Como abordamos recentemente em um de nossos posts, a assinatura digital não apenas possui validade jurídica como pode trazer inúmeros ganhos para as empresas. Dando continuidade a esse tema, vamos explorar como assinar um documento digitalmente.
Em um mundo onde a agilidade e a gestão eficiente de recursos são imperativas, dominar o uso dessa ferramenta torna-se uma peça-chave para otimizar o fluxo de trabalho, reduzir custos operacionais e garantir a conformidade legal.
Neste artigo, reunimos as informações que a sua empresa deve conhecer para garantir a integridade e a confidencialidade dos documentos assinados em meio digital. Continue com a gente e fique por dentro! 😀
O que significa assinar um documento digitalmente?
Quando falamos sobre assinar um documento digitalmente, estamos nos referindo ao ato de formalizar compromissos em meios digitais, eliminando a necessidade da escrita física.
Em termos mais simples, esse procedimento envolve a aplicação de uma assinatura eletrônica em um arquivo digital, conferindo-lhe autenticidade e validade jurídica.
Ao contrário das assinaturas manuscritas em papel, a assinatura digital utiliza métodos criptográficos para garantir a integridade do documento, a identidade do signatário e a autenticidade da assinatura.
Essa abordagem vem substituindo gradualmente os métodos tradicionais, oferecendo mais eficiência, segurança e conformidade legal em diferentes tipos de transações comerciais.
Passo a passo: como assinar documentos digitalmente
Para aderir à assinatura digital, há algumas etapas que as empresas precisam cumprir. Confira, na sequência, os cinco passos mais importantes de como assinar um documento digitalmente:
1. Escolha uma plataforma confiável
Atualmente, o mercado oferece uma variedade de ferramentas de assinatura digital. Portanto, sua primeira tarefa é realizar uma pesquisa aprofundada sobre as opções disponíveis, a fim de escolher aquela que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Ao analisar as possibilidades, verifique as medidas de segurança implementadas e, principalmente, a conformidade com as regulamentações legais vigentes.
2. Faça upload do documento
Após se cadastrar na plataforma escolhida, as próximas etapas costumam ser bem simples, a começar pelo upload do documento que será assinado.
A maioria das ferramentas permite que o usuário importe arquivos diretamente do seu computador ou de serviços de armazenamento em nuvem.
Além disso, algumas também oferecem opções de personalização, como a inclusão de testemunhas e a escolha da ordem de assinatura.
3. Disparo para as partes envolvidas
Outra fase muito importante é a identificação dos signatários do documento, ou seja, das pessoas que deverão assiná-lo.
Em geral, basta fornecer seus endereços de e-mail, para que a plataforma faça o envio automatizado do contrato, convidando as partes envolvidas para assinatura.
4. Assine Eletronicamente
Ao clicar no link enviado por e-mail, cada signatário será direcionado para a área de assinatura. Lá, eles poderão assinar o documento eletronicamente, geralmente digitando seus nomes ou utilizando uma assinatura previamente criada na plataforma.
5. Conclua o processo
Assim que todos os signatários tiverem assinado, a plataforma gera automaticamente uma versão final do documento assinado, que fica disponível para download ou envio por e-mail.
Percebeu como assinar documentos digitalmente é fácil? Mas, apesar de toda a simplicidade, existem alguns aspectos que merecem atenção durante esse procedimento. Daqui em diante, falaremos mais sobre eles!
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Segurança e autenticidade das assinaturas digitais
A segurança de assinaturas digitais é um ponto que costuma gerar preocupação por parte das empresas. Afinal, boa parte dos documentos envolve informações confidenciais. Por isso, vamos dedicar uma parte do texto para explicar como elas funcionam.
Um dos pontos fortes do processo de assinatura digital é que ele envolve o uso de tecnologias avançadas, que tem como objetivo assegurar tanto a autenticidade quanto a segurança das informações.
Entre as inovações mais relevantes, estão as chaves criptografadas, que se dividem em duas principais: a chave privada, que é mantida em sigilo, e a chave pública, que pode ser compartilhada com terceiros.
Basicamente, a assinatura digital é gerada com a chave privada e pode ser verificada por qualquer pessoa com a chave pública correspondente.
Essas chaves, por sua vez, devem estar associadas ao Certificado Digital, um documento eletrônico emitido por Autoridades Certificadoras (ACs) confiáveis, que funciona como uma espécie de identidade de pessoas físicas e jurídicas no meio virtual.
Validade legal de assinaturas digitais
Agora que você já sabe como assinar um documento digitalmente e quais os procedimentos que garantem a segurança deste processo, há mais um ponto que não podemos deixar de abordar: a validade jurídica que esse tipo de assinatura possui.
Graças à Medida Provisória de n° 2.200-2, os documentos assinados eletronicamente passaram a ser reconhecidos pela justiça desde 2000.
De acordo com as informações disponíveis no site oficial do Governo, a legislação brasileira atualmente reconhece a validade de três tipos principais de assinatura eletrônica:
- Assinatura eletrônica simples: permite identificar quem está assinando e anexa ou associa seus dados a outros dados em formato eletrônico;
- Assinatura eletrônica avançada: utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil (sistema nacional brasileiro de certificação digital) ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
- Assinatura eletrônica qualificada: utiliza certificado digital, conforme estabelecido pela Medida Provisória nº 2.200-2
Vale explicar que a assinatura eletrônica qualificada é o que, de fato, conhecemos como assinatura digital. Trata-se da categoria de assinatura eletrônica mais segura da atualidade, pois envolve o uso das tecnologias que mencionamos no tópico anterior.
Benefícios da assinatura digital para profissionais e empresas
Não há como negar: a assinatura digital vem ganhando um espaço cada vez maior dentro das organizações, revolucionado a maneira como elas conduzem suas operações diárias.
Entre os principais ganhos que essa ferramenta tem proporcionado para pessoas e negócios, destacam-se:
1. Acessibilidade
Com a automatização de contratos, os profissionais podem assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer momento, utilizando dispositivos eletrônicos conectados à internet.
Consequentemente, esse recurso também está associado a uma experiência mais conveniente e moderna para clientes, parceiros e colaboradores.
2. Agilidade
Uma vez que é possível assinar documentos de qualquer lugar, também é possível tornar os processos mais rápidos e eficientes.
Afinal, sem a necessidade de deslocamento, transações que tradicionalmente demoravam dias passaram a ser concluídas em minutos.
3. Redução de custos
O tempo não é o único recurso que passou a ser poupado com a chegada da assinatura digital. A eliminação de papel, tinta e despesas relacionadas ao envio de documentos físicos também contribuiu para uma significativa redução de custos operacionais.
4. Sustentabilidade
Para completar, a diminuição do uso de papel e a eliminação de processos baseados em documentos físicos também colaboram com as práticas sustentáveis, alinhando as operações empresariais aos princípios da responsabilidade ambiental.
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