Todo início de ano as empresas e o departamento pessoal precisam cumprir uma série de obrigações. Emitir a RAIS está entre elas. Basicamente, ela serve para ajudar o Governo a obter dados sobre a situação trabalhista em nosso país.
Negligenciá-la ou emitir informações falsas ou erradas é passível de multa. Para que sua empresa não perca o prazo de envio da RAIS e não cometa nenhum erro ao emitir o documento, continue a leitura deste artigo.
O que é a RAIS?
RAIS, sigla para Relação Anual de Informações Sociais é uma ferramenta utilizada pelo Governo para mapear a situação trabalhista e econômica em nosso país. Foi instituída em 1975 pelo Decreto 76.900, de 23/12/1975.
Em linhas gerais, trata-se de uma coleta de dados das empresas brasileiras e dos funcionários que nelas trabalham.
Ela é considerada como uma das fontes mais confiáveis para a obtenção de dados estatísticos referentes à atividade trabalhista no país. Para entender, pense na RAIS como se ela fosse um censo.
É graças a esse documento que é possível saber o número de empregos formais existentes, a quantidade de pessoas empregadas, o número de demissões, contratações e de geração de novos empregos, entre outras coisas.
Ao obter essas e outras informações, o Governo:
- Analisa os valores pagos para o seguro-desemprego;
- Faz um melhor controle dos benefícios previdenciários e dos registros do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço);
- Identifica os trabalhadores que possuem direito ao abono salarial PIS/PASEP;
- Verifica as informações no CNIS (Cadastro de Informações Sociais);
- Cria ou modifica as leis trabalhistas
- Etc.
Importante: A RAIS deve ser declarada todos os anos pelas pessoas jurídicas inscritas no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ).
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O que é RAIS Negativa?
Todas as empresas que são obrigadas a emitir a RAIS, mas que não tiveram funcionários no ano-base da declaração, devem emitir a RAIS negativa.
Nesse caso, como não tiveram nenhum colaborador, essas organizações devem transmitir somente as informações relacionadas aos seus dados cadastrais.
Existe, porém, uma exceção. Conforme o artigo 148 da Portaria MTP nº 671/2021, os microempreendedores individuais (MEIs) que não tiverem funcionários estão isentos da emissão da RAIS negativa.
O que deve ser informado na RAIS?
As pessoas jurídicas obrigadas a emitirem a RAIS devem informar o seguinte:
- Informações cadastrais: dados sobre a empresa, como por exemplo, CNPJ.
- Informações econômicas: dados sobre a natureza jurídica da organização, como o seu porte, por exemplo;
- Programa Alimentação do Trabalhador (PAT): tipo de sistema de controle de ponto, se a organização participa ou não do PAT etc.;
- Contribuições sindicais: informações sobre contribuições sindicais, associativas, assistenciais e contribuições confederativas.
Além desses dados, as empresas são obrigadas a declarar as informações dos contratados CLT, como:
- CPF do trabalhador;
- Data de admissão;
- Data de nascimento;
- Valores referentes às verbas rescisórias;
- Valores de parcelas integrantes e não integrantes das renumerações mensais dos colaboradores, com discriminação de cada um deles;
- Caso o contrato tenha sido rescindido, a data e o motivo.
Quem deve preencher a Relação Anual de Informações Sociais?
A RAIS deve ser preenchida e entregue por todos os inscritos no CNPJ, com ou sem empregados, órgãos públicos, pessoas jurídicas de direito privado, empregadores pessoas físicas, entre outros.
A obrigatoriedade da Relação Anual de Informações Sociais é válida inclusive para empresas MEI que possuem empregados.
Confira a lista completa de quem deve declarar a RAIS:
- Inscritos no CNPJ com ou sem empregados (caso não haja empregados no ano-base de declaração, a empresa deve emitir a RAIS negativa);
- Todos os empregadores, conforme definido na CLT;
- Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Economia/Secretaria Especial da Previdência e Trabalho, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
- Empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
- Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
- Empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
- Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
- Condomínios e sociedades civis;
- Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
- Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior,
- Grupo 4 definido no eSocial.
Como fazer a entrega da RAIS?
A Portaria SEPRT Nº 1127/2019 definiu a substituição da RAIS pelo eSocial de forma gradativa. Sendo assim, para 2023, as empresas pertencentes aos grupos 1, 2 e 3 tiveram a obrigação de declaração via RAIS substituída.
Nesses casos, as organizações são obrigadas a enviar os eventos periódicos por meio do eSocial.
Já as empresas do grupo 4 (órgãos públicos e organizações internacionais) precisam entregar a declaração pelo GDRAIS e GDRAIS GENÉRICO. O download do programa é feito em www.rais.gov.br/sitio/download.jsf.
Quais são os prazos obrigatórios para entrega da RAIS em 2023?
As empresas do Grupo 4 devem entregar a RAIS entre o dia 18 de fevereiro de 2023 e o dia 5 de abril de 2023.
As demais devem respeitar o prazo previsto para fechamento de folha do mês de dezembro, no Sistema eSocial.
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Quais são as penalidades por não cumprir os prazos?
Empresas que não cumprirem os prazos ou que fornecerem informações falsas ou erradas serão passíveis de multas e sanções judiciais.
No caso de atrasos, o valor da multa é de R$ 425,64. A cada bimestre de atraso, contados até a data da entrega da declaração ou do auto de infração (o que acontecer primeiro), será acrescida a quantia de R$ 106,40.
Se decorrente de auto de infração, a autoridade julgadora poderá determinar que a multa tenha os seguintes acréscimos percentuais:
- I – de 0% a 4%: para empresas com 0 a 25 funcionários;
- II – de 5% a 8,0%: para empresas com 26 a 50 funcionários;
- III – de 9% a 12%: para empresas com 51 a 100 funcionários;
- IV – de 13% a 16,0%: para empresas com 101 a 500 funcionários; e
- V – de 17% a 20,0%: para empresas com mais de 500 funcionários.
Já para situações em que forem identificados omissão ou registro de informações falsas, a multa é de R$ 425,64, com acréscimo de R$ 26,60 por cada declaração incorreta ou omissão.
Ressaltamos que além de pagar a multa, o empregador é obrigado a transmitir as informações corretas ao Ministério da Economia.
Como preparar a Relação Anual de Informações Sociais corretamente?
Para empresas dos grupos 1, 2 e 3 a declaração da RAIS foi substituída pelo eSocial. Já as organizações do grupo 4 ainda precisam emitir a Relação Anual de Informações Sociais por meio do GDRAIS.
Independentemente disso, destacamos que é de extrema importância que o RH e o DP fiquem atentos às informações transmitidas. Isso porque, como vimos, uma informação errada pode implicar em multas para a organização.
Por isso, sempre que informar os dados da sua empresa e de seus colaboradores, considere contar com a tecnologia.
Com um software de departamento pessoal sua equipe realiza o cadastro dos colaboradores de maneira mais precisa.
Graças à ferramenta, nem DP e nem RH correm o risco de ter informações distribuídas em diferentes planilhas, as quais podem fazer com que os registros no eSocial ou no GDRAIS sejam incorretos.
Inclusive, a tecnologia ajuda a empresa a evitar processos trabalhistas. Se o uso de um software ainda não é a realidade aí na sua área, então não perca mais tempo e solicite a demonstração dessa ferramenta completa. 👇
