Todo negócio precisa de um bom gerenciamento de áreas e de uma gestão de equipe que trabalhe com excelência, para seguir em constante desenvolvimento. Você sabe qual a importância do departamento pessoal para que isso aconteça?
O que o departamento pessoal faz é administrar todos os assuntos relacionados ao quadro de funcionários de uma empresa. Além de ser um setor que lida com a parte burocrática das contratações, ele também é responsável pela relação entre a corporação e os colaboradores.
A seguir vamos explicar os detalhes que fazem desse setor fundamental dentro de uma empresa.
Conceito de Departamento Pessoal
Para entender qual a importância do departamento pessoal, é necessário primeiro saber qual é a sua função e todas as atividades desenvolvidas no seu dia a dia dentro da empresa.
A principal responsabilidade do DP, como também pode ser chamado, é manter a organização dos colaboradores, garantindo que todas as contratações estejam de acordo com as leis trabalhistas, evitando assim qualquer tipo de problema judicial.
O profissional do departamento pessoal é encarregado de todos os processos burocráticos que envolvam o quadro de funcionários, desde a contratação até o desligamento. Veja abaixo as principais rotinas do departamento pessoal:
- Acompanhamento de contratações e demissões
- Gerenciamento das folhas de pagamento
- Garantia de benefícios corporativos e salários
- Controle de licenças e afastamentos
- Gestão do controle de pontos
Como podemos perceber, as atividades são diversas e envolvem na maior parte do tempo a relação direta com os colaboradores.
Qual a importância do departamento pessoal?
As atividades do departamento pessoal estão diretamente ligadas à parte legal de contratações. Todo o trabalho deste setor é baseado em garantir o cumprimento das leis trabalhistas, mantendo a prestação de serviços em acordo com as normas da CLT.
A legislação brasileira é bastante ampla e envolve uma série de fatores quando o assunto é trabalho formal. São pormenores que, quando não levados em consideração desde o momento da contratação, podem causar grandes conflitos para o empregador.
Em 2017, no auge das discussões sobre a Reforma Trabalhista, números alarmantes sobre processos judiciais da área foram expostos pelo Governo Federal. Em 2021, após um ano de pandemia, o número de processos em andamento ultrapassou a marca de 890 mil no país.
Para mensurar qual a importância do departamento pessoal, basta compreender que uma de suas funções é a mediação entre empresas e órgãos públicos, buscando justamente evitar que tais ações judiciais aconteçam. Qualquer falha nessa comunicação pode gerar grandes problemas para a empresa e resultar em altos gastos para a corporação.
Isso significa que o profissional de departamento pessoal deve estar sempre atualizado a qualquer mudança de lei, por menor que ela seja. Somente assim é possível garantir segurança e transparência para empregador e colaborador.
Qual a diferença entre RH e Departamento Pessoal?
Essa é uma dúvida muito frequente para quem não está habituado à divisão de setores empresariais. Tanto o RH quanto o departamento pessoal cuidam da gestão de pessoas e isso pode gerar uma certa confusão.
A principal diferença entre os dois departamentos está nos processos de trabalho aplicados por cada um. Enquanto o RH é responsável por gerenciar o quadro de funcionários, oferecendo um ambiente de trabalho saudável, o departamento pessoal cuida das atividades burocráticas, como assinatura de contratos e desligamentos.
O RH trabalha em conjunto com DP, pois os dois acabam se fazendo presentes durante toda a jornada de carreira da pessoa contratada. As atividades se somam, contribuindo para a linearidade do ambiente, desde a abertura da vaga, até o fim do contrato da prestação de serviço.
Exemplificando, o RH é responsável por abrir uma determinada vaga, realizar entrevistas e definir o melhor perfil para as atividades desejadas. Em seguida, é a vez do departamento pessoal entrar no fluxo, realizando a marcação de exames, elaboração de contrato e repassando todas as informações necessárias sobre direitos e benefícios do novo funcionário.
E assim é feito também após o processo de contratação. O RH fica responsável pela parte de relacionamento entre gestores e suas áreas, buscando a melhor forma de desenvolver os funcionários. Enquanto isso, o DP se preocupa em garantir o cumprimento de pontos, horas extras, pagamento de benefícios e bonificações ao longo de todo o contrato.
Por fim, quando o colaborador passa pela demissão ou aposentadoria, o RH é responsável pelo comunicado e por garantir que a saída não gere nenhum tipo de atrito entre as partes. Já o departamento pessoal acaba se ocupando dos cálculos de multas, valores de FGTS, garantia de pagamento dos direitos devidos e assinatura oficial do desligamento.
Ou seja, as duas áreas trabalham em conjunto o tempo todo, realizando atividades complementares para manter o equilíbrio e desenvolvimento da empresa.
O que é de responsabilidade do Departamento Pessoal?
Como visto, a principal responsabilidade do departamento pessoal é manter os contratos de trabalho dos colaboradores em ordem com as especificações das leis trabalhistas. Dessa forma, é possível evitar possíveis problemas com a justiça.
Além disso, o DP também é responsável por todas as etapas burocráticas de contratação, manutenção e desligamento dos contratados. Para resumir a importância do departamento pessoal, listamos algumas atividades essencialmente desenvolvidas por esta área:
- Documentação dos colaboradores
Toda a parte de contratos é de responsabilidade do departamento pessoal. As admissões podem ser divididas em três categorias: Efetivo CLT, temporário ou autônomo, quando o colaborador é contratado como prestador de serviço independente.
Em todos os casos o profissional do DP deve elaborar o contrato, especificando e definindo as atividades que serão realizadas no cargo, os direitos disponíveis e os benefícios que serão concedidos.
Também faz parte do processo do departamento pessoal reunir e armazenar a documentação exigida para a contratação, de modo que esta esteja disponível e com fácil acesso no momento de desligamento do funcionário.
- Jornada de trabalho e controle de pontos
O DP é responsável por gerenciar as jornadas de trabalho de todas as equipes, garantindo que os horários previstos por lei sejam respeitados. A área ainda pode definir o esquema de escalas e de horas extras, quando necessário.
Além disso, o controle de pontos também deve ser realizado pelo departamento pessoal. Através dele é possível avaliar o rendimento dos setores, as necessidades de novas contratações e acompanhar de maneira mais próxima o dia a dia de cada colaborador.
- Folha de pagamento
Talvez o controle da folha de pagamento seja a atividade mais popular para os profissionais do departamento pessoal. Essa atividade é realizada durante todo o mês, com a apuração das informações de cada funcionário.
Com esses dados, é possível preencher a folha de pagamento e gerar o holerite físico ou o holerite digital de todos os colaboradores.
- Gestão de benefícios
Ainda na fase de informações contratuais, o departamento pessoal deve informar todos os benefícios da vaga em questão ao candidato. Neste caso, a área é responsável por garantir que os benefícios cedidos sejam cumpridos de forma correta.
Entre os mais comuns, podemos citar vale-transporte, beneflex, vale-refeição ou alimentação, convênio médico ou odontológico e auxílio-creche.
- Férias e licenças
Outra atividade que faz parte do leque do departamento pessoal é o gerenciamento de férias e licenças. Aqui, é importante que o DP defina as datas em conjunto com as áreas, já que tais afastamentos podem acabar diminuindo o ritmo de trabalho geral.
Lançamento: Curso Departamento Pessoal de Sucesso
E nosso curso tá on! A Feedz reuniu grandes profissionais da área em um curso que vai desmistificar as burocracias e simplificar os processos do Departamento Pessoal. Aperte no banner abaixo para se inscrever: é gratuito e com certificado!
Ter um calendário planejado e manter a comunicação direta com os gestores das áreas pode facilitar o trabalho e evitar possíveis dores de cabeça.
