Realizar validações jurídicas e transações no ambiente online tem se tornado cada vez mais popular. Nesse cenário, assinar documentos sem papel e caneta é uma realidade
em muitas organizações.
Aliás, cada vez mais, empresas correm o risco de perder oportunidades ou de comprometer as relações com parceiros se não sabem como assinar um documento com certificado digital.
Se esse for o seu caso, não se preocupe. Preparamos um guia para te ajudar a obter as principais informações sobre o tema. Confira a seguir.
O que é um certificado digital?
Um certificado digital é um documento eletrônico que atua como a identidade digital de uma empresa ou pessoa física. Ele autentica documentos eletrônicos, como é o caso dos contratos em PDF.
Desse modo, possibilita que documentos sejam assinados com validade jurídica, uma vez que garante a autenticidade, o sigilo, a integridade e a segurança na troca de informações em ambiente digital.
Isso é possível por meio das chaves criptográficas que o certificado utiliza. São essas chaves que não apenas identificam os signatários, como também protegem as informações contidas no documento e o tornam legal.
Basicamente, o certificado digital é como se fosse uma carteira de identidade eletrônica. Graças a ele é que as transações realizadas pela internet podem ser reconhecidas legalmente, pois ele confirma a identidade das partes envolvidas.
É também porque existem esses certificados que os documentos assinados eletronicamente não precisam ser convertidos em papel para serem reconhecidos no ambiente jurídico.
Para as empresas, entender como assinar um documento com certificado digital é importante, visto que os certificados se tornaram obrigatórios por lei na emissão de notas fiscais eletrônicas.
Tipos de certificado digital para assinatura
Existem diversos tipos de certificado. Como neste artigo estamos falando de assinar um documento com certificado digital, é preciso utilizar o certificado tipo A, cujo objetivo é o de confirmar e identificar o assinante.
Então, se você tem dúvida quanto à validade jurídica da assinatura digital, saiba que, assim que um documento é assinado digitalmente, a sua autenticidade jurídica é garantida.
Os certificados digitais de tipo A são divididos em categorias. As principais são A1 e A3. Entenda o que cada uma significa:
- A1: trata-se do tipo mais utilizado. Este tipo de certificado digital fica armazenado na nuvem, permite backup e possui validade jurídica de 1 ano.
- A3: é armazenado em uma mídia (cartão ou token), por isso, necessita de configurações adicionais para uso. Esse tipo de certificado não permite backup e requer uma senha obrigatória, com validades de 12, 24 e 36 meses.
Passo a passo: como assinar um documento com certificado digital
Agora vamos entender como assinar um documento com certificado digital. Separamos o processo em três etapas para facilitar. Acompanhe:
Preparação do documento
O primeiro passo é preparar o documento, que significa lê-lo na íntegra. Se você estiver de acordo com o que ele diz, basta ir em “Ferramentas” e selecionar “Certificados”.
Em seguida, aparecerá a opção “assinar digitalmente”. Clique nela.
Processo de assinatura
O passo seguinte é assinar o documento. Para isso, será aberta uma janela com o certificado digital. Selecione-o e clique em continuar.
Abrirá uma tela para assinar.
Verificação da assinatura
Assinatura realizada e agora? Agora é só verificar se está tudo ok e pronto! Seu documento com certificado digital foi assinado e passa a ter validade jurídica.
Para entender sobre essa validade e sobre a segurança da assinatura com certificado digital, siga para o próximo tópico.
Validade jurídica e segurança da assinatura digital
Começando pela segurança, vale pontuar que os certificados digitais são emitidos por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil.
Isso significa que o processo ocorre em conformidade com os padrões mais elevados de segurança e identificação. Em outras palavras, documentos assinados com certificado digital são a opção mais segura da atualidade.
No quesito validade jurídica, se você possui qualquer dúvida, preste atenção: o Brasil dispõe de leis e medidas que regulamentam o uso da assinatura digital na formalização de acordos. Inclusive, a MP 2.200-2 e a Lei n° 14.063 falam sobre isso.
Caso você queira entender mais sobre isso, assim que terminar de ler este conteúdo, acesse o artigo:
👉 Validade jurídica da assinatura digital: entenda o que a lei diz
Benefícios da assinatura digital para empresas e profissionais
Ter conhecimento de como assinar um documento com certificado digital vai muito além da parte técnica. É saber que a prática se traduz em três benefícios principais para empresas e profissionais: eficiência, segurança e agilidade.
Eficiência
A assinatura digital torna as operações mais eficientes, acelerando atividades que poderiam levar horas ou até mesmo dias para serem concluídas.
Não é preciso imprimir documentos, entregá-los pessoalmente ou ter que enviá-los para que possam ser assinados.
Empresas e colaboradores saem ganhando, já que ninguém perde um tempo que poderia ser alocado em atividades mais estratégicas. Com processos mais ágeis e eficientes, a equipe se torna produtiva.
Segurança
Batemos nesta tecla porque sabemos que ainda existem muitas pessoas receosas em utilizar a assinatura digital.
Se esse for o seu caso, é importante que você se sinta seguro com a ferramenta. Para tranquilizá-lo, grave que o nível de segurança que esse tipo de assinatura oferece é elevadíssimo.
Note que quando um documento é assinado com certificado digital significa, como abordamos mais acima, que ele está em conformidade com os padrões mais elevados de segurança e identificação. Além desse fato, as assinaturas digitais utilizam criptografia.
É ela que dá uma camada adicional de segurança ao processo. Adicionalmente, lembramos que a assinatura digital é respaldada por regulamentações específicas.
Praticidade
Foi a pandemia do Covid-19 que impulsionou o uso da assinatura digital. Juntamente com ela, veio uma massiva adoção do home office. Esse cenário forçou empresas a tomarem atitudes, entre elas, a de adaptar seus processos para um contexto online.
O RH digital é um exemplo disso, com onboarding e recrutamento podendo hoje em dia ser realizado virtualmente. É a tecnologia que possibilita esse cenário, como é a tecnologia que possibilita a assinatura digital de documentos.
Tudo isso traz praticidade aos processos e atividades, pois as tarefas são executadas com muito mais rapidez.
Integrando a assinatura digital na rotina de trabalho
A assinatura digital pode ser integrada em diversos aspectos da rotina de trabalho. Por exemplo, no RH e no DP, é possível utilizá-la para assinar:
- Laudos médicos;
- Contratos de trabalho;
- Pedido de férias;
- Processo de admissão;
- Folha ponto;
- Processo de desligamento de colaboradores;
- Contrato de confidencialidade;
- Pagamento de horas extras;
- Etc.
Com o uso da assinatura digital, esses e outros processos perdem a dependência manual, que muitas vezes significa elaborar o documento, imprimir para revisá-lo, reescrevê-lo, aprová-lo, imprimir novamente, solicitar a assinatura, digitalizá-lo e arquivá-lo fisicamente.
Percebe o quanto isso exige tempo dos envolvidos? E o quanto isso deixa de ser eficiente? Pois é, a assinatura digital rompe com a dependência do papel e torna o fluxo de processos mais ágil.
Para você que é da área de gestão de pessoas, sabe muito bem que agilidade é essencial. Então, lembre-se que assinar documentos digitalmente com certificado digital pode proporcionar ganhos palpáveis para todo mundo!
E já que o assunto é tecnologia e os benefícios dela para a empresa, você já sabe da novidade da Feedz? Agora, por meio da solução de Departamento Pessoal, sua empresa poderá assinar documentos digitalmente com 100% de segurança e validade jurídica.
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