Definir objetivos e metas já faz parte do dia a dia de toda empresa. O grande desafio é quando se fala em indicadores de desempenho, os famosos KPI’s!
Há muitas dúvidas ainda sobre quais indicadores devem ser adotados, como funcionam e o que dizem sobre o sucesso de uma estratégia. Será que existem outros KPIs além dos financeiros? Como definir um indicador que funcione para o negócio?
Vamos saber agora quais são os tipos de indicadores de desempenho e os benefícios dentro de uma estratégia de gestão de sucesso!
O que são indicadores de desempenho?
Os indicadores de desempenho formam um conjunto de medidas que servem, basicamente, para apontar resultados.
Você já deve ter ouvido falar nas expressões “Key Performance Indicator” (KPI), que em português quer dizer “Indicador-Chave de Desempenho”, ou até mesmo em “Key Success Indicator”.
Todas elas traduzem a mesma ideia: trata-se de ferramentas que nos ajudam a avaliar a eficácia das ações planejadas.
Afinal, em um ambiente corporativo, mensurar cada passo é importante para compreendermos se estamos seguindo no rumo certo para o alcance dos objetivos estrategicamente planejados.
E quanto mais cedo uma empresa perceber que está na direção esperada, melhor para o progresso dos planos.
É por isso que os indicadores de desempenho servem como verdadeiros guias que orientam o próximo passo que será dado.
Antes de conhecermos quais são os KPIs ideais para uma empresa, é preciso esclarecer a seguinte premissa:
Indicadores de desempenho não são metas a serem traçadas. Mas sim, os números que irão ajudar um gestor a alcançá-las.
Ter esta definição em mente de forma bastante clara é importante, pois é a partir deste entendimento que os indicadores poderão cumprir bem o seu papel.
Existem diversos tipos de KPI’s que ajudam uma empresa a acompanhar o seu desempenho.
Para definir qual é o melhor, é preciso alinhá-los ao planejamento estratégico e às metas que se pretende alcançar.
- Veja também definindo metas: entenda como motivar uma equipe para a alta performance.
OKRs: como definir objetivos e resultados-chaves?
Para entendermos como utilizar os indicadores de desempenho da melhor forma, é válido falarmos antes sobre uma metodologia de gestão que ajuda uma empresa na delimitação de seu planejamento: os OKRs (Objectives and Key Results).
Os OKRs são uma forma de gestão ágil já bastante conhecida atualmente. Criada nos anos de 1970, na Intel, e aperfeiçoada pelo Google, em 1999, ela ganhou espaço nos anos seguintes nas empresas mais disruptivas de tecnologia.
Hoje, já está totalmente disseminada em negócios de todos os portes e dos mais diferentes setores.
Os OKRs são importantes, pois permitem a fluidez de novas ideias e a rapidez na tomada de decisões. Por ser considerada como uma “metodologia ágil”, se baseia na tese: “errar rápido, ajustar rápido, validar rápido e recomeçar o ciclo”.
A premissa básica para a definição dos OKRs é que ela aconteça de forma horizontal, com cada time definindo seus próprios objetivos e os resultados-chave para alcançá-los.
Mas a diferença dessa metodologia está na forma como ela se alinha aos objetivos maiores da empresa, sem esquecer, é claro, dos valores, visão e missão.
A gestão por OKRs, portanto, é uma das metodologias mais utilizadas atualmente no mundo corporativo. Parte de sua aceitação se dá pela vantagem de ter ciclos curtos, – geralmente trimestrais – com revalidações semanais.
Outra chave para o sucesso dos OKRs é que, como todos os colaboradores participam da construção do planejamento, existe uma força-tarefa conjunta para cumprir os resultados-chave.
Passar pelos OKRs é importante, pois somente com um planejamento bem definido é que a escolha dos indicadores de desempenho fará sentido.
Quais são os tipos de KPIs que existem?
Depois que uma empresa planeja quais são os seus objetivos e os resultados esperados, é hora de adotar os indicadores que irão apontar como anda o desempenho dentro desse cenário.
Exemplos de indicadores de desempenho
É importante que um gestor saiba que existem inúmeros KPI’s. Cada um deles carrega consigo diversos tipos de informações.
Indicadores estratégicos
Oferecem uma visão sobre o cenário atual da empresa x onde se quer chegar.
Indicadores de produtividade
Medem os recursos da empresa (que podem ser financeiros, temporais, estruturais, mão de obra) x entregas previstas.
Indicadores de qualidade
Medem os possíveis desvios, tentando antever erros e perdas durante um processo produtivo.
Indicadores de capacidade
Medem o tempo que uma empresa precisa para realizar uma entrega planejada.
Indicadores de finanças
Apontam o diagnóstico da saúde financeira da empresa.
Indicadores de lucratividade
Indicam o ganho de uma empresa sobre o trabalho que desenvolve.
Indicadores de rentabilidade
Apontam o grau de êxito econômico da empresa.
Indicadores de competitividade
Dimensionam a força de uma empresa em seu mercado de atuação e, principalmente, frente à concorrência.
Indicadores de vendas
Voltados para medir o faturamento por vendas, ticket médio, entre outros aspectos.
Indicadores de recursos humanos
Voltados para analisar o ambiente interno da empresa. Medem aspectos como a satisfação dos colaboradores, a rotatividade de funcionários (turnover), entre outros.
Indicadores de eficiência
Voltados para medir a qualidade das operações internas de uma organização.
Indicadores de eficácia
Usados para medir o impacto sobre os clientes finais.
Como definir um KPI?
Como vimos acima, existem inúmeros indicadores que podem demonstrar o desempenho de um planejamento a partir de pontos de ação específicos.
Cada um, dentro de sua categoria, é igualmente importante para um departamento ou para o sucesso de uma atividade. A escolha por um ou outro deve ocorrer, juntamente, com a definição estratégica da empresa.
Um dos mais utilizados, evidentemente, são os indicadores de desempenho financeiros. Contudo, é importante frisar que analisar apenas as métricas ligadas à lucratividade, competitividade e rentabilidade impossibilita uma visão holística do negócio.
Afinal, mesmo quando uma empresa dá lucro não significa que está tudo está caminhando bem.
Erros ao adotar indicadores de desempenho
Além de se voltar apenas para os indicadores financeiros, outro erro recorrente é adotar uma grande quantidade de KPIs, que podem fornecer muitas informações, mas que acabam não sendo analisadas.
Uma dica para o gestor que não quer se perder nesse processo é adotar somente os indicadores que estejam estritamente alinhados às estratégias da empresa.
Para facilitar a aplicação, basta dividí-los para cada fase da execução de um planejamento: estratégico, tático e operacional. Em comum, todos esses indicadores ajudam o gestor na tomada de decisão.
O que são indicadores estratégicos, táticos e operacionais
Vamos ver agora como funcionam cada um deles em mais detalhes:
Indicadores estratégicos
Como o próprio nome já diz, são aqueles KPIs atrelados ao planejamento estratégico da organização. Esses indicadores oferecem uma análise de longo prazo, tanto de elementos internos (como o capital intelectual) como externos (como concorrência), por exemplo.
Uma boa ferramenta que pode ajudar na definição dos indicadores estratégicos é a matriz SWOT (strengths, weaknesses, opportunities and threats), ou, em português: forças, fraquezas, riscos e oportunidades.
Indicadores táticos
O planejamento tático é aquele que corresponde a um plano de ação, que deve estar completamente alinhado ao planejamento estratégico.
O objetivo dos indicadores táticos, portanto, é “traduzir” as estratégias, gerenciando e coordenando o plano operacional na busca por metas e objetivos traçados em médio prazo.
Indicadores operacionais
Esses indicadores estão estreitamente ligados aos processos e à operação da empresa como um todo.
Os KPIs operacionais são atribuídos aos colaboradores da empresa, com o objetivo de facilitar o cumprimento dos objetivos estratégicos da organização em curto prazo.
Quais os benefícios dos indicadores de desempenho?
Como resposta a essa pergunta cabe a célebre frase atribuída ao guru da administração, Peter Drucker: “o que não é medido não pode ser gerenciado”.
Basicamente, os indicadores de desempenho permitem identificar o que está funcionando e o que não está e, então, dar margem para corrigir as rotas.
Acompanhar esses números e entendê-los em sua totalidade é a melhor maneira de analisar os resultados o mais cedo possível. Somente assim, é possível tomar as decisões certas, na hora certa.
Para que servem os indicadores de desempenho na prática?
Vamos imaginar que uma empresa tem apresentado problemas na gestão de suas lideranças. E isso tem impactado diretamente no tempo de permanência do colaboradores, que vem apresentando uma queda consecutiva nos últimos trimestres.
Contudo, essa mesma empresa tinha como tática diminuir os recursos em recrutamento e seleção de novos colaboradores.
Compreender todo esse cenário e fazer um diagnóstico como o que vimos acima só é possível se a empresa estiver acompanhando os KPIs que ajudam a entender as questões internas da empresa, como o indicador de turnover, por exemplo.
Daí a importância de definir bem os indicadores a serem observados e alinhá-los à estratégia macro da empresa.
Qual a melhor forma de mensurar os indicadores de desempenho?
Recapitulando o que já falamos até aqui: a premissa básica que qualquer gestor precisa ter em mente é que um KPI precisa ser relevante para o seu objetivo estratégico.
Uma boa forma de começar a mensurá-lo é estruturando um bom planejamento, que pode ser baseado em uma metodologia ágil, por exemplo. Nesse sentido, adotar os OKRs pode ser fator determinante para o sucesso.
Mas, existem outras características que ajudam a mensurar indicadores. São elas:
- Disponibilidade: escolha indicadores acessíveis, que podem ser mensurados de maneira fácil;
- Eficiência: meça o que realmente importa para o seu negócio, sem desvio de atenção;
- Impacto: prefira sempre os indicadores que ajudam a traduzir uma informação em ação;
- Periodicidade: medir uma única vez não basta. O desempenho precisa ser acompanhado constantemente, por isso, escolha acompanhar indicadores que mostrem a “fotografia” de cada momento.
Indicadores de desempenho na gestão de equipes
Metodologias como os OKRs, que permitem a definição dos objetivos e das atividades a partir do envolvimento de toda a empresa, é um dos grandes diferenciais para escolher os indicadores de desempenho certos na gestão de equipes.
Hoje, já é possível contar com softwares como a Feedz que permite compartilhar entre todos da empresa o planejamento, facilitando o cumprimento das metas e sua evolução.
Outro destaque na construção desses indicadores são os feedback constantes. Essa é a melhor forma de alinhar expectativas, aproximar a equipe e criar engajamento dentro de uma empresa.
Mesmo sem saber, muitos gestores utilizam esta técnica quando conversam com seus colaboradores pontualmente. Mas, para atingir os benefícios reais trazidos pelo feedback, ele precisa ser estruturado e contínuo.
A realização de feedbacks constantes é uma das ferramentas que garantem excelência na gestão, pois permitem que o líder entenda as dificuldades dos liderados e os ajude a superá-las.
Feedbacks permitem que problemas sejam mapeados cedo, facilitando sua resolução de maneira rotineira, não apenas no fim de ciclos.
É por este motivo que uma empresa não deve pensar em indicadores de desempenho de forma dissociada à sua gestão de pessoas.
E aí na sua empresa? Quais são os indicadores de desempenho mais comuns e quais serão adotados a partir de agora? Conta para a gente aqui nos comentários ou junte-se ao Clube RH para trocar ideias com profissionais da área de todo o Brasil!
