Apesar de a Instrução Normativa 2.096/22 publicada no Diário Oficial da União ter anunciado o fim da DIRF, para 2023 as áreas de RH e Departamento Pessoal ainda precisam ficar atentas a essa obrigação acessória.
Para que sua empresa não tenha problemas com o Fisco, saiba a seguir o que entra na DIRF, o prazo para a entrega, como evitar erros comuns e muito mais.
O que é DIRF?
A DIRF, ou Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, apresenta informações sobre os valores de imposto de renda e outras contribuições retidos com pagamentos a pessoas físicas ou jurídicas.
Mais especificamente, por meio da DIRF são prestadas as seguintes informações:
- Os beneficiários;
- Os valores dos pagamentos;
- Os créditos e retenções do IRF.
Trata-se de uma obrigação a qual todas as empresas estão sujeitas a apresentar à Receita Federal do Brasil (RFB). Seu objetivo é o de combater a sonegação fiscal.
Isso é possível pois há um cruzamento de informações apresentadas na DIRF com as transmitidas nas declarações do Imposto de Renda, como também com o ajuste anual de PF.
Entenda ainda que a obrigação de fazer a declaração é da fonte pagadora da renda ou dos proventos aos contribuintes não beneficiários de imunidade ou isenção tributária.
Por que o RH e DP precisam entregar a DIRF no prazo correto?
Empresas que não respeitarem o prazo de entrega estipulado pelo órgão fiscalizador terão que pagar uma multa. Além disso, terão transtornos junto ao Fisco.
Para se ter uma ideia, a multa pode variar de 2% ao mês-calendário ou fração sobre o montante de IR informado na declaração, a até 20% sobre o montante de IR informado na DIRF.
Qual é o prazo de entrega da DIRF em 2023?
A DIRF 2023 deverá ser entregue até às 23h59min59s do dia 28 de fevereiro de 2023. Lembrando que a declaração é referente ao ano-base de 2022.
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Papel do RH e DP na entrega da DIRF
É por meio da DIRF que o Informe de Rendimentos aos trabalhadores é gerado. E é a partir desse informe que os seus colaboradores conseguem fazer a declaração do Imposto de Renda para Pessoa Física (IRPF).
Portanto, a entrega da declaração, com todos os dados corretos, é importante não somente para estar em dia com o Fisco, mas também para os seus funcionários.
Tanto RH quanto DP têm um papel importante para assegurar que a DIRF seja gerada com precisão. Para você entender:
O setor de recursos humanos é responsável por garantir que todas as informações dos funcionários, como rendimentos e descontos, estejam atualizadas e corretas.
Essas informações são utilizadas para preencher a DIRF e para calcular e retirar o imposto devido. Já a área de departamento pessoal precisa ficar atenta ao prazo e ao correto preenchimento das informações.
Portanto, a relação entre os setores de RH e DP com a DIRF é estreita, pois ambos trabalham juntos para garantir que a empresa cumpra as obrigações fiscais e evite possíveis multas.
Como garantir que as informações dos funcionários estejam corretas e atualizadas?
O processo de entrega da DIRF pode ser muito complexo, principalmente se a empresa possui muitos colaboradores. Além disso, está sujeito a erros na hora do preenchimento das informações no PGD (Programa Gerador de Declarações).
Para evitar que sua empresa transmita informações erradas ou desatualizadas de funcionários, o recomendável é ter todos os dados dos colaboradores disponibilizados em um sistema.
A tecnologia é uma grande aliada, uma vez que ela dá um fim às diversas planilhas e aos cálculos manuais que podem conter erros.
Outra dica é RH e DP estarem bem alinhados com relação aos prazos, para evitar que tudo tenha que ser feito às pressas e sem o devido cuidado e atenção.
E para se certificar de que nada esteja faltando, antes de iniciar o preenchimento, lembre-se também de ter em mãos todos os documentos necessários. Dentre as principais informações que devem ser apresentadas na DIRF, destacamos:
- Retenção na fonte dos pagamentos para Pessoa Física e Pessoa Jurídica;
- Pagamento de salários;
- Plano privado coletivo empresarial de assistência médica;
- Valor do INSS;
- Distribuição de lucro aos sócios e outros rendimentos tributáveis; e
- Deduções nos salários.
É indicado que os dados sejam conferidos, para ter uma maior certeza de que tudo está correto.
Em outras palavras, sempre confira os valores gerados pelo programa com o que realmente foi descontado no holerite do seu colaborador. Tenha em mente que revisar as informações pode poupar DP e RH de muita dor de cabeça.
Como evitar erros comuns na entrega da DIRF
Para tentar reduzir as possibilidades de erros, uma dica é a empresa se antecipar no download do programa com antecedência e conhecer como ele funciona e quais são suas funcionalidades.
Além do mais, RH e DP podem ainda ficar de olho nos erros mais comuns na entrega da declaração para evitar que eles venham a acontecer. Separamos 3:
Creditar o RRA na tabela mensal
Os Rendimentos Recebidos Acumuladamente (RRA) são os rendimentos correspondentes a anos-calendário anteriores ao do recebimento. Podem ser:
- Pagos pela fonte em um ano, porém, recebidos no ano posterior pelo contribuinte ou
- Recebidos em uma única vez no ano, mas por estarem retidos pela fonte pagadora, não foram pagos quando deveriam no decorrer do ano anterior.
Um erro comum é creditar o rendimento na tabela mensal, quando ele deveria constar na tabela RRA. Outro é não informar caso a empresa esteja pagando a diferença ao empregado.
Declarar matriz e filiais separadamente
A matriz é a centralizadora das informações. Logo, não é preciso fazer uma DIRF para a matriz e outra para a filial.
Dessa maneira, todos os colaboradores que constam na folha de pagamento do grupo (ou seja, tanto da matriz quanto da filial) são centralizados no CNPJ da matriz.
Não informar dependentes e alimentandos
Lembre-se que o informe de rendimentos dos seus colaboradores é gerado a partir da DIRF. Por isso, muito cuidado para não esquecer de transmitir as informações corretas relacionadas aos dependentes e alimentandos.
Se a empresa possui empregados que têm pensão alimentícia na folha de pagamento, é necessário que os dados do beneficiário sejam informados (tais como nome, CPF e data de nascimento).
O valor pago ao beneficiário deve ser discriminado no quadro 7 do Informe de Rendimentos.
Quais são as penalidades por não cumprir os prazos?
A empresa que não entregar a DIRF no prazo, ou que não seguir o especificado pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil, terá que pagar uma multa. Veja abaixo: elas são:
- Multa de 2% ao mês-calendário ou fração, que terá incidência sobre o montante dos tributos e das contribuições informados na DIRF, ainda que integralmente pagos;
- A multa será limitada a 20% no caso de declarações ou entrega após o prazo;
- Pessoas físicas, pessoas jurídicas inativas e empresas ativas optantes pelo Simples Nacional terão multa mínima de R$ 200. Para os demais casos o valor é de R$ 500,00, nos demais casos.
Informações importantes sobre a entrega da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
Além de tudo o que falamos aqui, é preciso saber como consultar se a DIRF foi entregue. Isso pode ser feito a partir do sétimo dia após a declaração ter sido enviada. Basta acessar este endereço e informar o CNPJ.
A declaração pode se enquadrar em um dos seguintes status:
- Em Processamento: as informações declaradas estão sendo avaliadas;
- Aceita: a declaração foi aprovada;
- Rejeitada: foram identificados erros durante o processo e será necessário retificar o documento;
- Retificada: o relatório foi integralmente substituído por outro;
- Cancelada: a DIRF perdeu todos os seus efeitos legais.
Esperamos que essas informações ajudem você e seus colegas na declaração da DIRF. Para mais conteúdos como esse, acesse nosso blog.
