Onboarding Remoto: como estruturamos isso na Feedz

Nos últimos meses, as empresas precisaram mudar completamente todas as definições de contratação. Mas após o desafio de contratar a pessoa certa, vem outro: como fazer essa pessoa sentir que está no lugar certo?

Com a pandemia e o isolamento social, o onboarding remoto entrou no radar dos RHs das empresa. O processo de onboarding de um novo colaborador precisa ser bem estruturado para que ele tenha materiais, conhecimento e interações suficientes para se adaptar ao time.

E quando todo esse processo é feito de forma remota, pode ser ainda mais desafiador. Isso tudo vai garantir que o novo funcionário se sinta bem acolhido e que tenha motivação para dar tudo de si logo nos primeiros momentos de sua entrada. Isso garante mais engajamento para as equipes e também pode reduzir a taxa de turnover.

Aqui na Feedz, demos continuidade em algumas ações e adaptamos outras.

 

Quais são as etapas do Onboarding Remoto?

Um onboarding remoto exige uma certa adaptação, tanto do colaborador que está entrando quanto das pessoas que já estão na empresa e vão participar desse processo, seja o RH, gestores, líderes ou até mesmo os diretores e CEO.

Veja agora quais são as etapas que nós estruturamos para que o processo de onboarding dos nossos colaboradores continuassem sendo uma experiência incrível, mesmo que de forma remota:

 

Pré Onboarding

O onboarding não começa no primeiro dia do novo colaborador. Existem etapas que antecedem essa data. Os primeiros passos são: entrar em contato com o candidato que foi selecionado através de um e-mail de boas vindas.

Nele deve ter explicações sobre os documentos necessários para a contratação, a data de início do trabalho e o acesso para a planilha do Onboarding (vamos falar sobre ela mais tarde).

Também é preciso comunicar ao time que uma nova pessoa vai chegar! Por aqui, também fazemos essa comunicação por e-mail. Já neste, deve ter o nome da nova pessoa, o cargo que vai ocupar, a data de início e o link para cada um deixar um recadinho em um post it online.

Após o envio desses e-mails, preparamos o kit de boas vindas. Separamos camisetas, caneca e adesivos para enviarmos para a casa do Baby Parrot.

 

Onboarding

Agora sim, estamos no primeiro dia de trabalho do recém chegado! Logo no início da manhã, o colaborador já recebe um e-mail com a agenda do dia e os seus logins básicos (Gmail, Slack, Feedz).

Nessa programação, o primeiro compromisso é uma reunião com o gestor, o segundo é a reunião informal com a sua equipe para que possam se conhecer, após isso, uma conversa com o Culture Guardian para explicar o processo de onboarding e apresentar o nosso Guia de Trabalho Remoto.

No final do dia, uma reunião com os founders, e por último, o checkout. No decorrer da primeira semana, o novo Parrot terá seus passos guiados pela Planilha de Onboarding.

Esse material traz planejamento e segurança para o colaborador, acabando com aquela ideia de que os primeiros dias em uma empresa são confusos.  Na Feedz, estruturamos da seguinte maneira:

• Módulo 1: cadastros básicos, preenchimento de informações;
• Módulo 2: conhecer e entender o nosso Culture Code;
• Módulo 3: conversas de sinergia com as pessoas do time que pertence e de outras áreas;
• Módulo 4: compreender todos os pilares da Feedz;
• Módulo 5: estudar as ferramentas que usará no dia a dia;
• Módulo 6: adquirir mais conhecimentos específicos sobre a sua área e seu cargo;
• Módulo 7: desenvolvimento pessoal.

 

 

Cada módulo desse contém materiais escritos, em vídeos, conversas com outros Parrots, palestras gravadas e ebooks. Após executar todas as tarefas da planilha, conhecer a empresa e as pessoas e tirar todas as dúvidas possíveis, o colaborador está pronto para a rampagem!

 

A quem recorrer? 

É essencial que o novo colaborador entenda a quem deve recorrer em caso de dúvidas e quem deve ser o seu suporte principal nesse início. Na Feedz, cada Baby Parrot tem 4 stakeholders aos quais ele deve se apoiar:

→ O seu Gestor direto

→ Um ponto focal técnico, ou seja, uma pessoa que realiza as mesmas funções do Baby Parrot, está no mesmo “cargo” que ele ou que tem mais afinidade com o trabalho que será realizado pelo mesmo.

→ A pessoa responsável por people para que ele possa tirar suas dúvidas sobre a parte operacional da Feedz, além de estar ali para dar um apoio mais ligado a parte cultural e processos da empresa.

→ Seu time e o restante dos colaboradores da Feedz. 

 

Processo de Rampagem

A partir dos 70/80% completos da planilha, o novo colaborador começa a entrar no período de rampagem. Para fazer essa transição, ele começa a acompanhar a operação muito mais de perto.

Isso presencialmente acontecia de uma maneira mais natural onde o novo colaborador sentava ao lado do ponto focal técnico, gestor ou parte do time e ficava “assistindo” e acompanhando o trabalho deles.

Entendendo assim, como funcionam as ações do dia-a-dia que serão essenciais para seu desempenho dentro da Feedz.

Isso pode ser exemplificado no Customer Success como o acompanhamento de como funciona a plataforma de CRM que utilizamos, além de quaisquer dúvidas que possam surgir em relação à rotina do time, comunicação com os clientes e configurações em geral. Já na versão online isso ficou um pouco mais difícil de acontecer de forma natural.

Incluímos, então, dentro da planilha de onboarding o “acompanhamento de rotina” onde o Baby Parrot passa o dia inteiro acompanhando a rotina do seu ponto focal técnico.

Isso é feito através do compartilhamento tela para que ele entenda melhor como funciona a estruturação das ações que serão realizadas por ele depois com a supervisão.

Voltando a utilizar o time de CS como exemplo, seria o acompanhamento de atualização e preenchimento do CRM, calls e respostas de e-mails para clientes.

Esse período vai de acordo com o desempenho de cada baby Parrot e o título de “rampado” vem naturalmente através das ações que vão sendo cada dia realizadas com mais autonomia e confiança.

 

O que já acontecia e o que foi adaptado

Continuamos com a mesma estrutura do que era feito presencialmente, porém, é claro que algumas adaptações foram necessárias. Mas a parte importante é: não deixe fazer!

Antes, as conversas de sinergia poderiam ser feitas ao ar livre ou tomando um café na padaria perto do escritório. Agora não podem ser assim, mas as conversas online também tem nos trazido ótimos resultados de conexão entre o time.

Também precisamos adicionar algumas etapas, como a criação do Guia de Trabalho Remoto que já citamos aqui. Esse material foi criado para que o novo Parrot entenda como funciona a nossa comunicação em home office, quais são os canais principais de troca de informação, como funciona os nossos rituais de cultura remotamente (como o checkin semanal e o happy hour, por exemplo).

A nossa clássica foto com o fundo amarelo, usada em assinaturas de e-mail, também é feita digitalmente. Com uma ajudinha da edição no Photoshop, conseguimos fazer com que todos se sintam oficialmente no ninho.

 

Depoimento de Parrots que fizeram o Onboarding Remoto

Andressa (Sucesso do Cliente)

“Desde que recebi o sim da Feedz, eu estava ansiosa pensando como seria a minha adaptação na empresa. Me perguntava o que fazer pra não ser uma mera colega virtual e me tornar uma Parrot “real-oficial” entre uma equipe que já trabalhava entrosada e, eu já ouvia boatos, performando muito! Como me sentir parte de um ambiente feliz sem nunca ter estado em num mesmo ambiente físico com o time?

Como iniciar um desafio profissional sem ter “um colega do lado” pra perguntar ou comentar as situações do dia-a-dia? No dia anterior ao meu início, recebi em casa esse kit de boas-vindas que, visivelmente foi preparado com muito carinho, e que considerei tão importante quanto receber o computador e a cadeira, porque são materiais que trazem pertencimento, ao recebê-los eu me senti parte da Feedz desde o primeiro momento.

Vesti a camisa no primeiro dia, literalmente! Na primeira hora da manhã, recebi um e-mail com bilhetinhos de todos os Parrots, em forma de post-its virtuais e me senti muito aguardada e querida por todos. Em seguida, participei de um momento de time, uma call onde fui super bem recepcionada pelos meus colegas e dali tive uma reunião com o Pedro, nosso Culture Guardian, ou como eu gosto de resumir: a alma da Feedz!

Ele me apresentou a planilha com um passo a passo do meu onboarding: o que fazer primeiro, a quem pedir, o que ler, sugestão de assuntos com pessoas de outros departamentos, onde encontrar os materiais de apoio, tu-do! Além de reuniões previamente programadas com ele, onde eu tive uma verdadeira imersão na cultura da Feedz.

Enfim, essa planilha fez com que eu soubesse exatamente o que esperavam de mim, me guiou nos primeiros dias e fez com que eu não me sentisse perdida  ou ociosa e, principalmente, já me deu certa autonomia logo nos primeiros dias. Ter a sugestão de pautas para as conversas de sinergia, me fez “ter assunto” com quase todos da empresa e saber o que fazem e como nosso trabalho se relaciona. Foi uma ótima experiência! Fez toda diferença no meu processo de onboarding remoto!

A cada  Daily do time de Sucesso do Cliente, a cada check-in semanal de OKR’S, a cada happy hour de sexta-feira, pude ir reforçando esses laços que fui criando individualmente e conhecendo um pouco mais das pessoas que fazem a Feedz ser o que é e me senti muito à vontade em mostrar como sou. Acredito que meu onboarding foi tão bem pensado, preparado com tanto cuidado, que me possibilitou aprender muito, e surpreendentemente, contribuir também!

Eu não esperava dar ideias ou sugerir processos já na primeira semana. Enfim, os clichês “parece que a gente já se conhece há tempos” e “são dias que parecem meses”, no meu caso, são muito verdadeiros e resumem bem o quentinho no coração que me invadiu logo nos primeiros dias!

Hoje, com um mês e meio de Feedz, me sinto apta a desempenhar minhas tarefas e completamente inserida na cultura da empresa, jamais me senti “uma estranha no ninho” e me considero uma Parrot engajada e feliz.”

 

Letícia (Sucesso do Cliente)

“Minha experiência foi fantástica. Ser contratado em meio uma pandemia, com todo processo à distância e ser recebido da melhor maneira possível por todo o time, é fantástico. Você percebe que o processo de onboarding à distância,funciona tão bem quanto de forma presencial, quando a estratégia dessa imersão é adaptada a cultura organizacional, e no primeiro momento já engajamos com o propósito e valores da empresa, você se sente acolhido e passa a fazer parte do todo, já no primeiro momento gera conexão com a empresa.

Tanto o RH quanto o líder apoiando esse processo é essencial, te traz segurança, te da direcionamento, ao mesmo tempo que deixa claro sobre os próximos passos, te da autonomia para você se auto desenvolver e contribuir para novas ideias e processos internos.

Quando fica claro para nós o propósito da empresa,a rotina de ambiente de trabalho, os processos de cada área, qual nossa missão e como vamos desenvolver nosso papel da melhor forma, pois temos todo o suporte para isso, fica tudo claro e você fica motivada, por ter todo apoio e livre para fazer o seu melhor, da sua melhor forma.   E a chave de sucesso para nosso desenvolvimento neste processo, foi os feedbacks contínuos, para nossa evolução e melhoria em cada etapa, e a comunicação assertiva, fez total diferença para nosso desempenho neste onboarding.”

 

Lailla (SDR)

“O começo em toda empresa gera expectativa e ansiedade, pensar em iniciar de uma maneira totalmente remota ainda mais. Foi assim minha chegada na Feedz e para minha surpresa está sendo sensacional!!!

Um onboarding remoto todo pensado pelos Parrots, indo muito além da introdução no seu time. Conto com um conteúdo atualizado de não colocar defeitos, além da integração com todas as áreas, planejamento com o gestor, demonstração das ferramentas, eventos semanais, etc.

Todo o contexto me faz sentir muito mais inserida, contando com toda a disponibilidade e cuidado de todos. Mesmo longe, me senti cada vez mais perto, assim está sendo início da caminhada na Feedz!”

 

Martinha (SDR)

“Passar por um onboarding 100% remoto foi uma experiência incrível, ao contrário do que eu acreditaria ser possível antes de tudo relacionado a pandemia acontecer.

A planilha atuou como um direcionador extremamente importante, e permitiu que fosse possível ter uma boa gestão do meu tempo desde o primeiro dia. Pontos de interação com Parrots de outras áreas também foram super legais, dá aquela sensação de estar na empresa mesmo sabe? Adorei!

Fico muito feliz de fazer parte de uma empresa que se preocupa com a experiência dos colaboradores dessa maneira”.

 

Matheus (Gerente de Produto)

“Sempre fui fã do trabalho remoto, mas não tinha experimentado ele full time até esse ano, muitas coisas precisaram mudar na minha rotina para que eu adaptasse minha produtividade à essa nova realidade. Além disso, essa foi minha primeira experiência com um onboarding remoto.

Admito que no começo fiquei um pouco preocupado como seriam as coisas, como se relacionar com novos colegas, entender um novo produto do zero, trabalhar junto e resolver novos problemas sem estar face-to-face. Não que minha carreira seja longa, mas nos acostumamos a fazer tudo fisicamente até que a pandemia nos obrigou a enxergar novas possibilidades.

Mesmo com todo esse receio de começar em uma nova empresa totalmente online, sabia que tudo daria certo. No fim, todas as minhas preocupações foram meio que irrelevantes, a experiência está sendo muito positiva graças ao acolhimento de todos os parrots, nem parece que estamos distantes fisicamente.

Acredito que o diferencial está nas pessoas, ter alguém preocupado em te ajudar, uma boa estruturação do passo-a-passo e autonomia no  Onboarding são um grande diferencial e deixam o novo colaborador mais confortável e confiante nesse processo que muitas vezes nos deixa vulnerável já que é um momento de muitas mudanças. Eu sabia todos os passos que precisava dar e com quem eu precisava falar, em nenhum momento fiquei desassistido ou perdido.”

 

Bárbara (SDR)

“Meu onboarding na Feedz foi minha primeira vez, não só entrando em uma empresa já em estilo home office, mas também permanecendo assim hehehe A experiência é bem diferente de qualquer situação profissional que já passei, pois sou uma pessoa que gosta bastante do contato que o dia a dia gera. Mas não vi como uma experiência negativa, pois tive muito direcionamento, tanto em questão de processos, como pessoas pra contar em qualquer situação. Senti falta da convivência, mas tive todos os recursos necessários pra me sentir acolhida”.

 

Escrito por: Andressa Fernandes e Cecília Lopes