarding do primeiro mês
Dando sequência ao primeiro dia, mas já colocando a mão na massa, o colaborador deve ser amparado por colegas que lhe mostrem o caminho. Aqui haverá o estabelecimento dos rituais semanais e das reuniões 1:1, bem como a definição de metas e projetos.
Se você está curioso(a) para entender como criar um onboarding digital inesquecível para os novos talentos, confira o passo a passo a seguir.
Como fazer um onboarding digital e criativo?
Preparar um onboarding digital que seja, ao mesmo tempo, envolvente, eficaz e memorável pode parecer uma grande missão, mas é totalmente possível com um pouco de criatividade e planejamento.
Aqui estão 8 passos fundamentais para transformar o onboarding da sua empresa:
1. Admissão do novo colaborador
Tradicionalmente, esse processo envolve uma quantidade significativa de papelada, incluindo contratos de trabalho, formulários de benefícios, documentos de políticas da empresa, entre outros.
Uma plataforma de assinatura eletrônica proporciona a organização e eficiência esperada na gestão de documentos, o que resulta em uma experiência positiva ao novo talento.
2. Kit de boas-vindas personalizado
O que é necessário que o colaborador tenha para começar a trabalhar? É um notebook, uma mesa, uma cadeira? Garanta que ele tenha tudo que é necessário.
Além disso, você pode incluir outras informações úteis, como os guias da empresa, planos de fundo temáticos para o computador ou celular, camisetas, garrafa térmica, bottons ou adesivos, vouchers/cupons para cafés locais, entre outros itens que tenham relação com a missão e os valores da companhia.
Tudo isso ajuda a criar uma conexão imediata com a cultura da empresa.
3. Gamificação do aprendizado
Por meio de uma plataforma digital, a sua empresa pode transforma o aprendizado em uma jornada divertida. Desafios, quizes interativos ou “moedas digitais” podem tornar o processo de onboarding mais engajador e estimulante.
4. Escolha um mentor para o novo talento
A ideia aqui é selecionar um colega de trabalho para ser o ponto de contato desse novo colaborador, para dúvidas e orientações, além de ajudar na integração social com a equipe.
Aqui na Feedz, por exemplo, o RH lança uma super pesquisa para entender quem são os profissionais que desejam ser um(a) “amigo(a) parrot”. O papel aqui é apoiar esse novo talento e ajudar nessa integração nas semanas iniciais.
Organize eventos de integração virtuais, como, por exemplo, cafezinho online, happy hour ou atividades de team building. Isso ajuda a fortalecer laços entre os membros da equipe desde os primeiros dias.
6. Feedback constante
Estabeleça um sistema de feedback contínuo em que os novos colaboradores possam se expressar suas experiências e impressões. Além de ser uma ótima ferramenta para identificar pontos de melhoria no onboarding, também faz com que eles se sintam ouvidos.
7. Celebre os primeiros marcos
Reconhecer as primeiras conquistas do novo colaborador reforça a sensação de progresso e pertencimento. Seja a conclusão do onboarding, a primeira semana na empresa ou o primeiro projeto entregue, lembre-se de celebrar!
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8. Plataforma de onboarding
Use uma plataforma de onboarding que centralize todos os recursos, tarefas e progressos. Isso dá ao novo colaborador um local único para encontrar tudo o que precisa, além de permitir ao RH monitorar o progresso do onboarding.
A Feedz, por exemplo, é uma plataforma completa para gestão de pessoas. Ou seja, o RH consegue centralizar toda a jornada do colaborador em um único lugar. Isso porque ao contratar as soluções da Feedz, a sua empresa GANHA 18 funcionalidades bônus, sem nenhum custo adicional.
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4 Ferramentas para onboarding digital
Parte do sucesso do onboarding depende das ferramentas para tornar o processo eficiente e envolvente.
É importante reforçar que, com o apoio da tecnologia, o profissional de RH leva menos tempo para realizar as atividades envolvidas no processo, como, por exemplo, imprimir os documentos, coletar as assinaturas, preparar os kits de boas-vindas, criar a trilha de aprendizado, entre outras.
Ao poupar o tempo do RH, os profissionais da área podem focar no aprimoramento do onboarding e outras ações estratégicas para reter os talentos engajados e por mais tempo na companhia.
Listamos algumas sugestões de ferramentas digitais que podem ajudar nas rotinas de RH e DP:
1. Planilhas e/ou Checklists
São ferramentas simples, mas podem ajudar a organizar e acompanhar as etapas do processo de onboarding. Elas podem ser usada para:
- Listar todas as tarefas necessárias para a integração da nova pessoa colaboradora, desde documentos até treinamentos;
- Acompanhar o progresso do onboarding;
- Facilitar a comunicação entre os departamentos envolvidos.
Ferramentas como Google Sheets ou Microsoft Excel permitem a criação de planilhas compartilháveis, que podem ser acessadas e atualizadas em tempo real por todos os envolvidos no processo.
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2. Assinatura digital
Ter uma plataforma de assinatura digital é fundamental para agilizar o processo de admissão, reduzir o tempo gasto com a assinatura de documentos, eliminar a necessidade de impressão e ainda garantir a validade legal dos documentos assinados.
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3. Plataformas de treinamento
Como o treinamento é parte fundamental do onboarding, é possível contar com plataformas de educação corporativa, um meio eficiente de fornecer treinamentos padronizados e personalizados.
Plataformas como o Feedz Educa ou a UNIT da TOTVS disponibilizam uma ampla gama de materiais de aprendizagem, incluindo vídeos, leituras e testes interativos.
4. Plataforma da Feedz
A Feedz oferece uma solução para gestão de desempenho que permite os gestores acompanharem de perto o desenvolvimento dos membros da equipe. Como uma funcionalidade bônus, a plataforma permite criar um onboarding digital e inovador para os novos colaboradores.
Por meio da plataforma, você consegue:
- Criar planos específicos conforme o departamento ou cargo;
- Monitorar e ajustar o onboarding conforme a necessidade;
- Ter uma visão centralizada do progresso de cada colaborador durante o período de integração;
- Avaliar pontos de melhoria com base em dados e gráficos para aprimorar o processo;
- Realizar ajustes no processo de onboarding em tempo real.
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