Ter um sistema de departamento pessoal na empresa é extremamente útil na hora de poupar tempo e reduzir a burocracia de processos como envio de holerites, cadastro de novos colaboradores, emissão e recebimento de documentos e outras atividades.
Graças à tecnologia e a inteligência artificial, hoje, o profissional de departamento pessoal não precisa mais fazer de forma manual todas as suas atribuições.
Então, se você quer atuar de maneira mais estratégica e assertiva, chegou a hora de contratar um sistema de departamento pessoal que seja benéfico para a sua empresa.
No artigo de hoje nós vamos te explicar as vantagens de um programa de departamento pessoal e como escolher a melhor opção.
Vamos lá?
O que é um Sistema de Departamento de Pessoal?
De forma resumida, um sistema de departamento pessoal é um software que facilita a rotina dos profissionais de DP, evitando burocracias, grandes papeladas e tarefas manuais que demandam tempo e muita atenção.
Sabe a parte burocrática que acompanha a chegada ou saída de um funcionário na empresa, como o recolhimento da carteira de trabalho, exame admissional/demissional e tudo o mais?
Pois bem. Os profissionais do departamento pessoal são os grandes responsáveis por organizar todas as etapas envolvidas nesses dois processos.
Além de ajudar os profissionais a ter mais tempo para focar em ações de melhoria para o ambiente de trabalho, ter um DP bem estruturado e automatizado faz com que a empresa esteja mais alinhada às normas do Ministério do Trabalho e da legislação trabalhista.
Como a tecnologia ajuda o setor de departamento pessoal?
Nos dias de hoje, a grande maioria dos setores de uma empresa trabalham tendo a tecnologia como aliada para facilitar a rotina e com o departamento pessoal não precisa ser diferente.
Um sistema de departamento pessoal se mostra cada vez mais necessário, pois é capaz de armazenar um grande número de dados e informações de forma remota.
Além de facilitar o dia a dia dos profissionais, essa ferramenta ajuda na proteção de informações e na agilidade nos processos manuais.
Confira como um software de departamento pessoal pode ajudar no trabalho diário:
Na admissão e demissão de funcionários, a assinatura e envio e o registro de documentos se torna mais fácil e rápida para ambos os setores e também para o colaborador.
Na hora do pagamento, a gestão da folha e o envio de holerites se torna mais automatizado e poupa tempo.
Mesmo uma empresa de 30 funcionários, a organização da folha e o envio dos holerites feitos de forma manual tomam dias de trabalho, né?
No caso do agendamento e controle de férias, fica muito mais fácil para o RH e o DP acessar isso em um único programa ao invés de planilhas internas.
Esses pontos positivos também podem ser observados na gestão de benefícios e no acompanhamento da jornada de trabalho dos funcionários. Com um bom software de DP fica mais fácil fazer o controle recorrente do pagamento, benefícios e tributos.
Como um Sistema de Departamento Pessoal vai ajudar o RH da sua empresa?
Como dissemos anteriormente, o departamento pessoal precisa lidar com uma série de atividades, que vão desde a elaboração do contrato de trabalho até descontos na folha de pagamento.
Assim como o RH, o DP participa ativamente de toda a jornada do colaborador, estando presente da admissão à demissão. No caso do DP, essa tarefa é bem mais burocrática e repleta de detalhes legais que precisam de atenção.
Embora haja uma diferença entre as atribuições do RH e do DP, esses dois setores precisam estar alinhados na comunicação, nas tarefas e nos processos internos.
No caso de empresas de pequeno e médio porte, os dois setores costumam trabalhar juntos, o que faz da integração dos setores uma tarefa ainda mais indispensável. Mas, como facilitar isso?
Implementar um software é o melhor caminho, pois além de agilizar os processos para ambos os setores, essa ferramenta torna tudo mais simples e acessível, reduzindo a incidência de erros e retrabalhos.
Além de permitir que todos os dados estejam guardados e seguros em um único local, ter um software que integre esses dois setores, faz com que todos tenham acesso às mesmas informações (sem ruídos na comunicação) e evita que arquivos se percam ou sejam corrompidos.
Leia também:
👉 Qual a diferença entre RH e departamento pessoal?
👉 9 atributos do perfil do profissional de Departamento Pessoal
👉 Qual a importância do departamento pessoal para sua empresa?
4 motivos para ter um sistema de departamento pessoal na sua empresa
Como você já viu aqui, são muitos os ganhos que o DP, RH e toda empresa tem ao contratar o serviço de um sistema de DP.
Mas, aqui, detalhamos os 4 mais importantes.
Confira abaixo:
1. Mantenha a documentação sempre organizada e segura
Um dos grandes diferenciais de um departamento pessoal organizado e eficaz é a gestão documental. E vamos combinar, não é fácil lidar com tantas planilhas e grandes pilhas de papéis, né?
Mesmo que seja de forma digital, ainda existe aquele excesso de pastas, falta de backups e falta de segurança com os documentos, não é mesmo?
Esse é um problema que passa a não existir com um software para o DP. Essa solução deixa a comunicação mais centralizada e organizada em níveis de acesso e edição. Evite falhas na comunicação e vazamento de informações dos colaboradores.
2. Reduza erros e custos
Uma ferramenta automatizada para o seu DP também reduz o risco de erros que podem causar prejuízos à eficiência do setor e ao patrimônio da empresa.
No que se refere ao controle da folha de pagamento, por exemplo, o próprio sistema pode processar as informações que envolvem questões como acordo coletivo, legislação e cálculos, o que traz mais agilidade e segurança.
Isso também diminui consideravelmente a necessidade de se passar longas horas de retrabalho e reparo de erros — geralmente, em decorrência de falhas humanas —, melhorando, consequentemente, a produtividade do time de DP.
3. Tenha mais produtividade
Reduzir a burocracia e os processos que demoram o dobro ou até o triplo do tempo tem tudo a ver com produtividade.
Com um sistema de DP isso é possível, além da checagem e monitoramento de situações antes feitas de forma manual.
Assim, sua equipe pode focar em questões mais estratégicas, enquanto o operacional fica a cargo do software. Incrível, né?
4. Melhore o desempenho
Poder contar com um software de DP ajuda identificar falhas, faltas e erros que podem custar caro no futuro.
Isso tudo ajuda a criar indicadores de desempenho para o setor e os colaboradores. Ou seja, além de auxiliar na rotina do departamento pessoal, as informações fornecidas pelo software tornam os processos mais eficientes para toda empresa.
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Conheça o Sistema de Departamento Pessoal da Feedz
O mercado precisava de um sistema que integrasse as necessidades do departamento pessoal com as do RH.
E foi pensando nisso que a Feedz lançou no mercado seu novo módulo, voltado para o departamento pessoal.
Sabe aquele gaveteiro e a pilha de papeladas com documentos de renúncia de vales transportes, xerox de documentos pessoais e assinaturas de colaboradores? Você não precisa armazenar tudo isso fisicamente.
O objetivo da Feedz é ajudar empresas que desejam digitalizar o departamento pessoal.
👉 Leia também: Ferramentas de Departamento Pessoal da Feedz
Confira as funcionalidades do Sistema de Departamento Pessoal da Feedz
A Feedz é uma empresa especializada em software para gestão de pessoas com foco em desempenho, engajamento e retenção de talentos. Mais de mil empresas e 150 mil pessoas em todo o Brasil usam a Feedz diariamente.
Agora, o módulo voltado para DP amplia ainda mais as soluções que facilitam a rotina de empresas e colaboradores. Com essa nova funcionalidade, os processos de admissão e acompanhamento da jornada de trabalho ficam ainda menos burocráticos.
Veja as funções que estão disponíveis dentro deste módulo:
Painel do Colaborador
Como já falamos aqui, ter os documentos dos colaboradores acessíveis, organizados e seguros faz toda a diferença na rotina do DP e de toda a empresa.
Através do painel do colaborador da Feedz, é possível:
- Centralizar informações e documentos em um ambiente protegido;
- Ter acesso completo dos cadastros de cada funcionário;
- Criar campos de cadastro compatíveis com o eSocial;
- Visualizar e filtrar colaboradores por cargos e departamentos.
Admissão digital
A admissão dos colaboradores não precisa ser um processo demorado. Com a funcionalidade de admissão digital, o módulo de DP da Feedz permite que:
- Faça análises, solicite e aprove os documentos;
- O colaborador preencha seu próprio cadastro e envie os documentos solicitados pelo DP;
- O DP acompanhe prazos e status dos processos de admissão.
Gestão de holerites
Que tal reduzir o risco de erros no envio de holerites? O software de DP da Feedz te ajuda a:
- Importar arquivos de holerites e distribuir com apenas um clique;
- Dar autonomia para o colaborador acessar seus holerites a qualquer momento;
- Evitar erros de envio para que o colaborador receba o documento correto.
Históricos de cargos e salários
Agora é possível ter acesso a jornada do colaborador de forma completa na tela do seu computador.
Por meio deste histórico, o DP vai:
- Visualizar o histórico de alterações de cargos e salários;
- Acompanhar a evolução de cada colaborador;
- Saber o momento certo de realizar promoções;
- Manter os colaboradores engajados criando oportunidades de crescimento.
Entenda por que você deve escolher o Sistema de Departamento Pessoal da Feedz
A Feedz já é referência no mercado e agora ela dá um salto ainda maior com soluções para o DP. Contratando este módulo da ferramenta, sua empresa ganha mais agilidade e produtividade. Além de reduzir erros e ter a possibilidade de um DP totalmente digitalizado e remoto.
Ao contratar o módulo de DP ou outro dos módulos principais, você também tem acesso a mais de10 outras funcionalidades de forma gratuita, o que possibilita integrar ainda mais o DP ao departamento de RH. Os módulos bônus são:
- Onboarding;
- Gamificação;
- One on ones;
- Termômetro emocional;
- Pesquisas internas;
- Comunicados;
- Mural de celebrações;
- eNPS;
- Ouvidoria;
- Controle de turnover;
- Organograma.
Incrível, né?
Lembre-se: só a Feedz oferece uma oferta como essa!
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