Como estruturar um bom feedback

Como estruturar um bom feedback

Dar feedback é a melhor forma de alinhar expectativas, aproximar a equipe e criar engajamento dentro de uma empresa.

Mesmo sem saber, muitos gestores utilizam esta técnica quando conversam com seus colaboradores a fim de exaltar algum feito ou dar aquele “puxão de orelha”. Mas para atingir os benefícios reais que o feedback traz, ele precisa ser estruturado.

A base de um feedback são elogios e críticas. Para criar uma cultura propositiva de feedbacks estes dois fatores precisam estar presentes de forma balanceada. Esse é o passo um. A sinceridade deve permear toda a conversa para que haja realmente uma aproximação entre o gestor e o colaborador e para que não haja nenhum ruído na comunicação.

Ser sincero o tempo todo faz com que as famosas “fofocas de corredor” não ganhem força e cada um tenha a liberdade de, com respeito, dar feedbacks para os colegas. Essa técnica deve ser utilizada 360º, ou seja, ao mesmo passo que o gestor avalia seus colaboradores, o caminho inverso também pode ser feito para melhorar a forma como as áreas são geridas.

Se os profissionais C-level entrarem na dinâmica, melhor ainda, assim todos enxergarão a disposição da empresa em se tornar sempre mais competitiva e um lugar melhor de se trabalhar.

O sucesso do feedback em uma empresa está  diretamente ligado com a disposição das pessoas em ouvir. Neste caso, orgulho e ego devem ser deixados de lado para entender que as críticas são necessárias para a evolução profissional, seja de um analista ou de um CEO.

Passo a Passo

Para estruturar um feedback de qualidade é necessário:

  1. Honestidade
  2. Constância
  3. Planejamento
  4. Críticas
  5. Elogios
  6. Desafios

Vamos especificar cada um destes pontos para ficar mais claro:

1- Honestidade:

A autora do best-seller do New York Times “Radical Candor”,  Kim Scott atuava no Google quando percebeu o poder da sinceridade. Após fazer uma apresentação para pessoas de alto cargo da empresa, uma amiga lhe disse que ela usou muito “hum” na sua fala e que isso a fazia parecer burra. A sinceridade caiu como um balde de água fria na autora, que percebeu a importância de alguém falar este tipo de coisa, por mais que pareça meio rude.

Por isso, ela defende no livro a honestidade radical, que deve ser feita com humanidade, entendendo a reação de cada um ao comentário.  Tal prática deve ser feita a todo momento, inclusive nos feedbacks.

Se estimulada o tempo todo, a honestidade cria um ambiente sem ruídos. As pessoas são impulsionadas para melhorar certas características e se não gostarem da crítica, têm liberdade de se justificar ou contradizer.

De maneira geral, a honestidade é sempre positiva. Se algo está ruim, diga especificamente o que é para a pessoa responsável, nem que seja algo pequeno como um vício de linguagem. O importante é encarar isso com leveza e entender a reação de cada um, deixando claro que mesmo as críticas são para impulsionar a elevação profissional, e não para gerar discórdias.

2- Constância:

Já falamos aqui sobre a importância da constância de um feedback. O retorno deve ser cíclico para que a equipe esteja sempre alinhada. Quanto mais constante for a prática de dar retornos, mais o time estará engajado e trabalhando, como dizem na linguagem das empresas inovadoras, na mesma página.

Assim, os erros são apontados logo que acontecem e os acertos exaltados também com rapidez. Feedbacks constantes ajudam a todos da empresa se manterem alinhados e a apararem as arestas de forma rápida, para a engrenagem continuar rodando.

3- Planejamento:

Por mais que o feedback se torne orgânico na empresa e sua dinâmica seja constante é importante planejar a fala. Escreva em um papel qual o objetivo do feedback, quais os argumentos que sustentam este objetivo e exemplos de ações reais para alcançá-lo. Assim, é possível mostrar que o retorno é propositivo e não apenas uma crítica infundada ou um elogio exagerado.

Essa prática é importante tanto para os gestores que irão falar com os colaboradores, quanto para os profissionais que querem propor melhorias para a própria gestão. Falar com um propósito e ter isso estruturado é essencial para o sucesso de um feedback.

4- Críticas:

Um erro muito comum que acontece nas empresas, ainda mais nas que estão começando a implantar o processo de feedback, é usar este espaço apenas para elogiar. Como falamos, é preciso ser sincero e apontar os erros, por menores que estes sejam, para ajudar a construir uma trajetória profissional melhor.

O objetivo da crítica é ajudar as pessoas a saberem o que fazer melhor. Ao criticar, a maior parte das pessoas temem ser agressivas ou indelicadas. Se dita de forma concisa com argumentos, e com clareza e gentileza, a crítica tende a ser bem recebida e estimula uma mudança positiva no ouvinte.

Exemplo

Contexto
Empresa de software e ao lançar uma nova funcionalidade ela foi para o ar com algumas falhas causando alguns problemas aos clientes. O problema foi no código do João e isso tem acontecido de forma repetitiva nas últimas semanas.

Exemplo agressivo:
Falar, na frente de todos algo como: “De novo não! Alguém estragou o sistema em produção. Aposto que foi o João, de novo! Ai ai ai João… de novo?”.
Além de expor o João, acabou não ajudando ele de nenhuma forma.

Exemplo claro e gentil:
Chamar o João para conversar de forma privada e falar algo como: “João, na última atualização tivemos alguns erros causados por falhas no seu software e isso impactou negativamente alguns dos nossos clientes. Isso tem acontecido com certa frequência nas últimas semanas. Se fosse eu, gostaria muito de saber se estou causando algum problema no software e como posso melhorar. Pensei em trabalharmos juntos nas próximas semanas, o que você acha?”

5- Elogios:

O objetivo do elogio é ajudar as pessoas a saberem o que fazer mais e não apenas inflar o ego. Se o elogio é amplo, como dizer que uma pessoa é legal e uma ótima colega de trabalho, cai no segundo caso e não traz ações realmente eficazes.

Por isso, os elogios também precisam vir embasados em argumentos e exemplos, para que o ouvinte entenda qual é a prática que deve ser replicada.

6- Desafios:

A saída do feedback deve ser um desafio claro: replicar tal ação de modo inovador ou fazer tal tarefa de forma mais eficaz e sem errar no processo, por exemplo.

Se o feedback gera um desafio positivo no seu fim, por mais que tenha sido uma conversa de cinco minutos, ele foi feito da maneira correta e trará grandes benefícios para as empresas e seus profissionais.

 

Mão na massa

Conversas constantes, sinceras, com argumentos e exemplos para embasar críticas e elogios que gerem um desafio no fim, portanto, são a fórmula do sucesso dos feedbacks.

Para colocar isso em prática, basta começar, sem ser necessário uma grande preparação prévia. Então, está esperando o que? Comece a estruturar seus feedbacks e nos conte os resultados!

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