A procrastinação no trabalho é um dos grandes problemas do dia a dia de qualquer pessoa. Podendo ser, além disso, um fator decisivo para a produtividade de uma equipe toda.
Qualquer distração que apareça pode tornar-se um motivo para deixar uma atividade para depois, ou para esquecer de concluir uma tarefa, ou se desmotivar de um objetivo e assim por diante.
Mesmo sendo algo inerente ao ser humano, a procrastinação pode acabar virando um hábito e passar a ser um obstáculo para o crescimento pessoal e profissional de alguém.
Ainda mais no contexto tecnológico em que se vive hoje, com acessos a informações constantes muitas vezes fica difícil focar em uma única coisa.
Isso, sem contar o fator trabalho em home office, que obrigou as pessoas a focarem em seus trabalhos dentro de suas próprias casas por boa parte do tempo nos últimos 2 anos — pessoas essas que nem sempre estavam acostumadas a ter que trabalhar de casa.
Com esse mundo de possibilidades e notificações, muitas vezes basta uma informação que apareça na “hora errada” para uma distração sair do controle e acabar sendo algo frequente e prejudicial na rotina.
Nesse post te ajudaremos a identificar se a procrastinação no trabalho está se tornando um problema e como solucionar antes que saia de controle. Vamos lá!
O que é procrastinar?
A procrastinação é uma série de atitudes — que podem ou não ser hábito — , caracterizadas por adiar ou prorrogar a execução de uma tarefa.
Seja essa tarefa uma entrega para um cliente, uma atividade diária, uma decisão a ser tomada, uma conta a ser paga e assim por diante, tanto na vida pessoal quanto profissional.
De acordo com estudo feito por pesquisadores da Universidade Federal da Paraíba, cerca de 95% da população manifesta esse tipo de atitude nos mais variados contextos, como nos cuidados com a saúde, nos estudos, no trabalho e até mesmo nas relações interpessoais.
Entretanto, a mesma pesquisa mostra que para cerca de 15% dos adultos, isso se tornou um grande problema.
A longo prazo, procrastinar causa sentimentos como arrependimento, angústia e muita ansiedade, dificultando assim que outras tarefas sejam feitas, tornando tudo uma bola de neve.
Outro estudo, publicado na revista científica Psychological Science, aponta que a procrastinação está mais relacionada com as emoções do indivíduo do que com seu lado racional.
Ou seja, quando não estamos sendo capazes de controlar as nossas emoções, existe grande chance de atropelarmos atividades e a utilização do nosso tempo.
O que pode causar a procrastinação no trabalho?
Antes de mais nada, é importante compreender que as causas da procrastinação podem ser bastante variadas e não necessariamente será igual para cada pessoa.
Inúmeros fatores podem interferir na produtividade, organização e entregas de tarefas que precisam ser executadas. E, se alguém está procrastinando muito no trabalho, as chances de isso estar afetando também sua vida pessoal são bastante altas.
Por exemplo, quando uma pessoa está com o psicológico abalado por excesso de cansaço, problemas pessoais, sobrecarga de trabalho, condições de saúde e etc, a desmotivação com esses fatores é capaz de mexer com o emocional e tirar totalmente o foco de outras coisas do dia a dia.
Além dessa causa, outras possibilidades comuns que podem causar a procrastinação no trabalho são:
- falta de um bom direcionamento no trabalho por parte das lideranças responsáveis;
- tarefas complexas demais para determinados colaboradores, despertando insegurança e dúvida de capacidade, ao invés de sentirem-se desafiados;
- falta de motivação no ambiente de trabalho ou insatisfação com o trabalho;
- ambiente de trabalho, lideranças e clima desorganizados;
- além, claro, do excesso das redes sociais e mensagens internas nas próprias plataformas de comunicação entre colaboradores.
Como evitar a procrastinação no trabalho?
Um dos primeiros passos para evitar que a procrastinação se torne um problema entre os colaboradores é compreender as causas daquela atitude.
Ao identificar que uma pessoa ou um time está procrastinando mais que o normal, antes de sair fazendo mentorias, cursos ou dando feedbacks, procure conversar para reconhecer a origem daquele comportamento.
Para isso, um RH fortalecido na empresa é essencial! Esse será o time capaz de observar e direcionar essas questões da melhor forma possível.
Sendo assim, após compreender as motivações, aí a empresa pode passar a intervir da maneira que for possível. Esse apoio e acolhimento psicológico podem ser primordiais para a forma como um procrastinador vai ou não evoluir.
Essa inteligência emocional é uma habilidade que os líderes precisam praticar e estudar constantemente. Especialmente para manter seu time saudável, feliz e produtivo.
Mantenha um padrão de lideranças organizadas e focadas
As lideranças dos times precisam estar alinhados em relação a saber orientar e direcionar o foco de cada equipe da qual é responsável para que os resultados sejam reais. Um líder não organizado e sem foco, será incapaz de extrair o melhor de cada colaborador e, assim como a procrastinação, o fator se torna uma bola de neve.
Um líder sem foco, pode influenciar no foco do time que não saberá exatamente o que ou por que fazer; como consequência desmotiva os colaboradores que passarão a procrastinar mais e mais entregas, resultados e daí em diante os problemas passam só a ficarem maiores.
Sendo assim, é importante que a empresa possa garantir que as lideranças estejam alinhadas e preparadas para direcionar seus times. Cuidando com atenção de cada pessoa presente ali e as preparando para poderem entregar o seu melhor.
Incentive o gerenciamento de tempo
Existem inúmeros métodos atualmente disponíveis para que cada colaborador passe a gerenciar seu tempo da melhor maneira possível. Não cabe ao líder definir o que cada pessoa fará com seu próprio tempo; mas é responsabilidade da liderança indicar caminhos de gerenciamento de tempo garantindo que cada pessoa encontre o que mais faz sentido para sua personalidade.
- A regra dos 2 minutos, por exemplo, indica que para qualquer tarefa que precise ser feita, comece dedicando dois minutos do seu tempo;
- Os blocos de tempo, ensinam como organizar suas prioridades de entregas a depender de seu tempo e energia disponíveis;
- A técnica de Pomodoro ensina a dividir o trabalho em intervalos de 25 minutos, separados por pequenos intervalos.
Métodos e técnicas com essas características por serem bastante simples de se aplicar na rotina podem auxiliar — e muito — no foco e melhor gerenciamento de tempo da equipe. Evitando aquele sentimento de que sempre faltam horas para que se possa entregar todas as atividades necessárias.
Invista e incentive a qualidade de vida dos colaboradores
Conforme comentamos nesse texto, muitas vezes a procrastinação no trabalho está totalmente ligada à falta de qualidade de vida que um colaborador tem fora do horário comercial.
É importante, então, que a empresa possa proporcionar momentos de descompressão, incentive as pessoas a praticarem exercícios físicos e momentos de tranquilidade.
Funcionários mais motivados e mais felizes tendem a ter menos problemas relacionados à produtividade. Sendo assim, a chave da não procrastinação pode estar em manter os colaboradores de uma empresa felizes.
