Se tem duas coisas que quem trabalha no Departamento Pessoal precisa ter conhecimento são as obrigações trabalhistas e tributárias.
Por isso, saber o que é eSocial é imprescindível para atuar na área.
Como você verá neste artigo, ele torna muito mais fácil a entrega de documentações ao Governo Federal, além de unificar as informações de uma empresa. Quer se aprofundar no assunto? Então, a seguir, entenda o que é eSocial e para que serve. Boa leitura!
O que é eSocial?
O eSocial é um Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.
Foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014 e é uma iniciativa da Receita Federal, do INSS, da Caixa Econômica Federal e do Ministério do Trabalho.
Ele surgiu com os objetivos de reduzir a burocracia para as empresas, modernizar processos referentes às obrigações fiscais e unificar a entrega de obrigações da área trabalhista.
Mas para que você possa compreender direitinho o que é eSocial, vamos fazer uma volta ao passado.
Anteriormente a esse sistema, os profissionais de DP e RH, e os contadores, tinham o trabalho de preencher diferentes guias e entregar cada uma delas a órgãos diferentes, como a Caixa, o INSS e a Receita Federal.
Com o eSocial os dados passaram a ser unificados, o que significa que em um único sistema é possível transmitir, de modo eletrônico, informações como:
- Admissões e demissões;
- Contribuições previdenciárias;
- Folha de pagamento;
- Aviso prévio;
- Informações sobre o FGTS;
- Escriturações fiscais;
- Comunicações de acidente de trabalho.
Algo importante a entender sobre o sistema, é sobre o que é qualificação cadastral eSocial.
Ela nada mais é do que uma das abas da plataforma, dentro da qual a empresa consegue verificar se os dados dos profissionais como nome, data de nascimento, número do Cadastro de Pessoa Física (CPF) e Número de Identificação Social (NIS) estão corretos.
Em outras palavras, a qualificação cadastral eSocial garante que a base de dados dos funcionários de uma organização não apresenta divergências com as bases de dados dos órgãos fiscais relacionados ao trabalho.
Para que serve o eSocial?
A plataforma do eSocial acabou com toda a papelada que antes existia para transmitir informações sobre os funcionários ao governo. Além disso, ela unificou o envio das mesmas. Com isso, reduziu também a burocracia.
Desse modo, o eSocial serve para facilitar a vida das empresas, agilizar o envio de informações e otimizar a fiscalização do governo. Mais especificamente, por meio dele empresas conseguem entregar, de uma só vez, 17 obrigações. São elas:
- GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e das Informações Previdenciárias;
- RAIS: Relação Anual de Informações Sociais;
- CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, com a finalidade de manter controle sobre as admissões e as demissões dos funcionários que trabalham sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
- LRE: Livro de Registro de Empregados;
- CD: Comunicação de Dispensa;
- CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- QHT: Quadro de Horário de Trabalho;
- DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- GRF: Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS: Guia da Previdência Social;
- PPRA: Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
- PCMSO: Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
- Folha de pagamento.
Dessa maneira, deu para perceber que se antes eram necessários dias e alguns deslocamentos a diferentes órgãos, com o eSocial tudo se tornou muito mais simples e rápido.
Quem precisa se cadastrar no eSocial?
Entendido o que é eSocial e para que ele serve, será que todas as empresas precisam se cadastrar na plataforma? A resposta é direta: todas as pessoas jurídicas que possuem funcionários devem realizar o cadastro no sistema.
A regra vale até mesmo para os Microempreendedores Individuais (MEI) que possuem um funcionário. Além disso, pessoas físicas que contratem empregados domésticos devem do mesmo modo transmitir as informações necessárias ao eSocial.
Como cadastrar sua empresa no eSocial
Antes de cadastrar os funcionários, é preciso realizar o cadastro da empresa no eSocial.
O acesso ao sistema é realizado no portal do eSocial com o login gov.br. Ele exige também um selo de confiabilidade no Gov.br, ou seja, um Certificado Digital emitido por uma empresa certificadora autorizada pela ICP-Brasil.
Em seguida, é preciso preencher os dados solicitados pelo sistema eSocial.
Quais são as multas do eSocial para quem não cumprir as obrigatoriedades?
Um ponto sobre o que é eSocial e que não comentamos ainda, é que as informações são enviadas por eventos.
Para entender, um evento é um fato jurídico-trabalhista que pode ocorrer na jornada de um profissional, como admissão, afastamento, pagamento etc. Existem quatro no eSocial:
- Eventos iniciais: incluem os dados de cadastro dos colaboradores (como cadastro de informações administrativas ou fiscais);
- Eventos de tabelas: são os dados relacionados ao ambiente de trabalho (horários, turnos de trabalho e outros;)
- Eventos não periódicos: eventos que não têm uma data fixa para acontecer (como afastamentos e alteração do contrato de trabalho); e
- Eventos periódicos: são aqueles que ocorrem com maior frequência dentro das empresas (como o pagamento do salário).
Dito isso, as empresas que não transmitirem os eventos no prazo, ou que informarem dados incorretos, estão sujeitas a penalidades e multas pela Receita Federal.
Por exemplo, se a organização não informar os dados admissionais do colaborador até 1 dia antes de ele começar o trabalho, poderá ter que pagar uma multa de até R$ 3 mil.
Caso haja um acidente de trabalho e a comunicação desse evento não seja realizada até o 1º dia útil após a ocorrência, o valor da penalidade pode variar entre o limite mínimo e máximo do salário do colaborador.
Portanto, perceba que a quantia a ser paga depende de qual obrigação não tenha sido cumprida.
Quais as vantagens e desvantagens do eSocial?
Você entendeu que o eSocial é obrigatório para empresas que possuam pelo menos um funcionário (o que pode incluir quem é MEI). Ou seja, implementá-lo não é uma opção, mas, sim, uma obrigação.
No entanto, embora seja uma obrigatoriedade, não significa que não existam vantagens na plataforma. E para sermos justos, há também alguns pontos negativos. Para saber mais sobre as duas facetas do eSocial, confira:
Vantagens do eSocial
Uma de suas vantagens mais proeminentes para as empresas é a simplificação. Com o eSocial, enviar as informações é muito mais fácil do que era antes, além de mais rápido. Adicionalmente, ele substituiu processos manuais por processos digitalizados.
Outro benefício é a segurança jurídica que ele proporciona, pois os dados ficam todos armazenados em um mesmo ambiente. Isso facilita também na hora de acessar as informações.
Para os colaboradores, o eSocial é uma garantia de que seus empregadores estão em dia com as obrigações trabalhistas e previdenciárias.
Desvantagens do eSocial
O eSocial é uma plataforma que pode ser complexa e requerer algum esforço. Somado a isso, é necessário ter muita atenção nos preenchimentos dos dados e no atendimento aos prazos.
Conforme destacamos, informações incorretas e/ou eventos enviados após a data limite podem resultar em multas. Por isso, o DP precisa estar atento às datas e garantir que toda a burocracia seja cumprida como manda a lei.
Gostou de saber o que é eSocial e para que ele serve? Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Para ficar por dentro de outros assuntos de DP e gestão de pessoas, que tal receber mensalmente as novidades do blog da Feedz na sua caixa de entrada?
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