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Envolva, adapte, coordene: 3 etapas para voltar ao escritório

Traduzido. Texto original: Forbes

 

O checklist de um Diretor de Recursos Humanos (CHRO) para coordenar um retorno seguro e sadio ao trabalho.

Quando iniciei minha carreira, continuar um negócio durante um desastre como o COVID-19 teria sido difícil, se não impossível. Estávamos presos às nossas mesas. Os computadores quase não eram uma opção – e se você tivesse um, era um desktop, conectado a uma rede local.

Felizmente, hoje em dia somos muito mais portáteis e, com a tecnologia, muito mais ágeis. Laptops, celulares, Wi-Fi, nuvem … eles tornaram possível para muitos de nós manter nossa produtividade fora do local de trabalho “normal”.

Mesmo assim, os últimos meses nos ensinaram muito, uma vez que nossas rotinas de trabalho foram afetadas. Conversei com líderes de pessoas de vários setores e lugares do mundo, e todos concordamos: o trabalho nunca será o mesmo. Da segurança dos colaboradores às instalações, benefícios no local de trabalho e continuidade dos negócios, o trabalho mudou. Para sempre.

Para onde vamos daqui

A medida que as regulamentações locais referente a reabertura dos negócios vem sendo facilitas em muitas de nossas regiões, estou ouvindo muito sobre “retorno ao trabalho”. É uma afirmação muito simples para definir a realidade de todas as empresas. O trabalho não é algo padronizado. As indústrias variam e os locais de trabalho têm pegadas diversas – fabricação de pisos, agricultura, varejo, call centers e, sim, espaços de escritórios tradicionais. Aqui está como eu vejo isso:

  • É verdade que os colaboradores de alguns setores que foram dispensados ​​ou demitidos verão (assim espero) um “retorno ao trabalho”.
  • Mas outros que anteriormente faziam parte de um local de trabalho e agora trabalham em casa de maneira mais realista enfrentam um “retorno ao local de trabalho”.
  • E ainda existe a “preparação dos colaboradores” – preparar todos os colaboradores para voltarem ao local de trabalho de alguma forma e enfrentar as políticas e treinamentos necessários.

À medida que as economias começam a reabrir, essa diversidade operacional aumenta a complexidade de um retorno. Isso ecoou nas conversas que estou tendo com outros CHROs. Nosso diálogo está evoluindo do mero gerenciamento de crises para o modo de gerenciar as novas maneiras de trabalhar. Essa crise também abriu a possibilidade dos empregadores serem ainda mais criativos e flexíveis na maneira como lidam com as necessidades do colaborador.

Uma nova era de experiências de colaboradores e clientes

O retorno ao local de trabalho requer planejamento e execução cuidadosa, além de agilidade organizacional. As funções de negócios precisam trabalhar juntas para criar uma experiência segura e produtiva para todos. Os sistemas e o acesso devem ser fáceis, integrados e disponíveis em todos os dispositivos.

Essas opções não existem onde se tem um software ultrapassado e processos manuais lentos e desatualizados. Eles não podem ser resolvidos com planilhas. O local de trabalho do futuro (ou, digamos, o local de trabalho de agora?) Precisa gerenciar digitalmente fluxos de trabalho complexos para fornecer aos colaboradores os serviços e as experiências de que eles precisam para realizar seu trabalho de maneira integrada e eficiente.

Fluxos de trabalho digitais e ser complacente em nossas abordagens são essenciais à medida que nos adaptamos e projetamos para “o próximo normal”. Em todo o mundo, o que vemos é que as empresas além desse tipo de transformação digital estão muito melhor equipadas para gerenciar durante esse período. Eles emergirão desta crise com uma força de trabalho produtiva e engajada, e mais operacionalmente prontos para que seus colaboradores retornem ao trabalho, local de trabalho ou continuem trabalhando em casa, se assim o desejarem.

Ainda haverá desafios à medida que avançamos no roteiro certo para reabrir negócios em todo o mundo. Vamos aprender à medida que avançamos, nos adaptamos e mudamos conforme necessário. É por isso que prevejo uma abordagem em fases. Todos nós queremos gerenciar cuidadosamente a saúde e a segurança dos colaboradores. Nem todos voltarão ao local de trabalho de uma vez e, quando o fizerem, acreditamos que muitos terão horários específicos, espaços e recursos designados e colaboração física limitada. Eles podem precisar usar máscaras ou medir a temperatura.

Tecnologia habilitada, transformada digitalmente

Então, como você faz tudo isso acontecer? Acima de tudo, nunca perca de vista a saúde e a segurança dos colaboradores – e a de suas famílias. Lidere com compaixão e adote uma abordagem pessoal.

Além disso, aqui está o checklist que eu recomendo:


Envolva-se com os colaboradores para informar seus planos; Ouça seus feedbacks. Adapte conforme necessário.

  • Determine quem precisa saber o que e se comunique de maneira direcionada. Comece com a liderança da empresa. Forneça a eles materiais para fazer cascata nas organizações. Mantenha os gerentes de pessoas informados. Distribua perguntas e respostas frequentes (FAQs) para que eles possam responder às perguntas mais esperadas.
  • Pesquisa com os colaboradores. Talvez faça várias pesquisas por pulsos ao longo do caminho. Avalie o sentimento deles sobre suas comunicações, sua empatia, seu suporte de TI, se eles se sentem seguros e como se sentem a respeito da produtividade. Onde for necessário, tome medidas com base nos comentários deles.
  • Facilite para os colaboradores encontrarem informações atualizadas. Não precisa ser um lugar único. Mas verifique se as informações mais importantes sobre o retorno ao local de trabalho são claras para os colaboradores, onde quer que eles pesquisem.

Automatize suas etapas para retornar.

  • Monte uma equipe multifuncional que se reúne regularmente para avaliar o progresso, tomar decisões e se comunicar com a liderança e os colaboradores. No mínimo, inclua facilities, TI, jurídico e RH. Verifique se você possui uma matriz de decisão clara. Juntos, estamos todos melhores, mas alguém precisará tomar a decisão final.
  • Torne os processos digitais para preparação dos colaboradores e do local de trabalho. Provavelmente tudo isso é novo, mas também é uma oportunidade de melhorar processos de trabalho. Monitoramento de saúde mental, gerenciamento de EPIs, crachás inteligentes, comunicação do facilities, registo de visitantes, entre outros.
  • Utilize onboarding digital e aumente as orientações para novas contratações. Mantenha-os atualizados rapidamente, de maneira otimizada para dispositivos móveis.

Garanta um ambiente de trabalho seguro.

  • Isso pode ser óbvio, mas limpe, desinfecte e higienize os escritórios e outros locais de trabalho. Dê um passo adiante: digitalize solicitações e relatórios para que os colaboradores possam avisar de forma rápida (até mesmo pelo celular) o setor de limpeza quando terminarem de utilizar uma mesa, sala de reunião, um equipamento, etc, para que sejam limpos.
  • Lembra da fase? Gerencie trabalhos planejado e solicitações de última hora. Facilite a programação de quando os colaboradores e convidados estarão no local. Disponibilize digitalmente as políticas do espaço e quaisquer novos procedimentos para que todos saibam o que esperar.
  • Dependendo do seu setor, crie um checklist de conformidade e atualize-a regularmente para garantir que os gerentes do local de trabalho e das instalações estejam seguindo as diretrizes.

 

O roteiro para reabrir e as novas maneiras de trabalhar, bem como onde trabalhamos, fazem parte de uma jornada. Uma que estamos juntos. Uma das certezas é que as empresas precisam transformar a maneira como operam quando voltarmos ao local de trabalho. O ambiente do escritório quando iniciei minha carreira deu lugar a laptops, Wi-Fi, dispositivos móveis e assistentes de voz. Para os colaboradores hoje e no futuro, o local de trabalho tradicional já é um artefato pré-COVID.