Em praticamente todos os setores de uma empresa vemos o uso da tecnologia para aumentar a produtividade e reduzir custos. Esse cenário tem a ver com a transformação digital, igualmente presente quando tratamos do departamento pessoal online.
É isso mesmo que você leu! A área de DP em uma empresa também pode contar com o uso de ferramentas que apoiam na digitalização e automação dos processos e que, ainda, agilizam atividades de rotina.
Quer entender melhor sobre como funciona um DP online? Então, siga na leitura deste artigo.
O que faz o departamento pessoal?
O departamento pessoal é a área responsável por todas as atividades burocráticas que envolvem os funcionários de uma empresa. Isso vai desde a contratação até a demissão, passando pela distribuição de férias, elaboração de folhas de pagamentos etc.
Perceba, portanto, que do mesmo modo que o RH, o DP também tem um olhar para a gestão dos colaboradores. Contudo, existe uma diferença importante entre ambos os setores.
Como comentamos nesse outro artigo que fala sobre a diferença entre RH e DP, o setor de recursos humanos é focado em desenvolver os talentos e promover o bem-estar no trabalho.
Já o DP tem a missão de garantir que as normas do Ministério do Trabalho, assim como os acordos sindicais, sejam respeitados.
Caso você queira entender com mais detalhes das rotinas de RH e DP, não deixe de ler:
👉 Funções do RH e Departamento Pessoal: quais as diferenças?
👉 Qual a importância do departamento pessoal para sua empresa?
O que é departamento pessoal online?
Na essência, o departamento pessoal online tem as mesmas responsabilidades de um DP tradicional. A diferença é que ele conta com a adoção de ferramentas tecnológicas para apoiar as atividades de rotina.
Em termos práticos, significa dizer que em um DP online os funcionários utilizam um software específico para a área.
O que muda com o departamento pessoal online?
Como comentamos, o dia a dia do departamento pessoal online, isto é, a rotina, é a mesma. Para fins de esclarecimento, podemos agrupar as responsabilidades do DP em três pilares:
Uma vez que a rotina seja a mesma, o que muda é a maneira como ela é executada. Explicando melhor, em um departamento pessoal online utiliza-se sistemas para facilitar a execução de determinadas atividades.
Assim, ao invés de fazer os cálculos manuais da folha de pagamento de cada colaborador, um software faz isso em questão de segundos e sem erros, por exemplo.
👉 Folha de pagamento online: O que é, cálculo e como fazer?
Ou, ainda, a tecnologia permite um melhor acompanhamento de prazos e status dos processos de admissão.
Essas são apenas algumas situações para ilustrar que, quando há tecnologia no DP, o setor ganha tempo para funções mais estratégicas.
Com isso, podemos dizer que o departamento pessoal online nada mais é do que o reflexo da automação nas empresas.
Como funciona o departamento pessoal online?
Entendemos que as atividades executadas em um DP online envolvem a adoção de tecnologias. Por esse motivo, o setor funciona com o apoio de tecnologias para otimizar e agilizar as atividades de rotina.
Para isso, observe que um sistema para departamento pessoal é imprescindível se você deseja que o seu DP seja online e entre também para a era da transformação digital.
Quais as vantagens do departamento pessoal online?
Um departamento pessoal, quando apoiado pela tecnologia, tem menos papelada circulando, é muito mais organizado e produtivo. Além disso, podemos citar outras quatro vantagens, que são:
1. Segurança para tomar decisões
Uma das vantagens da tecnologia é possibilitar o acesso rápido a dados importantes para a tomada de decisão. Sistemas de departamento pessoal online apresentam indicadores de desempenho do setor e dos colaboradores.
Graças a eles, gestores podem se basear em informações concretas e analisar o que precisa ser mudado e o que deve ser mantido. Ou seja, a tecnologia deixa o “achismo” de lado e dá espaço para dados reais (e em tempo real).
👉 Indicadores de desempenho: O que são, exemplos e como analisar?
2. Praticidade
Um departamento pessoal online é sinônimo de organização. Para começar, você dá adeus às incontáveis planilhas e às pilhas intermináveis de papel. Com tudo centralizado em um sistema, encontrar as informações necessárias é uma questão de poucos cliques.
Adicionalmente, ao utilizar um software de departamento pessoal os processos passam a ser realizados virtualmente e nenhuma etapa é deixada de lado ou executada em duplicidade.
3. Otimização dos processos
A otimização dos processos de DP traz ao setor agilidade e eficiência. A área também ganha com redução de custos, uma vez que as atividades são realizadas com mais precisão.
A partir do momento que a rotina é executada de modo mais assertivo, a tendência é uma melhora nos resultados do departamento.
4. Diminuição de erros e falhas
Imagine elaborar um holerite e esquecer de acrescentar o pagamento do adicional noturno. Ou de não respeitar o prazo para o seu colaborador tirar as férias.
Basta um simples descuido para esses casos acontecerem (e poderíamos citar muitos outros). Por contar com processos otimizados, o departamento pessoal online torna-se muito mais preciso.
Aliás, este é um benefício da tecnologia de modo geral: a redução significativa dos erros humanos, os quais são comuns a todo processo realizado manualmente.
👉Holerite Digital: Um guia para profissionais do Departamento Pessoal e RH
Quais são os sistemas de departamento pessoal?
Já que o departamento pessoal online traz tantos benefícios, nada mais natural do que querer tornar a teoria em realidade. Para isso, você precisará de um sistema para departamento pessoal.
Quando falamos em sistemas, nos referimos aos softwares de DP voltados a facilitar e melhorar a rotina dos profissionais da área. Eles conseguem isso justamente porque eliminam a papelada e as tarefas manuais.
Vale destacar ainda que um sistema de departamento pessoal ajuda profissionais de DP, RH e até de contabilidade a acompanharem toda a jornada do colaborador.
A Feedz, agora conta com uma plataforma de Departamento Pessoal Online. Confira alguns detalhes a seguir.
Qual o melhor sistema para departamento pessoal?
O melhor sistema para departamento pessoal online agiliza as demandas do setor ao mesmo tempo que garante a segurança dos dados em cada uma das atividades.
Para escolher aquele que realmente traga os resultados que você deseja, pense nas respostas para as seguintes perguntas:
- Quais as principais funcionalidades que a minha empresa precisa digitalizar?
- O que falam os clientes que já utilizam a ferramenta sendo analisada? Quais resultados concretos ela trouxe para eles?
- Como os dados dos processos internos são gerados? Tenha em mente que esse ponto é importante para a análise de indicadores e geração de relatórios.
- A ferramenta integra departamento pessoal com recursos humanos?
- Quais funcionalidades extras o sistema oferece? Por exemplo, ele dá acesso a funções como Onboarding e eNPS?
Ao estudar cada uma das respostas, você e sua equipe não cairão no erro de investir em um software para departamento pessoal online que não traga os resultados esperados.
Como já mencionamos, a Feedz é a melhor e mais completa ferramenta de departamento pessoal online para você e sua empresa. Caso você precise de uma ajuda extra para escolher, salve a leitura deste artigo:
👉 Como escolher o melhor software de departamento pessoal
Feedz como plataforma de departamento pessoal online
A burocracia que os profissionais de departamento pessoal precisam lidar já é motivo para muito trabalho. Qualquer detalhe, por menor que possa parecer, pode significar sérios problemas para a empresa se não for levado em consideração.
Já que a burocracia é grande, por que não facilitar o trabalho dos profissionais da área? É dessa premissa que parte o departamento pessoal online.
Ao tornar as atividades de rotina mais otimizadas e seguras, o setor torna-se mais eficiente e, consequentemente, os colaboradores ficam mais satisfeitos.
Com a Feedz, o Departamento Pessoal da sua empresa poderá gerenciar melhor o processo de recrutamento, treinamento, desenvolvimento e feedback dos colaboradores, além de promover um ambiente de trabalho mais colaborativo e engajado.
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